De meeste grote organisaties werken anno 2025 met een Facility Management Informatie Systeem (FMIS). Het FMIS bestaat uit allerlei modules die met elkaar, maar ook met andere systemen communiceren. Bijvoorbeeld met je financiële of HRM-systeem. Het hebben van een FMIS is één ding. Het optimaal benutten ervan is een grotere uitdaging. Haalt jouw organisatie maximaal resultaat uit het systeem? Of kost het je nu vooral veel tijd, zonder dat het daadwerkelijk je facilitaire dienstverlening verbetert? Een interimmer vanuit HEYDAY zet risico’s en uitdagingen van je FMIS om naar verbeteringen. Yannick van ‘t Westeinde legt precies uit hoe dat werkt.
Yannick van ‘t Westeinde is business development consultant bij HEYDAY Interim. Hij spreekt met opdrachtgevers over hun doelen en facilitaire behoeften op de korte en lange termijn. Daarbij zoekt hij altijd naar de vraag achter de vraag. Zo komt hij samen met de opdrachtgever tot de interim-oplossing die het best past bij de organisatie.
Grip op onderhoud en reparaties
De verlichting op het toilet werkt niet, de koffieautomaat heeft een storing en enkele bureaustoelen zijn toe aan vervanging. Als je deze meldingen niet of onjuist invoert in je FMIS, ben je veel extra tijd kwijt met het afstemmen van de reparaties met de juiste leverancier. Of erger: de taken belanden tussen wal en schip. Worden klachten en reparaties niet opgepakt? Dan zorgt dat voor ontevredenheid bij je medewerkers en een minder professionele uitstraling van je organisatie.
Een facilitair interimmer zet kennis en expertise in om je facilitaire processen te verbeteren en versnellen. Bijvoorbeeld door meldingen over onderhoud van systemen automatisch te laten doorsturen naar de juiste leveranciers. Zo kunnen zij taken snel oppakken, zonder dat een tussenpersoon vanuit je organisatie nodig is. Ook kan de interimmer instellen dat je automatisch een melding krijgt als een leverancierscontract bijna afloopt.
Data invoeren en benutten
Daarnaast is data belangrijke voeding voor een optimaal FMIS. Binnen je organisatie heb je data in overvloed. Van cijfers over je gebouwen en energieverbruik tot gegevens over het werkgeluk van medewerkers. Maar hoe interpreteer je die data? En belangrijker: hoe zet je gegevens om naar verbeteringen?
Op dit moment ondersteunen we een organisatie bij deze vraag. Vanuit HEYDAY Consultancy onderzochten we allereerst het FMIS van de organisatie. We bekeken welke data nodig zijn voor rapportages die de impact van de facilitaire organisatie laten zien. Door ontbrekende gegevens toe te voegen, komen we tot uitkomsten waar de opdrachtgever echt mee vooruit kan. Bij het zetten van die stappen, helpen de expertise en het kundige vangnet van een facilitair interimmer.
Je facilitaire diensten verduurzamen
Verbeterstappen waar de interimmer je bij kan helpen, kunnen bijvoorbeeld gaan over duurzaamheid. Denk aan het efficiënter inzetten van duurzame maatregelen die bijdragen aan je organisatiedoelen. Bij verduurzaming denk je misschien aan grote veranderingen die veel tijd en budget kosten. Zoals het plaatsen van energiezuinige verwarmingssystemen om je CO2-uitstoot te verlagen. Maar verduurzamen kan ook op kleinere schaal. De juiste data uit je FMIS spelen daarbij een belangrijke rol. Ze laten zien op welke thema’s jij impact maakt, want dat is voor elke organisatie verschillend. Hieronder lees je drie duurzame maatregelen, waar een optimaal ingericht FMIS je bij helpt.
- Verduurzaam het toiletpapier: door verbruik van toiletpapier in je FMIS te registreren, zie je hoeveel rollen je organisatie per periode nodig heeft. Zo kun je berekenen hoe groot de impact is als je die rollen vervangt door een duurzame variant.
- Stel automatische verlichting in: je FMIS kan je inzicht geven in het energieverbruik van elke ruimte per dag en zelfs per tijdstip. Je ziet of het plaatsen van bewegingssensoren voor automatische verlichting effect heeft op je energieverbruik. Of zelfs of het gunstig is om op rustige dagen een afdeling te sluiten. Zo bespaar je licht, energie én kosten.
- Gebruik recyclebare koffiecups: in je FMIS kun je bijhouden hoeveel koffiecups je organisatie per periode gebruikt. En of het milieuwinst oplevert als je deze cups vervangt door recyclebare varianten.
Positieve impact van facility management
Je FMIS heeft nog een andere belangrijke rol: het positief neerzetten van facilitaire diensten in je organisatie. Veel mensen zien ze nog altijd als een kostenpost. Terwijl goede facilitaire dienstverlening juist bijdraagt aan de gastbeleving en het werkgeluk van je medewerkers. Een interimmer toont dat aan door je FMIS optimaal te benutten en je medewerkers hierbij te betrekken. En bovendien te zorgen dat dit systeem vóór je werkt. Dat betekent dat het FMIS altijd op maat is afgestemd op je wensen, behoeften en doelstellingen.
De interimmer laat zien hoe bijvoorbeeld goede catering en een schone, veilige omgeving bijdragen aan de tevredenheid van je medewerkers. En hoe je vanuit data in je FMIS dit soort facilitaire diensten voortdurend verbetert. Een efficiënt FMIS kan je dus helpen bij het verlagen van kosten en het verhogen van tevredenheid van je eindgebruikers.
Neem contact op
Bij HEYDAY Interim brengen we nieuwe bevlogenheid in je organisatie. Heb jij een capaciteitsprobleem of ben je op zoek naar een facilitaire verbeterslag? Neem nu contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Hoe kunnen wij je organisatie een stap vooruit brengen?
