<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

Maak in deze 5 stappen jouw werkomgeving coronaproof

9 juli, 2020

Waar moet je allemaal aan denken om een kantoor of werkomgeving volledig coronaproof in te richten? Naast het herindelen van de werkomgeving is het belangrijk om gebruikers te begeleiden, de drukte in het pand te reguleren en een nieuw dienstverleningsconcept in te richten. Wij raden – voor een succesvolle implementatie van social distancing op kantoor – dan ook een integrale aanpak aan. Volg de 5 stappen in dit blog om tot een goede basis te komen voor jouw kantoorpand.

Stap 1: Bepaal jouw aanpak

Allereerst is het belangrijk om te bepalen wat de aanpak gaat zijn van jouw organisatie. Roep je medewerkers op om nog zoveel mogelijk thuis te blijven werken of stel je de deuren al open voor (een deel van) je medewerkers? Er zijn verschillende scenario’s mogelijk die als basis kunnen dienen voor het plan van aanpak van jouw organisatie. Ons advies is om de tijdsdoorloop van deze stap zoveel mogelijk te beperken. Zorg eerst voor een goede basis en waar nodig werk je het plan van aanpak naarmate het proces bij.

Voor een opdrachtgever in Groningen is bijvoorbeeld gekozen voor het opstellen van een werken-op-kantoor rooster om de drukte in het pand te reguleren. Aangezien de opdrachtgever actief is in het sociale domein was het snel weer kunnen openen van de deuren essentieel, maar leverde dit ook diverse veiligheidsvraagstukken op. Bijvoorbeeld het gebruik van een spreekkamer; hoe kan dit veilig worden vormgegeven? Voor de doelgroep van deze opdrachtgever is het belangrijk dat men zich veilig voelt. Een behoorlijk uitdaging met de huidige maatregelen waarbij het houden van afstand verplicht is, maar veelal niet de gewenste afstandelijkheid creëert. Het realiseren van een veilige werkomgeving is in dit geval écht maatwerk.

Stap 2: Stel kaders op

Na het bepalen van jouw aanpak, is het tijd om interne kaders op te stellen. Naast deze interne kaders gelden uiteraard de richtlijnen van het RIVM. Gezien de veranderende omstandigheden is het noodzakelijk om de uitgangspunten constant bij te werken. Hoe zorg je ervoor dat niet alleen medewerkers, maar ook bezoekers, leveranciers en andere gebouwgebruikers veilig het pand kunnen binnenlopen?

Voor de opdrachtgever in Groningen hebben we bijvoorbeeld deze zeven kaders opgesteld:

  • De anderhalve meter afspraak kan altijd gehandhaafd worden
  • Schoonmaak is adequaat ingeregeld (standaard elke dag door schoonmaakbedrijf)
  • Bezoekers mogen alleen op afspraak komen en zijn alleen welkom na een gezondheidscheck
  • Op locatie zijn desinfecterende doekjes en gel beschikbaar en alle afvalbakken zijn voorzien van een afsluitende deksel
  • De werkplekken worden in principe door slechts één medewerker per dag gebruikt, tenzij er tussendoor door zowel de vertrekkende als komende medewerker de werkplek is gereinigd
  • Er zijn gedragsregels opgesteld die overal zichtbaar zijn opgehangen
  • Er zijn afspraken gemaakt over het gebruik van drukbezochte ruimtes, zoals pantry’s en het toilet

 

Stap 3: Loop een gebouwronde

Vervolgens is het zaak op te bepalen welke aanpassingen noodzakelijk zijn om jouw gebouwweer te kunnen openen. Omdat elk gebouw anders is, zal dit er ook voor elke organisatie anders uitzien. Tijdens een gebouwronde kun je in kaart brengen welke aanpassingen er op welke plek in het pand nodig zijn. Tip: zorg dat bij de rondgang belangrijke stakeholders, bijvoorbeeld de verhuurder, aanwezig zijn, zodat je gerichte afspraken kunt maken.

Op tot een oplossing op maat te komen, dien je de volgende punten hierin mee te nemen:

  • Huisvesting en inrichting: 1,5 meter afstand werkplekken, spreekkamers, looproutes, entree, liften, kantine, sanitair, vergaderruimten, inrichting, technische installatie
  • Houding en gedrag: regelgeving en afspraken, signing, communicatie
  • Facilitaire services: schoonmaak, pantry’s, beveiliging en veiligheid, ontvangst en gastvrijheid, ontvangst van goederen, ontvangst van leveranciers, ICT

 

Stap 4: Test de aangepaste werkomgeving

Na het bepalen én uitvoeren van de aanpassingen is het tijd om te testen of de gekozen aanpak ook werkt in de praktijk. Juist omdat het realiseren van een anderhalve meter kantoor veel veranderingen teweegbrengt en dus ook veel van haar gebruikers vraagt, kan het geen kwaad om de gebruiker hierin te betrekken.

Laat bijvoorbeeld een kleine pilot-groep naar kantoor komen om de nieuwe werkomgeving uit te testen. Dit creëert draagvlak in het handhaven van de nieuwe richtlijnen: onze ervaring leert dat men uit automatisme vaak moeite heeft met veranderingen op het gebied van routing. Aan de hand van deze input kun je jouw plan van aanpak finetunen en bijsturen waar nodig. Ook is het verstandig om nogmaals een gebouwronde te lopen om te kijken of je er geen punten over het hoofd hebt gezien en te checken of het voldoet aan de hand van de meest recente richtlijnen vanuit de overheid.

Stap 5: Deel de aanpak met gebruikers

Tijd om de gekozen aanpak met alle gebruikers van het pand te delen. Zet de gekozen aanpak zo kort en krachtig mogelijk op papier. Duidelijkheid is key in het realiseren van een coronaproof-kantoor. Juist door duidelijk te zijn en geen uitzonderingen te maken, houd je iedereen scherp.

Welk aanpak past bij jouw organisatie?

Bij gemeente De Fryske Marren hebben ze gekozen voor het invoeren van een dagpool om medewerkers weer op kantoor te laten werken. In deze case study lichten we toe hoe we De Fryske Marren hebben geholpen bij het maken van een passende keuze. Download hier de case study en lees het hele verhaal.

New call-to-action

Delen
Sven Waltmans
Blogger: Sven Waltmans
Junior Consultant bij HEYDAY