Onze ambitie is de facilitaire afdeling een sterke, strategische plek geven in de gemeente Ede. Vanuit daar willen we zichtbaar bijdragen aan organisatiebrede doelen. “Dit vroeg om een senior projectleider die onze facilitaire projecten direct oppakt”, zegt Wilco van Unen, afdelingsmanager Huisvesting en Services bij de gemeente Ede. “Een proactieve professional die onze afdeling zichtbaar maakt in de hele organisatie.” Wilco vertelt over de keuze voor HEYDAY Interim als facilitair partner met een brede achterban.
Wilco van Unen geeft leiding aan alle medewerkers van de afdeling Huisvesting en Services bij de gemeente Ede. De afdeling is verantwoordelijk voor alle facilitaire diensten, zoals schoonmaak en beveiliging. Ook de huisvesting, servicedesk, postkamer, het eigen restaurant van de gemeente en de managementondersteuning vallen hieronder.
Groene, gezonde en actieve gemeente
De gemeente Ede ligt in het hart van de Regio Foodvalley en dicht bij de Veluwe. Tegelijkertijd is de gemeente goed verbonden met de rest van Nederland. Zo’n 1.000 collega’s werken daar samen aan thema’s en uitdagingen van nu én de komende jaren. Van druk op de woningmarkt tot inclusieve landbouw en een duurzame, leefbare toekomst voor alle inwoners.
Proactief, betrokken en daadkrachtig
Een professionele, strategische positie van de afdeling Huisvesting en Services: wat is daarvoor nodig? In elk geval een solide aanpak bij aanbestedingen en contractmanagement. Maar ook een betere samenwerking met andere afdelingen. En een heldere visie op huisvesting: de komende 20 jaar én daarna. De gemeente had nog niet de expertise in huis om direct zelf stappen te zetten. Het werven en inwerken van een vaste professional kost bovendien tijd. “Daarom zochten we een tijdelijke senior facilitair projectleider", zegt Wilco. “Via onze aanbesteding kozen we voor HEYDAY Interim. Vooral door de relevante kennis, ervaring en persoonlijkheid van de interimmer. In combinatie met de actuele marktkennis van de organisatie achter hem.”
Tegelijk met de HEYDAY interimmer startte een junior facilitair interimmer van een andere partij. “In eerste instantie hadden wij de wens om twee professionals van dezelfde organisatie te vinden. Met eenzelfde werkmentaliteit en achterban. Maar uiteindelijk kwamen we op een andere keuze uit. Mede door de inzet van de HEYDAY interimmer ging deze combinatie boven verwachting goed: ze werkten als team samen en werden echt onderdeel van onze afdeling.”
Facilitaire projecten: van plan tot uitvoering
Als senior facilitair projectleider pakte de interimmer meerdere projecten op. Eén daarvan was de vertegenwoordiging namens Huisvesting & Services binnen het project ‘De Nieuwe Werkelijkheid’ in de gemeente. Hierin worden vijf gemeentelijke panden heringericht en geoptimaliseerd. De interimmer dacht actief mee over de praktische invulling en was betrokken bij de financiële doorrekening van de plannen. Altijd met als uitgangspunt: wat betekent de herindeling en het afstoten van een locatie voor medewerkers en hun werkplekken? En welke keuzes zijn het beste voor hen én voor de gemeente?
Ook voerde hij aanbestedingstrajecten uit, waaronder een Europese aanbesteding voor de schoonmaakdienstverlening en een aanbesteding voor het vervangen van traditionele verlichting door ledverlichting. Huidige inkoopcontracten bekeek hij met een kritische blik: wat wil de gemeente aanbieden aan medewerkers? Welke facilitaire dienstverlening is daarvoor nodig? En hoe kunnen we de inkoopcontracten daarop aanscherpen?
Wat Wilco minstens zo belangrijk vond als deze facilitaire projecten: “De interimmer bracht het gesprek op gang tussen onze facilitaire afdeling en andere stakeholders in de gemeente. Waardoor onze afdeling beter zichtbaar werd in de organisatie. Hij stapte proactief op collega’s en stakeholders af. Daardoor wist hij de juiste professionals snel en goed te vinden.”
Kennis uitwisselen met andere gemeenten
Wilco vindt het prettig dat de interimmer zijn vaste aanspreekpunt is. En dat hij toch profiteert van de kennis en expertise van andere HEYDAY collega’s. Zo sluiten enkele collega’s van de gemeente binnenkort aan bij een bijeenkomst vanuit HEYDAY’s netwerkgroep gemeenten. Wilco: “Onze facilitaire afdeling zit midden in de transitie naar een nog professionelere afdeling, die kwaliteit levert op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Het is daarbij belangrijk dat we onze blik ook naar buiten richten. Zodat we kunnen bijsturen op ontwikkelingen die onze mensen raken.”
In gesprek gaan met andere gemeenten helpt daarbij. Zij hebben vaak vergelijkbare vragen, waarbij we ervaringen kunnen delen. Hoe geef je facility management een meer strategische plek in je gemeente? Maar ook: welke verbeterstappen zijn nodig als het gaat om duurzaamheid, medewerkerstevredenheid of het slimmer inrichten van je panden?
Warme overdracht
De opdracht van de interimmer liep in eerste instantie drie maanden, maar is twee keer verlengd. Ook laat Wilco de opdracht bewust langer doorlopen, nu alle openstaande vacatures zijn ingevuld. “Een warme overdracht naar de nieuwe medewerkers vind ik cruciaal. De samenvattingen en procesbeschrijvingen van de interimmer helpen daarbij. Hij bundelde bijvoorbeeld alle stappen rondom een aanbesteding. Zo blijft zijn kennis in onze organisatie en weten we precies wat nodig is bij een vervolgproject.
“De interimmer was een waardevolle kracht in ons facilitaire team”, stelt Wilco. “Hij gaf onze afdeling een plek aan tafel in de gemeente en hielp bij de professionele ontwikkeling van facility management. Van het maken van blauwdrukken voor facilitaire processen tot het versterken van onze relatie met andere afdelingen. Ik had hem en zijn expertise graag langer in ons team gehouden. Maar uiteindelijk ben ik ook blij dat we de mogelijkheid hadden om zijn kennis over te dragen naar de nieuwe medewerkers op onze afdeling.”
Nieuwsgierig geworden naar onze toegevoegde waarde?
Van interim-projectmanagement tot een facilitair professional die instapklaar is vanaf dag één: wat kunnen we voor jou betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Samen helpen we jouw organisatie een stap vooruit.
