Stroom- en internetuitval legt organisaties plat: waarom facility management nú scenario’s moet ontwikkelen

Deze wake-up call onderstreept hoe kwetsbaar moderne organisaties zijn, juist omdat vrijwel alle processen afhankelijk zijn van digitale en gebouwgebonden infrastructuur. En het maakt opnieuw duidelijk hoe urgent het is dat facility management (FM) een centrale rol pakt in strategisch risicomanagement.

Disrupties zijn geen ver-van-je-bed-scenario’s meer

Een cyberaanval, extreme hitte, pandemieën, regenval die gebouwen ontregelt: we weten dat dit soort verstoringen steeds vaker voorkomen. Maar veel organisaties zijn nog ingericht op een wereld waarin risico’s lineair en voorspelbaar zijn. De realiteit is anders: disrupties volgen elkaar steeds sneller op, met domino-effecten die organisaties compleet kunnen platleggen.

De uitval van stroom of internet is daarvan hét voorbeeld. Het lijkt een technisch of ICT-probleem, maar het raakt alles:

• Toegangssystemen die niet meer werken
• Digitale recepties en bezoekersregistratie die stilvallen
• Klimaatinstallaties die geen data meer ontvangen
• Leveranciers die niet kunnen inloggen op systemen
• Medewerkers die niet kunnen werken, zowel op kantoor als thuis

Organisaties realiseren zich onvoldoende hoe snel een verstoring in één proces doorwerkt in de rest van de bedrijfsvoering.

De afhankelijkheid van digitale infrastructuur maakt FM nóg crucialer

Steeds meer gebouwinstallaties zijn gekoppeld aan het internet. Denk aan klimaatregelingen, noodaggregaten, beveiligingssystemen en zelfs schoonmaak- of toegangssoftware. Dat biedt efficiëntie en inzicht, maar het creëert ook risico’s:

• Wat als de verbinding wegvalt?
• Wat als een leverancier die op afstand inlogt gehackt wordt?
• Wat als twee systemen die gekoppeld zijn elkaar blokkeren bij uitval?
  
  

We praten veel over ransomware en datalekken, maar vergeten dat simpele verstoringen zoals het wegvallen van internet al een kettingreactie veroorzaken. Hierbij is FM net zo afhankelijk als ICT.

Daarom moeten FM en IT veel nauwer samenwerken dan voorheen. Niet pas als er een storing is, maar al in het ontwerp van systemen en processen. Want als een gebouw letterlijk stilvalt, is het de facilitaire organisatie die als eerste met de gevolgen te maken krijgt.

Scenario’s ontwikkelen is geen luxe, het is businesskritisch

Als sector staan we bekend om onze oplossingsgerichtheid. Een lamp kapot? We rennen om hem te vervangen. Een klacht? We lossen het op. Maar deze mentaliteit werkt niet meer in een wereld waarin verstoringen steeds complexer worden.

We moeten verder kijken dan de waan van de dag en scenario’s uitwerken die helpen om risico’s te herkennen, afhankelijkheden te begrijpen, handelingsperspectief te creëren, impact op medewerker, gast en operatie te bepalen en maatregelen vooraf te organiseren.

Het gaat daarbij niet alleen om technische oplossingen. Vaak gaat het juist om gedrag, communicatie, training en samenwerking tussen disciplines. Net als bij een brandoefening moeten scenario’s geleefd worden. Oefenen. Evalueren. Verbeteren. Want een plan dat in een la ligt, helpt je niet op het moment dat alles stilvalt.

Voorbereid zijn betekent samenwerken over afdelingen heen

Businesscontinuïteit is niet de verantwoordelijkheid van één afdeling. FM moet samenwerken met:

• ICT: digitale infrastructuur, koppelingen, cyberrisico’s
• HR: welzijn, thuiswerken, bereikbaarheid van medewerkers
• Finance: investeringen in redundantie versus kosten van uitval
• Communicatie: crisiscommunicatie en bewustwording
  
  

De coronacrisis bracht FM dichter bij de boardroom. We zaten aan tafel bij veiligheid, hybride werken, capaciteit en welzijn. Die positie moeten we vasthouden én verzilveren door continuïteit en risicobeheersing structureel onderdeel te maken van de facilitaire plannen. Niet als bijlage. Maar als kern.

Praktisch stappenplan

Drie praktische stappen die organisaties vandaag kunnen nemen:

• Breng afhankelijkheden in kaart: Welke processen vallen als eerste stil? Welke systemen zijn gekoppeld? Hoe afhankelijk ben je van leveranciers?
• Ontwikkel scenario’s met concreet handelingsperspectief: Wat doen we in minuut 1? Minuut 10? Uur 1? Wie neemt de leiding? Waar wijken mensen naar uit? En: is het in een verstoringsscenario nog mogelijk om cruciale medewerkers veilig en tijdig naar kantoor te krijgen?
• Train teams, oefen scenario’s en leer ervan: Pas als mensen weten wat ze moeten doen, werkt een scenario écht. Betrek werkvloer, beveiliging, receptie, IT en management.

De wereld wacht niet tot jouw organisatie klaar is

Experts zijn het erover eens dat nieuwe pandemieën, extreme weersituaties, energie-uitval en digitale verstoringen niet alleen realistischer worden — ze komen sneller en vaker.

Het NRC-artikel is niet alleen een nieuwsbericht. Het is een signaal. De vraag is niet óf er een volgende crisis komt, maar wanneer. En vooral: of jouw organisatie klaar is om die op te vangen.

Facility management speelt daarin een cruciale rol. Door risico’s in kaart te brengen, scenario’s te ontwikkelen en actief de samenwerking te zoeken met ICT, HR en finance, kunnen we de regie pakken en businesscontinuïteit waarborgen. Dit vraagt niet alleen operationele regie, maar ook bestuurlijke verankering. Management en bestuur moeten worden meegenomen in zowel de risicoanalyse als de scenario’s, omdat alleen zij de strategische besluiten kunnen nemen die continuïteit écht veiligstellen. Want zonder bestuurlijke keuzes blijft risicobeheersing kwetsbaar en dat kunnen organisaties zich in deze tijd niet meer permitteren.

Wil je weten hoe HEYDAY Interim kan helpen met scenario’s, crisisdraaiboeken of tijdelijke specialistische capaciteit? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.