<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

4 concrete adviezen voor gedragsverandering bij social distancing op kantoor

16 juli, 2020

In deze tijd merkt iedereen dat gefocust werken ook thuis kan plaatsvinden en meetings ook prima op afstand kunnen gebeuren. Wat de praktijk van nu ons leert, is dat een derde of soms zelfs de helft van het werk op afstand kan plaatsvinden. Hoe je met je team of organisatie deze transitie doormaakt is het belangrijkste aspect in tijden van social distancing en bij de 1,5 meter-inrichting van de werkomgeving. In dit blog krijg je vier concrete adviezen om met gedragsverandering een positieve impact te maken in een nieuwe werkomgeving om social distancing op kantoor toe te passen.

social distancing op kantoor gedragsverandering

Als HEYDAY-consultant begeleid ik de gedragsverandering rondom huisvestingstrajecten en de nieuwe werkomgeving van grote organisaties. Als organisatie moet je niet alleen de 1,5 meter afstand in de nieuwe werkomgeving garanderen, maar een belangrijk vraagstuk is ook hoe je de gebruikers van het pand meeneemt in deze ingrijpende verandering. Daarnaast stellen we onszelf de vraag: waar gaan we de kantoorlocatie straks nog voor gebruiken? Alleen om te ontmoeten? Geconcentreerd te kunnen werken en te vergaderen? Het zal per organisatie verschillend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden.

Meer dan 1,5 meter afstand

In een nieuwe corona-proof werkomgeving is de overgang voor de medewerkers meer dan alleen handgel bij binnenkomst en het reserveren van werkplekken. En voor een organisatie is social distancing op kantoor ook niet alleen een kwestie van plexiglazen platen tussen werkplekken zetten of alle bureaus 1,5 meter uit elkaar schuiven.

Advies voor gedragsverandering

Dit thema vraagt om team- en werkafspraken met alle medewerkers. In een nieuwe werkomgeving kun je bijvoorbeeld de 10 nieuwe geboden afspreken. Dit zijn generieke organisatie-afspraken over hoe je met je werkomgeving omgaat. Ik geef wel altijd mee dat deze afspraken per team kan en mag verschillen, omdat niet ieder team hetzelfde soort werk verricht.

Activiteitgericht werken

Bij de transitie naar een nieuwe werkomgeving en back-to-work begeleiding pak ik ook een rol bij het implementeren van het activiteitgericht werken als nieuwe manier van werken. Dit houdt in dat medewerkers op basis van het soort activiteit van hun werk op dat moment een passende werkplek opzoeken. Zeker in tijden waarin iedereen vanuit huis werkt, ontdek je dat deze ‘nieuwe’ manier van werken in korte tijd steeds meer gewoon is geworden.

Activiteitgericht werken is niet per definitie de keuze tussen thuiswerken of op kantoor. Activiteitgericht werken gaat ook over hoe je door de dag heen door een gebouw beweegt. Of dat je een halve dag op kantoor werkt, en de andere halve dag ergens anders, en dat hoeft niet per definitie thuis te zijn.

Advies voor gedragsverandering

Voor activiteit gericht werken geldt “one size fits you only”. Dat wil zeggen: iedere organisatie doet ander werk, is anders georganiseerd en heeft een andere cultuur. En dat is niet alleen te zeggen over de organisatie, maar dat geldt ook voor de medewerkers. Daar hoort dan ook een passende werkomgeving bij. Ik geloof dat bij iedere organisatie het activiteitgericht werken toegepast kan worden, uiteraard met een werkplekconcept op maat.

Werken in de toekomst

Veel bedrijven willen de ervaring - die we nu opdoen door full-time op afstand te werken - koppelen aan het werken in de toekomst. We merken nu dat veel werk prima op afstand te doen is, ook als het om overleggen gaat. Het levert tal van voordelen op. Wanneer er minder mensen op kantoor zijn, kun je kosten besparen op ruimte en gebruik van werkplekken. Ook creëer je met elkaar minder reisbewegingen. Een nieuw werkplekconcept moet ondersteunend zijn zodat mensen productief kunnen zijn en ze daarmee hun (organisatie)doelstellingen kunnen bereiken. Of eenvoudiger gezegd: gewoon prettig kunnen werken.

Advies voor gedragsverandering

We zijn er met elkaar ondertussen wel achter dat de grote kantoortuin niet werkt. Onderzoek wijst uit dat medewerkers akoestisch gezien tot acht bureaus aan prikkels aankunnen. Een flexibel werkplekconcept met een semi-open karakter met maximaal acht bureaus bij elkaar en een variatie aan verschillende andere soorten werkplekken, is dan ook het advies. Je moet in een werkplekconcept rekening houden met ruimtes om af te stemmen voor overleg en ruimtes om af te kunnen zonderen voor focus.

Ook blijft er een behoefte om elkaar fysiek te ontmoeten op kantoor om formeel en informeel bij te praten. Daar moeten we in blijven faciliteren. Een vraag die ik daarbij soms stel: moeten die ontmoeting áltijd op kantoor zijn of kan dat ook elders?

Flexibel werkplekconcept, ja of nee?

Het onderzoek van Leesman wijst globaal uit dat 50% van de medewerkers productief is in een flexibel werkplekconcept. Daarentegen staat dat de andere 50% van de werknemers prettiger werkt in een werkomgeving met meer ‘vaste’ werkplekken.

Advies voor gedragsverandering

Productiviteit op de werkvloer heeft ook te maken met het herkennen van je energie. Want op welke moment van de dag ben je het meest productief? Wat is een goed moment om iets rustig uit te werken? En op welk tijdstip sta je open voor een creatieve brainstorm? Welke werkplek leent zich daar dan vervolgens het beste voor? Mensen laten zich vaak leiden door hun agenda en minder door hoe zij zelf het liefst de dag zouden indelen.

Uiteraard kun je niet alles naar je eigen hand zetten, maar je kunt wel bewuster omgaan met hoe jij je agenda indeelt. Daar hoort soms bij dat je niet alle uitnodigingen in je agenda ‘blind’ accepteert, maar bijvoorbeeld een alternatief tijdstip voorstelt. Ik zie regelmatig dat mensen van het ene overleg naar de andere bijeenkomst rennen en zichzelf geen rust of ‘uitwerktijd’ gunnen tussen de afspraken door. Een eerste eenvoudige tip: plan tussen je overleggen uitwerktijd om de input uit je meeting te verwerken. De kwaliteit van het verslag zal ook nog eens beter zijn omdat de informatie nog vers in je geheugen zit.

De wensen van medewerkers vertalen in een nieuw werkplekconcept?

Wanneer je als organisatie een nieuw werkplekconcept creëert of social distancing op kantoor toepast, kun je niet om de wensen van de medewerkers heen. De gebruikers van het pand staan tenslotte centraal in het succes van je nieuwe werkplekconcept. Lees hoe gedragsverandering is toegepast in de nieuwe werkomgeving van Weener XL.

New call-to-action

Delen
Marthijn Huisman
Consultant bij HEYDAY