<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

Flexwerken in de praktijk: is mijn kantoor écht te klein of lijkt het maar zo?

04 juni

Heb jij ook steeds collega’s aan je bureau omdat ze geen geschikte werkplek kunnen vinden? Dan ben je niet de enige. Flexwerken – ook wel tijd en plaats onafhankelijk werken genoemd - wint aan populariteit en heeft veel voordelen, maar brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Zeker voor jou als facility manager. 

In de praktijk blijkt namelijk vaak dat er genoeg werkplekken in een kantoorpand aanwezig zijn, maar dat medewerkers niet op de juist manier met de beschikbare ruimte omgaan. Dit zorgt voor veel onrust op de werkvloer. Tijd voor verandering! In dit blog deel ik vijf redenen waarom een kantoor soms te klein lijkt, terwijl het in werkelijkheid wél groot genoeg is.

1. Claimgedrag

De hele dag in vergadering, maar toch een werkplek bezet houden? Het klinkt misschien vreemd, maar dit gebeurt meer dan je denkt. Vaak is dit uit gemakzucht of gewoonte. Medewerkers vinden het omslachtig om steeds hun spullen bij elkaar te zoeken en van concentratiewerkplek, via een vergaderzaal of ontmoetingsruimte naar een flexwerkplek te verhuizen. Of ze zijn het ‘gewoon’ gewend om hun spullen op een werkplek neer te leggen, om vervolgens de hele dag ergens anders te gaan vergaderen.

Door collega’s te wijzen op hun gedrag, worden ze zich meer bewust van de overlast die ze veroorzaken. Waarschijnlijk vinden ze het zelf ook vervelend als ze enkel geclaimde bureaus tegenkomen wanneer ze op zoek zijn naar een werkplek. En dat terwijl ze zich zelf ook wel eens schuldig maken aan ‘handdoekje leggen’ op kantoor.

2. Onduidelijk werkplekconcept en/of regels

Wat helaas ook niet bijdraagt aan efficiënt gebruik van werkplekken, is onduidelijkheid over het werkplekconcept en/of de bijbehorende (gedrags)regels. Als het onduidelijk is waarom bepaalde keuzen zijn gemaakt, weten collega’s ook niet waarom ze zich aan bepaalde regels moeten houden.

Bijvoorbeeld in een situatie waarin jij als facility manager een werkplekconcept hebt uitgedacht op basis van activiteitgericht werken (AGW). Als onderdeel van dit concept heb je ‘aanlandplekken’ ingericht, waar collega’s tussen vergaderingen door gebruik van kunnen maken. Vaak zijn hier geen mogelijkheden om je laptop aan te sluiten op een beeldscherm of toetsenbord, wat deze werkplek slechts geschikt maakt voor kortdurend werk.

Echter komt het voor dat een afdelingschef graag zijn hele team bij elkaar wil hebben zitten en daar deze tafels vervolgens voor claimt. Hierdoor raakt het hele systeem verstoord, want daar zijn deze werkplekken niet voor bedoeld. Andere collega’s kunnen hierdoor geen gebruik maken van de aanlandplek, waardoor zij andere plekken claimen. Bovendien zijn deze plekken niet geschikt voor langdurig beeldschermwerk, wat weer andere problemen -waaronder Arbo- met zich mee brengt.

Door als facility manager het gesprek aan te gaan met medewerkers en teamleiders om gemaakte keuzes toe te lichten, creëer je draagvlak. Zonder duidelijk werkplekconcept is het vaak dweilen met de kraan open.

3. Onjuist werkplekconcept

Het is van belang om je niet blind te staren op dat wat je op papier hebt gezet. Het kan voorkomen dat wat je hebt bedacht niet aansluit bij de wensen en behoeften van de gebruikers van het pand. Zo kom ik de situatie wel eens tegen waarin een directie voor een bepaald werkplekconcept kiest, terwijl dit niet past bij de mensen die er werken en/of het werk dat ze uitvoeren.

Flexwerken is bijvoorbeeld voor een administratiekantoor of servicedesk – waar men afhankelijk is van bepaalde faciliteiten – een stuk lastiger te realiseren dan voor een consultancykantoor waar medewerkers van nature een stuk flexibeler zijn, doordat ze vaak op klantlocaties werken. Het is zaak om vraag en aanbod samen te brengen en hier een passend concept op in te richten. Kijk hierbij goed naar de aard van de organisatie en vergeet ook zeker de bijbehorende werkzaamheden niet.

4. Organisatiecultuur

Traditiegetrouw zijn dinsdag en donderdag vaak de drukste dagen op kantoor, terwijl op woensdag en vrijdag de bureaus een stuk leger blijven. Dit maakt dat het op piekdagen vaak vechten is om een werkplek, terwijl de bureaus op woensdag en vrijdag leeg blijven. Dit komt doordat dit ingebakken zit in de organisatiecultuur. Voor veel bedrijven is het de gewoonte om bij parttime werk een vrije dag op woensdag of vrijdag in te roosteren, terwijl dit funest is voor efficiënt ruimtegebruik.

Hier kun je hier als organisatie op inspelen door teambijeenkomsten bijvoorbeeld op rustige dagen in te plannen of om medewerkers te belonen die op drukke dagen thuiswerken. Hierdoor kun je de drukte beter spreiden en neem je veel onrust op de werkvloer (én in de file) weg.

5. Locatie en faciliteiten

Last but not least: ook de locatie en de bereikbaarheid van een kantoorpand is van belang. Zo kwam ik een situatie tegen waar een organisatie een groot kantoor heeft waar het continu overvol was, terwijl er voldoende werkplekken beschikbaar waren in de kleinere panden. Door tijd en plaats onafhankelijk werken veranderen vaste kantoren steeds meer naar ontmoetingsplekken met een groter aanbod aan facilitaire services. Uit onderzoek bleek dat de kleine kantoorpanden minder goed bereikbaar waren of niet over de juiste faciliteiten beschikten, waardoor mensen zich genoodzaakt voelden om naar Rotterdam af te reizen.

Dit soort oorzaken achterhaal je alleen als je in gesprek gaat én blijft met de gebruikers van jouw pand(en). Op basis van deze informatie is het mogelijk om een werkplekconcept te optimaliseren, waardoor een kantoorpand zowel efficiënter als prettiger in gebruik is.

De groene voordelen van flexwerken

Naast een optimale benutting van een pand is flexwerken ook beter voor het milieu. Doordat er minder mensen op kantoor aanwezig zijn, zijn er minder werkplekken nodig, worden er minder kilometers afgelegd en gaat ook het energieverbruik naar beneden. Want als er minder plekken in gebruik zijn, hoeven er ook minder lampen aan of ruimten verwarmd of gekoeld te worden. Toch? Echter valt dit in de praktijk vaak tegen als men niet juist omgaat met de beschikbare ruimte. Hierdoor verzilver je niet het volledige besparingspotentieel.

Inzicht helpt om de oplossing boven tafel te krijgen. Zonder inzicht in de bezettingsgraad van een pand weet je niet zeker of een pand optimaal benut wordt of dat het slechts lijkt alsof er te weinig plekken zijn door claimgedrag. Meten is weten!

Wil jij weten of je slim met je werkplekken omgaat? We hebben ruime ervaring in het uitvoeren van bezettingsgraadmetingen en laten graag zien hoe je het maximale uit zowel pand als medewerker kunt halen. Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.

Delen
Project Manager iBASX bij HEYDAY