Deze column is geschreven door Natalie Hofman, business unit directeur van HEYDAY Interim. Met meer dan 25 jaar ervaring in het facilitaire vak, zowel in de publieke als private sector, en als voormalig voorzitter van FMN, is Natalie een vertrouwd gezicht in de branche. Vanuit haar brede visie op het vakgebied roept ze facilitaire professionals op om vooruit te denken en zich beter voor te bereiden op de steeds complexere uitdagingen van deze tijd.
Klimaatverandering: meer impact dan je denkt
De voorbeelden die gevolgen hebben op ons vakgebied zijn talrijk. De impact van weersinvloeden bijvoorbeeld. We hebben nu een lange periode van droogte en warmte, maar niet alle organisaties overzien de impact. Hoe warmer het wordt, des te meer medewerkers naar kantoor komen omdat daar wel airco is. Meer medewerkers op kantoor kan een tekort aan werkplekken opleveren. Warmte en droogte leidt ertoe dat ongedierte eten en beschutting zoeken op nieuwe plekken. Als we niet op tijd in actie komen, zijn sommige ongedierte niet meer te bestrijden en hebben we kakkerlakken, ratten en andere exoten in onze kantoren. En wat als regen tot overstromingen leidt, wegen onbegaanbaar zijn en medewerkers niet meer naar kantoor kunnen komen? Zijn er dan alternatieven voorhanden?
Digitale dreiging vraagt om fysieke voorbereiding
De grootste dreiging is de geopolitieke onrust in de wereld. Ook Nederland wordt regelmatig digitaal aangevallen en de dreiging dat internet langere tijd onbereikbaar is, hangt in de lucht. Zijn we daar op voorbereid, heb je een back-up scenario om dan nog te kunnen functioneren? We zijn zo afhankelijk van internet voor het benaderen van documenten, online vergaderen en financiële en personele transacties. Weten we nog hoe hulpdiensten of medewerkers te bereiken zijn als er geen internet is? En hebben we processen gereed die beschrijven hoe we moeten handelen als technische systemen uitvallen en de airco of de lift niet meer werken? Zelfs een telefooncentrale is tegenwoordig gekoppeld aan internet, wat als die niet werkt en de organisatie niet meer bereikbaar is?
Meer mensen, meer diversiteit, meer verantwoordelijkheid
Oorlog heeft migratie tot gevolg en buiten het feit dat dit tot politieke onrust leidt, hebben we dagelijks nieuwe stromen mensen die ons land binnenkomen. Combineer dat met de arbeidsproblematiek en tekorten om vacatures op te vullen. Migranten spreken de taal niet, brengen andere culturen mee en hebben vaak vreselijke dingen meegemaakt. Dit vraagt ook van de facilitaire organisatie aanpassingen. Hoe kun je zorgen dat migranten zich ook veilig voelen? Hoe leer je hun cultuur kennen en hoe communiceer je met deze medewerkers in andere talen?
Ik vind dat iedere Facilitair Manager, coördinator of medewerker een training moet volgen om zich te verdiepen in culturen en dat bij het ontwerp van kantoren en werkomgevingen rekening moet worden gehouden met de impact van migranten. Zo kan kleurgebruik, inrichting van bijvoorbeeld een bedrijfsrestaurant en de diversiteit in werkplekken impact hebben op diversiteit binnen een organisatie. Maar er wordt ook steeds meer bekend over autisme en studies wijzen uit dat we daar onvoldoende op inspelen in de werkomgeving. Hoe kan iemand met autisme in een druk bedrijfsrestaurant tot rust komen en hoe kan iemand die misschien voor en tijdens het vluchten weinig tot geen eten heeft gehad omgaan met de overvloed aan eten in een bedrijfsrestaurant? We moeten leren om niet alleen naar onszelf te kijken, maar ook dat wij verantwoordelijk zijn voor een omgeving waar iedereen zich thuis voelt.
Klaar voor de volgende pandemie?
Corona hebben we overwonnen, maar trendwatchers geven aan dat een nieuwe epidemie op de loer ligt die ons volledige systeem omver schopt. Welke Facility Manager heeft het afgelopen jaar evaluaties van de Corona periode uit de kast gehaald en nagedacht wat gereed moet zijn voor de volgende pandemie?
Evalueren, leren en vooruitdenken
Evalueren en vooruit kijken is waardevol en zorgt dat we beleid ontwikkelen om snel te kunnen handelen bij onvoorziene situaties. In de praktijk zijn we vooral bezig met de dagelijkse gang van zaken en business continuity planning is een zeer beperkt onderdeel van ons vakgebied. En dat terwijl we het zo hard nodig hebben nu de wereld in brand staat.
Gebruik de zomer om vooruit te denken
Ik daag iedereen uit om de zomer te gebruiken om hierover na te denken en vooral vooruit te denken. Lees de kranten, voeg een risicomatrix toe aan een nieuw jaarplan en praat bij netwerkgesprekken over dit soort zaken. Denk groot, wat zou er kunnen gebeuren als je een bericht leest over verwarde mensen die met messen verschrikkelijke incidenten veroorzaken? Wat als dit binnen jouw organisatie gebeurt? Heb je een veilige werkomgeving gecreëerd waarin het gesprek op tijd wordt aangegaan met medewerkers die zich niet goed voelen? En is er nog voldoende beveiliging aanwezig om een incident vroegtijdig op te sporen en in te grijpen bij incidenten?
Tijd voor actie
Een “call to action” aan alle facilitaire professionals, wacht niet tot na de zomer. Dan voert de dagelijkse operatie weer de boventoon. Ga nu aan de slag en gebruik de komende weken effectief om voorbereid te zijn. Ik wens iedereen een mooie zomer toe en ga graag het gesprek aan over ons mooie vakgebied.
Natalie Hofman
Business unit directeur HEYDAY Interim
