Herken je dat? Je opent een rapport vol grafieken en tabellen, maar na enkele minuten staar je nog steeds naar een grote verzameling van lijnen, diagrammen en onduidelijke getallen. De boodschap? Die blijft ergens verborgen in alle gevisualiseerde data. We verzamelen tegenwoordig meer data dan ooit, zeker binnen het facilitaire werkveld. Denk aan bezettingsgraden, energieverbruik, meldingen of de tevredenheid over diensten. Maar hoe zorgen we ervoor dat deze bron aan informatie ook écht tot waardevolle inzichten leidt? Hoe voorkomen we dat onze data verdrinkt in een zee van onbegrijpelijke presentaties?
Dion Woudstra is consultant bij HEYDAY Consultancy op het gebied van datagedreven FM en AI. Vanuit zijn expertise helpt hij organisaties bij het datagedreven inrichten van de facilitaire organisatie en vanuit zijn enthousiasme richt hij zich op de ontwikkelingen omtrent AI voor het facilitaire werkveld en wat dit betekend voor facilitaire organisatie.
De essentie van data storytelling
De uitdaging ligt niet zozeer in het verzamelen van data, maar in het effectief overbrengen ervan. We moeten de data transformeren van ruwe feiten naar een helder, overtuigend verhaal dat actie aanmoedigt. Dát is de essentie van data storytelling: het proces waarbij je data gebruikt als middel om een inspirerende verhaal te vertellen dat je publiek begrijpt, onthoudt en op basis waarvan ze beslissingen kunnen nemen.
De methodiek: van cijfers naar inspirerende verhalen
Data storytelling is een gestructureerde aanpak. Het is de kunst van het omzetten van ruwe data in een boeiend verhaal dat niet alleen informeert, maar ook inspireert tot actie. In een wereld waar we dagelijks overspoeld worden met data, is het essentieel om de juiste verhalen te vertellen, verhalen die op maat gemaakt zijn voor je publiek en die leiden tot heldere inzichten en concrete beslissingen. Laten we de stappen doorlopen die je helpen om van complexe data een helder en overtuigend verhaal te maken.
1. Begrijp je publiek en de context
Voordat je ook maar één grafiek maakt, is het cruciaal om te begrijpen voor wie je de data presenteert en wat je wilt bereiken. Wie wil je overtuigen? Je managementteam, gebouwgebruikers of collega’s uit het facilitaire team? Stem je verhaal daarop af. Wat weten ze al? Wat willen ze horen? Als je weet wie je voor je hebt, kun je je boodschap gericht en relevant maken. Zo vergroot je de kans dat je publiek niet alleen luistert, maar ook in actie komt. Een goed begrip van je publiek zorgt ervoor dat je boodschap beter landt, relevanter is en meer impact heeft. Je publiek voelt zich begrepen en zal eerder geneigd zijn om naar je te luisteren. Sla je deze stap over, dan creëer je een algemeen verhaal dat voor niemand echt relevant is, met het risico dat je publiek afhaakt omdat de informatie niet aansluit bij hun behoeften of vragen.
2. Kies je kernboodschap
Wat is die éne, belangrijkste boodschap die je wilt overbrengen? Wat is de rode draad van je verhaal? Houd het helder en to-the-point. Zorg voor een positieve insteek zodat de ontvangers direct weten wat jouw kernboodschap is. Een heldere kernboodschap voorkomt dat je verhaal onsamenhangend wordt; het helpt je om het verhaal scherp te stellen en alleen de data te selecteren die deze boodschap ondersteunt. Zo is je verhaal duidelijk, gericht en makkelijk te volgen. Ook weet je publiek precies wat je wilt dat ze onthouden. Zonder een duidelijke kernboodschap kan je presentatie aanvoelen als een opsomming van feiten zonder richting, waardoor je publiek achterblijft met de vraag: "Wat moet ik hier nu mee?"
