Steeds meer onderdelen van je facilitaire en huisvestingsprojecten kun je automatiseren of standaardiseren. Toch is elk project uniek en blijft een groot deel van je project altijd mensenwerk. Juist daarom is het cruciaal dat jij de juiste professionals in huis hebt of haalt, die projecten in goede banen leiden. Experts die weten hoe je een project inricht, doelen behaalt en flexibel meebeweegt met onverwachte uitdagingen. Lees hieronder hoe jij medewerkers traint en coacht in projectmanagement.
Het volgen van een goede projectmanagementmethode leidt tot ruim 22% meer kans op succes. Facilitaire en huisvestingsprojecten vragen dan ook om expertise, capaciteit en kennis van projectmanagement. Maar het vinden van juiste experts is steeds lastiger. Hoe ga je om met meer werk en minder menskracht?
Werk met een buddy-systeem
Het buddy-systeem houdt in dat je een professionele buddy koppelt aan je projectleider, -manager of -medewerker. Dit doen wij bijvoorbeeld bij onze opdrachtgever VodafoneZiggo. De buddy ondersteunt de projectmedewerker met coaching en reflectie op stappen en processen in het project. Door professionals op deze manier te koppelen, geef je junior of nieuwe projectmanagers het vertrouwen om projecttaken goed uit te voeren. Bovendien krijgen ze de kans om hun kennis over projectmanagement te vergroten.
Heb jij niet de expertise of capaciteit in huis om je projectmedewerkers te ondersteunen? Dan helpt één van onze projectleiders of -managers als buddy. Ischa Detiger, projectmanager en buddy bij HEYDAY Consultancy: “Het is cruciaal dat de coachee een goede klik heeft met de buddy. Zo durft de coachee zich kwetsbaar op te stellen en komen leer- en verbeterpunten beter aan bod.” De buddy en coachee hebben wekelijks of elke twee weken een overleg. Ze bespreken bijvoorbeeld de competenties van de coachee en hoe deze omgaat met het betrekken van stakeholders. Maar ook hoe de coachee reageert op onverwachte situaties in een project. Daarna koppelt de buddy concrete actiepunten terug, waarmee de coachee direct aan de slag kan.
Organiseer intervisiesessies
Tijdens online en fysieke intervisiesessies bespreek je uitdagingen, valkuilen en onvoorziene situaties in projecten samen met professionals in vergelijkbare rollen. Dit doe je het liefst op vaste momenten, zoals één keer per maand. Voor intervisiesessies is een veilige omgeving cruciaal. De aanwezigen moeten zich vrij voelen om feedback te delen en vragen te stellen.
Collega’s of teamleden die elkaar goed kennen, kunnen het lastiger vinden om elkaar feedback te geven. Ze willen de ander niet kwetsen, vermijden conflicten en zijn gewend aan elkaars manier van werken. Een objectieve blik van een externe professional is dan waardevol. Daarom organiseren we online en offline intervisiesessies met onze netwerkgroepen, waarbij we projectmanagers binnen en buiten HEYDAY samenbrengen. Sluiten jij en je projectteam hierbij aan? Dan leren jullie van ervaringen van andere professionals en vergroten jullie je kennis over projectmanagement. Een ervaren facilitator begeleidt de sessies, zodat iedereen aan het woord komt en ruimte voelt om ervaringen te delen.
Benut onafhankelijk evaluaties
Heb je een facilitair of huisvestingsproject afgerond? Dan staat het volgende project meestal alweer voor de deur of moeten facilitaire medewerkers direct verder met hun kerntaken. Een gedegen evaluatie blijft dan uit. Dat is zonde, want zo is de kans groot dat je in toekomstige projecten dezelfde fouten of obstakels tegenkomt.
Als je binnen je organisatie geen tijd en ruimte hebt voor projectevaluaties, kun je expertise buiten je team benutten. Een onafhankelijke blik op jouw proces, de tegenslagen en het eindresultaat kunnen je inzichten geven, waar je zelf nog niet aan had gedacht. Misschien ontdek je welke projectmanagementtools, documenten en systemen tijdrovend of overbodig zijn. Of waarom projecten bij jou of binnen jouw organisatie minder soepel lopen dan je wilt.
Facilitaire en huisvestingsdoelen binnen handbereik
Het trainen en coachen van medewerkers in projectmanagement zorgt ervoor dat zij facilitaire en huisvestingsprojecten nog beter leiden. Ze leren hoe processen efficiënter kunnen. Maar ook hoe ze stakeholders betrekken en wat nodig is om projectdoelen te behalen. Zo investeer je in het succes van je toekomstbestendige (facilitaire) organisatie.
Download hier ons whitepaper
Hoe ga je om met meer werk en minder menskracht? Ontdek het in ons whitepaper ‘Verbeter je facilitaire en huisvestingsprojecten en vergroot het succes van je organisatie’. Of neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek wat HEYDAY Consultancy voor jou kan betekenen.
