Het waarborgen dat collega's in de zorg zich volledig kunnen focussen op zorgverlening, met een relatief klein ondersteunend facilitair team, is een grote uitdaging. Deze uitdaging wordt vergroot wanneer een collega wegvalt en er op operationeel niveau onderdelen tot stilstand komen. Dit was de situatie waarin TSN Zorg zich bevond. Er ontstond een acute noodzaak naar een tijdelijke vervanger. De keuze voor een facilitaire interimmer was daardoor snel gemaakt.
We spraken met Peter de Boer (Manager I&A, Facilitair en Innovatie bij TSN Zorg) over deze acute uitdaging en het inzetten van facilitaire interimmers in de zorg.
Over TSN Zorg
TSN Zorg is een organisatie die de wijkverpleging, woonzorg en specialistische zorg thuis biedt. Dit doen zij met een team van 1.800 collega’s. Peter vertelt: “Met 90 wijkteams verzorgen wij de wijkverpleging en specialistische zorg thuis voor 5.000 cliënten, waarbij we bij hen thuis komen om zorg te verlenen. Dit doen we in Groningen, Drenthe, Twente en Apeldoorn. Daarnaast hebben we drie woonzorglocaties, waarvan twee in Groningen en één in Hoogezand. Verder hebben we een kantoor in Groningen en in Zwolle.”
Binnen TSN is Peter verantwoordelijk voor informatisering en automatisering (I&A): “Sinds begin dit jaar is de facilitaire dienstverlening hier bijgekomen. Ik stuur deze ondersteunende diensten aan en zorg ervoor dat de collega’s in de zorg zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Zo kunnen zij zich focussen op het daadwerkelijk verlenen van de zorg: het primaire proces van TSN. Samen met de ondersteunende diensten houd ik mij bezig met structuur en beleid en zorgen we ervoor dat er voldaan wordt aan eisen en wetgeving. Verder zorgen we voor up-to-date ICT en goed werkende systemen. Op facilitair gebied betekent het dat de huisvesting en mobiliteit goed geregeld is en dat als er iets kapot gaat dit zo snel mogelijk hersteld wordt.”
Het voortzetten van verbeterslagen
“Binnen een organisatie met veel locaties is er altijd wel wat aan de hand”, legt Peter de Boer uit. “Het is daarom belangrijk dat de ondersteunende facilitaire diensten, die uit een relatief klein team bestaan, altijd paraat staan. Op het moment dat er dan een collega uitvalt, in dit geval een facilitaire collega, vallen er snel gaten. Op het gebied van huisvesting en mobiliteit was er direct een probleem, waardoor er ook op operationeel niveau aspecten stil kwamen te liggen. Ook stokten direct een aantal verbeterslagen die we in gang wilden zetten. We hadden hierdoor acuut behoefte aan iemand die dit kon opvangen. Omdat er in de ouderenzorg sprake is van een grote arbeidsmarktproblematiek, is de keuze voor een interimmer dan snel gemaakt.”
“HEYDAY is net als TSN een dochteronderneming van ADG dienstengroep. Het is erg fijn dat zij kunnen bijspringen op het moment dat het nodig is", vervolgt Peter de Boer. “Zo gaven we aan dat we iemand nodig hadden die veel kennis heeft van huisvesting, mobiliteit en wagenparkbeheer. HEYDAY Interim kon ons dit bieden in de vorm van twee interimmers.”
Frisse energie in de organisatie
De ene interim professional hield zich in eerste instantie vooral bezig met operationele facilitaire werkzaamheden, zoals het huren van en verhuizen naar nieuwe locaties, het gebouwonderhoud en het oplossen van storingen. Omdat deze lopende zaken urgent waren, lag de nadruk minder op beleid en planvorming. In een later stadium verschoof de focus naar het stroomlijnen van processen en het aanpakken van huisvestingsvraagstukken.
Daarnaast werden ook bredere facilitaire thema’s opgepakt, zoals het inventariseren van de huisvestingssituatie, het meubilair en de samenwerkingen op de verschillende locaties. Om een goed beeld te krijgen van de situatie, werd op veel locaties actief het gesprek aangegaan met medewerkers. Dit droeg bij aan het gevoel van betrokkenheid en zorgde ervoor dat medewerkers een duidelijk aanspreekpunt hadden. Ook werd er gewerkt aan het aanbrengen van meer structuur binnen de organisatie, waarbij de frisse blik van de interimmers van toegevoegde waarde was.
Focus op het wagenpark
De andere interim professional was onder andere verantwoordelijk voor het vernieuwen van het wagenpark. Er werd een selectietraject opgestart waarbij gebruikers zijn geïnterviewd en criteria als kosten, beschikbaarheid en levertijden zijn meegenomen in het keuzeproces. Dit resulteerde in een longlist en shortlist, waarna op basis van de afgesproken criteria een nieuwe auto is geselecteerd.
In de beginfase lag de nadruk op het verzamelen en controleren van beschikbare informatie: wat is er bekend binnen de organisatie, en klopt deze data? Op basis hiervan is een volledig overzicht opgesteld van alle auto’s, bijbehorende contracten, verzekeringsinformatie en andere relevante gegevens. Dit vormde de basis voor het geven van toekomstgericht advies. Zo zijn er plannen opgesteld voor het verduurzamen van de wijkmobiliteit. Er staat inmiddels een pilot klaar waarbij verschillende alternatieven worden getest, waaronder de elektrische fiets voor binnenstedelijke gebieden, de elektrische poolauto voor buitengebieden en de Carver – een duurzame middenweg tussen een fiets en een auto.
Het doorvoeren van een professionaliseringsslag
“Gezamenlijk hebben we een aantal mooie resultaten geboekt”, concludeert Peter de Boer. “Ten eerste ben ik blij dat de continuïteit binnen de organisatie gewaarborgd is. Daarnaast is er een professionaliseringsslag doorgevoerd in het operationeel facilitair beheer. Denk aan het ticket systeem, waarbij alle vragen automatisch op een centrale plek binnenkomen. Hierdoor heb ik een goed overzicht van wat er allemaal speelt, is het duidelijk wie waar mee bezig is en worden medewerkers uit de wijk geïnformeerd over de stand van zaken. Ook het plan van aanpak voor de pilot met alternatieve vormen van mobiliteit ligt klaar en het is fijn dat dit is opgepakt door iemand met ervaring op het gebied van mobiliteitsvraagstukken. Zo vermijd je bepaalde valkuilen.”
Een interim oplossing: de sleutel tot continuïteit
“Terugkijkend op afgelopen periode ben ik blij met hetgeen wat we samen hebben neergezet. De continuïteit in de zorginstellingen is gewaarborgd en er zijn mooie stappen gezet in de verbeterslagen die we voor ogen hadden”, vertelt Peter.
“Wat fijn is aan de samenwerking met HEYDAY Interim is dat je samenwerkt met een groot interim managementbureau waarbij je heel laagdrempelig veel expertise tot je beschikking hebt. Dit zit hem in de interimmer die het team komt versterken, maar ook in de expertise die deze organisatie in zijn totaliteit heeft op facilitair gebied. Waar wij zochten naar iemand die veel ervaring had op zowel facilitair vlak als op het gebied van mobiliteit, kon HEYDAY Interim ons twee interimmers leveren voor een gedeelte van de week. Zodoende was de samenwerking snel rond en was onze uitdaging tijdig opgelost. Daar ben ik zeker over te spreken.”
Wil je weten wat HEYDAY Interim voor jouw organisatie kan betekenen? Neem nu vrijblijvend contact met ons op en dan helpen we jouw organisatie een stap vooruit.
