In deze blog geeft Amber Klaassen, Consultant Datagedreven FM, je inzicht in hoe je de bezetting bij jou op kantoor goed inzichtelijk kan maken. Daarbij duiken we in de verschillende elementen die van belang zijn. Ook staan we stil bij de invloed van hybride werken, het belang van data storytelling en hoe een goede bezettingsgraadmeting hét startpunt kan zijn van een wel onderbouwde verandering.
Simpele berekening
De bezettingsgraad laat zien in hoeverre de beschikbare werkplekken, vergaderruimtes of andere faciliteiten binnen een kantoor daadwerkelijk worden gebruikt. Stel dat je 100 bureaus hebt en er zijn er op een bepaald moment 56 bezet, dan is de bezettingsgraad op dat moment 56%. Een eenvoudige formule die als basis dient:
Aantal bezette werkplekken / totaal aantal beschikbare werkplekken × 100%
Hoewel de berekening simpel lijkt, is de interpretatie ervan allesbehalve eenduidig. Want wat zegt 56% bezetting op een willekeurige dinsdagochtend? En hoe verhoudt dat zich tot piekdrukte, no-shows of het hybride werkpatroon van je organisatie?
Hoe meet je bezetting in de praktijk?
Om echt grip te krijgen op het gebruik van je werkomgeving is het belangrijk om verder te kijken dan alleen het aantal bezette bureaus op een specifiek moment. Een goede meting kijkt naar meerdere elementen tegelijk: bezetting, benutting, type meetelementen, activiteiten en tijdelijke afwezigheid.
- Bezetting vs. Benutting
Bezetting geeft aan of een werkplek of ruimte in gebruik is: ja of nee. Maar benutting gaat een stap verder. Dat zegt iets over hoe intensief een ruimte gebruikt wordt. Zit er in een vergaderruimte met acht stoelen slechts één persoon? Dan is de ruimte wel bezet, maar slechts voor 12,5% benut. Zeker in organisaties waar ruimte schaars is of waar activiteitgericht wordt gewerkt, is dit een belangrijk onderscheid. Door ook benutting mee te nemen in je analyse, kun je inefficiënt ruimtegebruik sneller signaleren én aanpakken.
- Meet verschillende typen en subtypen
Om echt inzicht te krijgen in het gebruik, is het belangrijk om onderscheid te maken in verschillende soorten werkplekken en ruimtes. Denk aan open werkplekken, concentratiewerkplekken, belruimtes, projectruimtes, vergaderruimtes (klein/groot) of aanlandplekken.
Als je bij de meting alleen ‘werkplekken’ als één geheel meet, verlies je de kans om gerichter te sturen. Door (sub)typen apart te rapporteren, zie je pas écht waar onderbenutting, overbelasting of mismatches optreden.
- Activiteiten meten: wordt de ruimte gebruikt waarvoor hij bedoeld is?
In een activity-based werkomgeving zijn werkplekken en ruimtes ontworpen voor specifieke taken: bellen, focussen, samenwerken of ontspannen. Maar dat betekent nog niet automatisch dat ze ook zo worden gebruikt. Tijdens een fysieke meting kun je vastleggen welk type activiteit plaatsvindt op een werkplek of in een ruimte. Denk aan computerwerk, (hybride) overleg, bellen, brainstormen of pauzeren.
Als je merkt dat mensen structureel bellen in stiltezones of langdurig individueel werken in grote overlegkamers, dan zegt dat iets over de aansluiting tussen aanbod en behoefte. Het meten van activiteiten maakt zulke patronen zichtbaar en biedt waardevolle input voor bijsturing.
- Tijdelijke afwezigheid signaleren
Een werkplek met een jas, tas en koffie erop, maar zonder medewerker, lijkt bezet maar is het feitelijk niet. Tijdelijke afwezigheid (bijvoorbeeld door een overleg elders of lunchpauze) leidt tot een vertekend beeld van drukte. Tijdens een fysieke observatie kun je dit expliciet registreren. Een hoog percentage tijdelijk afwezige werkplekken is vaak een teken van claimgedrag. Juist dit gedrag wil je kunnen signaleren, bespreken én doorbreken.
Een nieuwe werkelijkheid: hybride werken en dynamisch gebruik
De werkplek van vandaag is niet meer hetzelfde als die van vijf jaar geleden. Hybride werken is de norm geworden. Medewerkers zijn vaak slechts één tot drie dagen per week op kantoor, wat betekent dat piekmomenten en leegstand elkaar sneller afwisselen. Ook wordt het kantoor steeds vaker ingericht op activiteiten in plaats van functies: een plek voor ontmoeting, creativiteit of geconcentreerd werk, afhankelijk van het moment.
Juist daarom is het belangrijk om bezettingsdata niet als een momentopname te zien, maar als een continu instrument. Dat kan bijvoorbeeld met sensoren, WiFi- of pas-data of digitale reserveringssystemen. Het combineren van deze kwantitatieve bronnen met observaties of feedback van gebruikers levert een rijker beeld op van hoe het kantoor daadwerkelijk wordt beleefd.
Van meting naar inzicht: de rol van data storytelling
Een veelgemaakte fout is om de verzamelde data zonder duiding te presenteren aan management of teams. Grafieken en dashboards alleen vertellen namelijk zelden het hele verhaal. Pas wanneer je cijfers weet te vertalen naar gedrag, behoeftes en keuzes, ontstaat er écht inzicht.
Hier komt data storytelling in beeld. Door data in een begrijpelijke, verhalende vorm te gieten (met visuals, context en concrete voorbeelden), neem je stakeholders mee in wat er écht speelt op de werkvloer. Je laat niet alleen zien dat een vergaderruimte gemiddeld voor 38% benut wordt, maar ook waarom dat zo is en wat dat betekent voor herinrichting of beleid.
Data storytelling helpt je om samen met de organisatie tot gedragen besluiten te komen, in plaats van abstracte rapportages te delen. Wil je hier dieper op ingaan? Lees dan ook onze blog: De kracht van data storytelling in facility management.
Bezettingsdata als startpunt voor verandering
Een bezettingsmeting is geen doel op zich. Het is een middel om de werkplek te verbeteren, de dienstverlening aan te scherpen of plannen voor verbouwing, uitbreiding of verhuizing te onderbouwen. Door de bezettingsgraad te combineren met tevredenheidsmetingen, feedback uit de organisatie en inzichten uit no-show analyses ontstaat een compleet beeld.
Dat vraagt om meer dan alleen meten. Het vraagt om kijken, luisteren, analyseren én durven doorvragen. Want achter elke bezette plek schuilt een mens met een behoefte, een taak en een verwachting van zijn of haar werkomgeving.
Goede beslissingen beginnen met goede inzichten. Juist nu hybride werken de norm is en behoeften snel veranderen, helpt een bezettingsanalyse om richting te geven aan je werkomgeving. Maar data alleen is niet genoeg: het gaat om de vertaalslag naar gedrag, beleving en strategie. Wil jij die stap zetten? Wij denken graag met je mee over de juiste aanpak. Neem hiervoor vrijblijvend contact met ons op.