3. Selecteer de juiste data
Data is een middel en geen doel op zich; niet alle data zijn daarom relevant voor jouw verhaal. Kies de data die jouw kernboodschap onderbouwen en je publiek helpen om de context te begrijpen. Zorg dat de data toegankelijk en makkelijk te begrijpen is en vermijd onnodige moeilijke vaktermen. Te veel data leiden tot verwarring en kunnen je boodschap vertroebelen. Door goed na te denken over welke informatie je wel en niet presenteert, creëer je focus en verminder je onnodige ruis. Je verhaal is hierdoor beknopt en krachtig, en alle gepresenteerde data dragen bij aan de overtuigingskracht van je boodschap. Wanneer je hier niet bij stilstaat, raakt je publiek overspoeld met informatie die niet direct bijdraagt aan de kern van je verhaal, wat kan leiden tot verwarring en onbegrip.
4. Kies de meest effectieve visualisatie
De manier waarop je data visualiseert is cruciaal voor de begrijpelijkheid. Vermijd complexe grafieken als een eenvoudige visualisatie volstaat. Gebruik duidelijke titels en labels en vermijd onnodige effecten en details zoals 3D-effecten, onnodige legenda’s, verkeerde schalen en felle onduidelijke kleuren. Een goede visualisatie maakt complexe data direct inzichtelijk en helpt je publiek om patronen en trends snel te herkennen. Je data wordt direct begrijpelijk, waarbij het visuele aspect je mondelinge verhaal ondersteunt en versterkt. Slecht gekozen visualisaties kunnen je publiek echter afleiden of zelfs misleiden, waardoor het moeilijker wordt om je boodschap te interpreteren en het kan leiden tot onjuiste conclusies.
5. Creëer een boeiend verhaal
Organiseer je visualisaties en je mondelinge toelichting in een logische, overtuigende volgorde. Denk hierbij aan het klassieke storytelling principe: een duidelijk begin, midden en eind. Begin met de context, presenteer je kernboodschap en onderbouw deze met data. Sluit af met een conclusie en een oproep tot actie. Zo is je verhaal goed onderbouwd met data en stuur je richting een gewenste uitkomst. Een goed gestructureerd verhaal leidt je publiek stap voor stap door de informatie, zorgt voor een logische opbouw die makkelijk te volgen en te onthouden is, en leid naar een uitkomst waarop beslissingen kunnen worden gemaakt. Je verhaal is hierdoor coherent en overtuigend: je publiek blijft geboeid en begrijpt de samenhang van de gepresenteerde data en je kernboodschap. Breng je je verhaal niet goed, dan mist een ongeordend verhaal structuur en kan het je publiek in verwarring brengen, waardoor de impact van je data aanzienlijk wordt verminderd.
Maak impact met data storytelling
Binnen facility management liggen er enorme kansen om door middel van datastorytelling meer impact te creëren. Of het nu gaat om het presenteren van besparingsmogelijkheden, het onderbouwen van huisvestingskeuzes of het communiceren van serviceverbeteringen: met een helder en overtuigend verhaal, dat cijfers en feiten verbindt met waardevolle inzichten en context, overtuig je pas echt. De ware kracht schuilt erin dat je niet alleen data presenteert, maar deze ook verrijkt met de nodige menselijke blik en ervaring.
Door je deze gestructureerde aanpak eigen te maken, transformeer je ruwe cijfers in overtuigende inzichten die daadwerkelijk leiden tot impact. De weg naar een optimale werkomgeving die het beste uit je mensen haalt, begint met heldere, data gedreven verhalen. Omarm de kracht van datastorytelling en zie hoe jouw facilitaire dromen binnen handbereik komen.
Ontdek de mogelijkheden
Ben je geïnspireerd geraakt door de mogelijkheden van data storytelling en wil je ontdekken hoe dit jouw organisatie kan helpen? Onze consultants staan klaar om je te begeleiden en je specifieke behoeften te bespreken. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen kunnen we de eerste stappen zetten naar een data-gedreven FM-aanpak die past bij jouw organisatie en doelen.
