<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

Een anderhalvemeter kantoor, werkt dat? 5 vragen aan Laura Kamphuis van HEYDAY

17 april

Nu de overheid van alle sectoren in Nederland vraagt om een plan op te stellen voor de anderhalvemeter economie, wordt ook het anderhalvemeter kantoor de nieuwe realiteit. Maar werkt dat? En zo ja, hoe dan? Facto sprak 5 facility- en werkplekexperts over het anderhalvemeter kantoor en stelde hen 6 vragen, waaronder ook Laura Kamphuis, workplace consultant bij HEYDAY Facility Management.

Door: Facto Magazine

Voor iedere sector zou een protocol de voorwaarde moeten zijn om op termijn weer in bedrijf te kunnen. Dat zei minister Wiebes voor de start van het ministeriële crisisberaad in Den Haag op 15 april. We moeten dus nadenken over nieuwe scenario’s, voor kantoren die voldoen aan de anderhalvemeter economie.

Wat is een 1,5 meter-kantoor en hoe ziet zo'n kantoor er uit?

“Het bewaren van 1,5 meter afstand verandert het kantoor zoals we het kennen compleet. Een werkgever kan slechts een bepaald aantal personen toelaten om een veilige afstand tot anderen te garanderen en zal ook het pand – van de indeling van werkplekken en ontvangst van bezoekers en leveranciers tot het gebruik van faciliteiten en de BHV-organisatie – opnieuw moeten inrichten.”

“Het aantal beschikbare werkplekken en overlegruimtes zal drastisch afnemen. In de praktijk betekent dit dat je als organisatie opnieuw moet prioriteren wat echt belangrijk is. Is er vooral behoefte aan ontmoeten, samenwerken, geconcentreerd werken of vergaderen? Door thuis geconcentreerd te werken blijft er op kantoor meer ruimte voor vergaderen over. De capaciteit van vergaderruimtes is bijvoorbeeld met behulp van videoconferencing uit te breiden.”

“De toepassing van vormen, kleuren en materiaal neemt een vlucht. Je kunt bijvoorbeeld met een grote cirkel op de vloer de 1,5 meter zone rondom een werkplek markeren, met pijlen op de grond looproutes aangeven en de verschillende zones in een pand accentueren met kleur. Maar ook over het gebruik van materiaal gaan we beter nadenken de komende tijd: welke materialen zijn gemakkelijk te desinfecteren? En meer van praktische aard: waar zetten we desinfectiepompjes of handgel neer?”

Wat betekent zo'n kantoor voor de bezetting?

“In een 1,5 meter kantoor is voor minder personen plek: er zijn minder werkplekken en vergadermogelijkheden. Je krijgt te maken met een bezetting die meer is uitgesmeerd over de week en minder pieken. Als je weet wat normaal gesproken de bezettingsgraad van een pand is kun je deze informatie gebruiken om ruimtes anders in te richten. Als je deze informatie niet hebt, zit er niets anders op dan te gaan testen wat werkt. Je kunt bijvoorbeeld de openingstijden van het kantoor verruimen, zodat medewerkers in shifts kunnen werken of variëren met dagen.”

"Het is een kans om de werkweek opnieuw in te delen, om af te stappen van het gebruikelijke ‘9-tot-5' en de vijfdaagse werkweek. Wellicht is het overstappen op een werkdag van 6 uur een optie voor organisaties? De overige tijd kan een medewerker besteden aan persoonlijke ontwikkeling of sport, waardoor de productiviteit waarschijnlijk zelfs hoger uitpakt dan nu.”

Welke (interne) afspraken zijn nodig als je een 1,5 meter-kantoor opent?

“De belangrijkste afspraak is: wie is wanneer op kantoor? Een app kan hierin ondersteunen, door een bepaald aantal werkplekken ter beschikking te stellen en de reservering van deze werkplek als ‘toegangskaartje’ voor het kantoorpand te hanteren. Op deze manier houd je ook direct het aantal personen in het pand onder de gestelde norm.”

“Ook over het gebruik van een werkplek of vergaderruimte zijn afspraken nodig, zowel voor medewerkers als bezoekers of leveranciers die werkzaamheden moeten uitvoeren op locatie. Dit werkt het beste als je dit in overleg met medewerkers afspreekt, zodat zij zich in de gemaakte afspraken kunnen vinden en zich er ook aan gaan houden. Er is nu behoefte aan duidelijke richtlijnen, zodat een medewerker weet waar de grens ligt. Het is in deze situatie cruciaal om continu te monitoren of het werkt op kantoor. De komende periode zal dan ook vooral in het teken staan van uitproberen en bijsturen.”

Wat betekent een 1,5 meter-kantoor voor de facilitaire services?

“Voor de lunch of een kopje koffie op de werkvloer kun je experimenteren met meerdere lunchruimtes of koffiecorners, uiteraard voorzien van ‘wachtstrepen’ op de vloer zoals je nu ook in veel winkels ziet. Ook een foodtruck op het parkeerterrein biedt mogelijkheden. Wanneer je de openingstijden van een pand verruimt, kan dit betekenen dat je naast de lunch ook een avondmaaltijd gaat aanbieden.”

“Beveiliging krijgt een grote rol in het toelaten van personen in een pand en moet het aantal personen in de gaten houden. Als een kantoorpand ’s avonds openblijft, kan het begeleiden van medewerkers naar auto of bushalte een extra service zijn die de beveiligers verlenen.”

“Qua schoonmaak kun je ‘spelen’ met tijd en frequentie, maar ook met de schoonmaakmiddelen die worden gebruikt. Om het nog niet te hebben over de BHV-organisatie: hoe ga je om met noodsituaties waarin fysiek contact nodig is? Je kunt bijvoorbeeld BHV’ers standaard uitrusten met een speciale kit.”

Op welke kosten moet je rekenen als je een 1,5 meter kantoor wilt realiseren?

“Het is lastig om hier een specifiek prijskaartje aan te hangen, want dit is voor elke organisatie anders. Wel moet geïnvesteerd worden in schoonmaak, eventueel het huren van externe vergaderruimtes, het verplaatsen van meubilair, het plaatsen van plexiglas als tussenschot bij de bureauwerkplekken. Wanneer een kantoor langer open is komen hier ook nog onder meer hogere kosten voor gas, water en licht en beveiliging bij.”

Wat is de grootste uitdaging bij het realiseren van een 1,5 meter-kantoor?

“De grootste uitdaging zit in het feit dat medewerkers anders moeten gaan werken. Ze moeten leren om te gaan met de veranderingen die doorgevoerd worden in het concept. Dit heeft veel tijd en vooral veel aandacht nodig. Ook is het een uitdaging om medewerkers verbonden te houden met elkaar en met organisatie. Hoe ga je het als organisatie faciliteren dat ze elkaar kunnen ontmoeten? Wellicht is een buddysysteem hiervoor een goede optie, waarbij je medewerkers aan elkaar koppelt. Het is vooral enorm belangrijk om te werken aan vertrouwen over en weer.”

De komende periode staan we voor de grote uitdaging om Nederland klaar te maken voor de 'anderhalvemeter economie'. Het bewaren van 1,5 meter afstand tot meer heeft grote impact op de huisvesting van een organisatie en het werkplekconcept. Weet je niet waar je moet beginnen? Onze specialisten staan voor je klaar. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.

social distancing kantoor

Delen
Gerard Dessing
Gerard Dessing is hoofdredacteur van Facto Magazine