Het vinden van een goede (tijdelijke) vervanger in een dun gezaaide markt, ook als overheidsorganisatie valt dit niet mee. Waterschap Aa en Maas liep tegen deze uitdaging aan op het moment dat een belangrijke schakel binnen de organisatie met zwangerschaps- en ouderschapsverlof ging. HEYDAY Interim was voor hen de perfecte uitkomst.
We spraken Pascal Reinaerdts, afdelingshoofd Financiën en Facilitair bedrijf bij Waterschap Aa en Maas, over het invullen van tijdelijke vervanging in de organisatie en de toegevoegde waarde die een interimmer hier kan bieden.
Over Waterschap AA en Maas
Waterschap Aa en Maas werkt 24 uur per dag aan het thema water en de verschillende facetten die hierbij komen kijken. Inmiddels doen zij dit met een team van 500 personen.
“We werken in het noordoosten van Brabant”, begint Pascal Reinaerdts. “Dit gebied bestaat uit 20 gemeenten en heeft ongeveer 700.000 inwoners. We houden ons bezig met het zuiveren van rioolwater, het onderhouden van dijken zoals de Maasdijk en het peilbeheer in sloten en beken. Het is hierbij belangrijk dat er voldoende en op bepaalde momenten niet te veel water is. Dit doen we met veel plezier en passie. Ik vind het mooi om met een bepaalde zingeving te werken aan de producten en diensten die wij leveren.”
“Mijn rol binnen de organisatie is afdelingshoofd Financiën en Facilitair bedrijf (FiFa). Op het moment dat onze facilitair manager met zwangerschaps- en ouderschapsverlof ging, was het voor mij en de facilitair manager zelf belangrijk om hier tijdig een juiste vervanger voor te vinden.”
Het opvullen van een te overbruggen periode
“Onze grootste uitdaging was het vinden van iemand die goed aansloot op hetgeen wat wij zochten”, legt Pascal Reinaerdts uit. “Er ontstond een te overbruggen periode van zes maanden binnen de organisatie en omdat het bij ons een ‘eenmansfunctie’ is, was er geen collega beschikbaar die dit tijdelijk kon overnemen. De markt is ook hier dun gezaaid. We hebben eerdere procedures gehad voor de opvolging van een facilitaire collega die toentertijd vertrok. Goede mensen vinden, bleek toen ook al lastig. Zeker het werven voor een functie van 32 à 36 uur met een tijdelijk contract. Hoeveel mensen zijn daarvoor op de markt? Interim was voor ons dan ook de oplossing.”
“Tijdens de zoektocht hadden we contact met twee partijen”, gaat Pascal Reinaerdts verder. “HEYDAY reageerde het meest adequaat en zodoende hadden we al snel een gesprek gepland. Op basis van een kennismakingsgesprek was er meteen een goed gevoel bij mij en onze facilitair manager dat zij past bij onze organisatie en ons vraagstuk.”
Een goed begin is het halve werk
“Vanaf het begin hebben we er heel bewust op gestuurd om de interimmer goed te laten landen”, vertelt Pascal over de start van de samenwerking. “We hebben een introductieprogramma gemaakt met daarin leesvoer en afspraken met mensen waar veel mee gewerkt wordt. Daarnaast is de interimmer een aantal dagen samen met de facilitair manager zelf opgetrokken. Een gemiddelde medewerker heeft tussen de zes en negen maanden nodig om goed te landen in de nieuwe omgeving. Het leren kennen van mensen en de manier van werken binnen de organisatie is namelijk belangrijk. Dat moet met interim in een sneltreinvaart. Met de ervaring en de persoonlijkheid was er vertrouwen dat dit goed ging werken en is het inderdaad soepel verlopen.”
Het kan zijn dat er een medewerker plotseling uitvalt en niemand zijn of haar taken waarneemt. In dat geval is het belangrijk dat iemand start met uitzoeken, rondvragen en vaak ook 'opruimen', waarna je pas écht vooruit kunt. Bij Waterschap Aa en Maas bestond een overdrachtsdocument met de benodigde informatie en konden snel interne en externe kennismakingsgesprekken gevoerd worden. "Door de fijne samenwerking verliep dit allemaal goed. Daarbij vielen er geen zaken tussen wal en schip. Er waren ook vraagstukken waar niet direct een antwoord op bestond, maar het was duidelijk bij wie je hiervoor terecht kon om het op te lossen.”
De waarde van een interimmer
“Vooraf had ik twee vereisten”, gaat Pascal Reinaerdts verder. “Enerzijds dat de interimmer onze visie ten aanzien van het facilitair bedrijf kon en wilde overnemen. Anderzijds biedt het kans om iemand die veel soortgelijke organisaties heeft gezien door een andere bril naar ons te laten kijken. Zo ging het voor mij dan ook om een functie voor iemand die naast de uitvoering van dagelijkse operationele werkzaamheden, ook lange termijn kon meedenken over bijvoorbeeld contractbeheer.”
De interimmer hield zich bezig met de reguliere werkzaamheden gericht op de hard en soft services als facilitair manager, maar ook met diverse projecten. Bijvoorbeeld met aanbestedingen en het onder de loep nemen van het contractbeheer. Daarnaast stuurde de interimmer een team aan, bestaande uit de receptie en de facilitaire medewerkers. "Samen zorgen we ervoor dat gebouwgebruikers het naar hun zin hebben binnen het hoofdkantoor. Door te schakelen tussen alle partijen is de interimmer eigenlijk als een spin in een web.”
Meer dan alleen de trein rijdende houden
Naast dat Pascal iemand nodig had die ervoor kon zorgen dat de trein bleef rijden, had hij ook een interimmer met een open blik nodig om verder te kijken, en waar mogelijk met adviezen te komen. Hierdoor kan een interimmer écht iets kunnen betekenen voor de opdrachtgever. "De meerwaarde die een interimmer biedt, zit naast het ‘openhouden van de tent’ ook in het kunnen delen van je ervaringen bij vorige opdrachtgevers. Dat is waardevol voor een organisatie."
“De ingezette interimmer is een stuk jonger dan sommige collega’s waar ze sturing aan geeft. Dit doet ze echter op een natuurlijke manier. Ze heeft hiervoor de juiste vaardigheden en uitstraling en pakt dit makkelijk op”, vult Pascal Reinaerdts hierop aan.
Interim Management voor de overheidssector
“Als ik terugkijk op de afgelopen maanden, ben ik erg tevreden. Ten eerste omdat de lijn van de vaste facilitair manager nagenoeg één op één werd doorzet. Ten tweede omdat de interimmer totaal niet bang was om ergens in te duiken. Ook al kent ze sommige mensen in de organisatie nog niet zo goed, ze zoekt dingen altijd uit. Dat vind ik een hele belangrijke eigenschap als interimmer, los van alle vakkennis.
“Tot slot heeft HEYDAY Interim een meerwaarde in een aantal belangrijke projecten waaraan zij deelneemt. Bijvoorbeeld het project ‘toegang’ op meerdere locaties in het beheergebied, waarbij we onderzoeken hoe we de toegang kunnen verbeteren voor medewerkers, bezoekers en leveranciers. Dat vind ik een mooi resultaat.”
Wil je weten wat HEYDAY Interim voor jouw organisatie kan betekenen? Neem nu vrijblijvend contact met ons op en dan helpen we jouw organisatie een stap vooruit.
