Met zo’n 200 medewerkers, flexplekken, radiostudio’s en editruimtes is het gebouw continu in gebruik. De werkdagen beginnen om vier uur ‘s ochtends en eindigen om middernacht, waarbij de actualiteit regelmatig zorgt voor extra dynamiek. “Of het nu verkiezingen zijn of een kampioenschap van PSV, dat betekent altijd iets voor onze facilitaire organisatie. Alles moet kloppen, op elk moment van de dag.”
De uitdaging: van ad hoc naar structuur
Hoewel de basis stond, merkte Kimberly dat veel processen in de loop der jaren organisch waren ontstaan. “Veel dingen waren gewoon zo gegroeid. Ik was gewend om meer planmatig te werken en vooruit te kijken. Hier gebeurde nog veel ad hoc.”
De ambitie om te professionaliseren werd steeds concreter. Er was behoefte aan meer structuur, duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden en vooral meer grip op processen en samenwerking. Het doel was om minder afhankelijk te zijn van individuen en de facilitaire organisatie toekomstbestendig te maken.
Inzicht en richting met HEYDAY Consultancy
Om die stap te maken, werd HEYDAY Consultancy betrokken. Samen werd gekeken naar de inrichting van de facilitaire organisatie en de gewenste situatie voor de toekomst. “We hebben echt de tijd genomen om stil te staan bij waar we naartoe willen en wat daarvoor nodig is.”
Tijdens dit traject ontstond een heldere basis. Processen, taken en verantwoordelijkheden werden vastgelegd en er werd gewerkt aan een duidelijke structuur binnen het team. “Het op papier zetten van alles maakte een wereld van verschil. Het gaf overzicht en houvast.”
Van plan naar praktijk met HEYDAY Interim
De stap van inzicht naar uitvoering bleek cruciaal. Toen Kimberly tijdelijk uitviel en er tegelijkertijd meerdere projecten liepen, werd duidelijk dat extra capaciteit en expertise nodig was. Via HEYDAY Interim startte Britt Vierwind als Facilitair Coördinator bij Omroep Brabant. “Het was niet alleen een kwestie van capaciteit. Ik zocht ook iemand met wie ik kon sparren en die helpt om het plan daadwerkelijk tot leven te brengen.”
Britt pakte die rol direct op. Ze maakte zich snel wegwijs in de organisatie en ging aan de slag met het verder uitwerken en implementeren van de plannen. “Ze kon eigenlijk meteen meedraaien. Dat ging heel soepel en natuurlijk.”
Samen bouwen aan structuur en samenwerking
De samenwerking tussen Kimberly en Britt wordt gekenmerkt door duidelijkheid en eigenaarschap. Taken werden verdeeld en projecten kregen een duidelijke eigenaar, terwijl er tegelijkertijd ruimte bleef om elkaar te ondersteunen.
Een belangrijk onderdeel van deze ontwikkeling was het activeren van het FMIS-systeem, dat eerder nauwelijks werd gebruikt. Door dit systeem centraal te stellen in de werkwijze, ontstond meer overzicht en grip. “Doordat we het team meenemen in waarom we dingen doen, zie je dat het echt gaat leven. Je kunt dan niet alleen beter samenwerken, maar ook vooruitkijken en trends signaleren.”
Wat Kimberly vooral waardeert, is de daadkracht van Britt. “Ze laat dingen niet liggen. Als iets geregeld moet worden, dan gebeurt het ook. Ze bijt zich echt vast in projecten.”
Concrete resultaten en zichtbare impact
De inzet van Britt heeft op meerdere vlakken impact. Zo wordt er gewerkt aan een Power BI-dashboard dat inzicht geeft in facilitaire data en prestaties. “We zien nu dingen die we eerder niet zagen. Dat helpt ons om beter te sturen en keuzes te maken.”
Ook op het gebied van onderhoud werd een belangrijke stap gezet. Waar eerder veel reactief werd gehandeld, is er nu meer focus op vooruitkijken en plannen. “We zijn echt de stap aan het maken van reactief naar proactief. Dat geeft rust en voorkomt problemen.”
Daarnaast worden projecten daadwerkelijk gerealiseerd, ook wanneer deze complex waren of afhankelijk van meerdere partijen. De vasthoudendheid in de uitvoering zorgde ervoor dat plannen niet bleven liggen, maar daadwerkelijk werden doorgevoerd.
Ruimte voor strategie en groei
Misschien wel de grootste verandering is de ruimte die is ontstaan voor de strategische kant van facility management. “Doordat er nu een stabiele basis ligt, heb ik de ruimte om me bezig te houden met contractbeheer, SLA’s en de lange termijn. Dat was hiervoor simpelweg niet mogelijk.” De facilitaire organisatie staat steviger dan ooit en is beter voorbereid op de toekomst.
Vooruitkijken: bouwen op een stevige basis
De komende periode staat in het teken van borging en verdere ontwikkeling. “We willen ervoor zorgen dat alles wat we hebben opgebouwd ook blijft staan. Van daaruit kunnen we verder bouwen.” De organisatie beweegt richting een nieuwe structuur, waarin facility management een duidelijke en stevige positie inneemt binnen de afdeling Technology & Services.
De kracht van een betrokken partner
Voor organisaties met vergelijkbare vraagstukken heeft Kimberly een duidelijke boodschap. “Begin met inzicht. Ga het gesprek aan binnen je organisatie en breng in kaart waar je staat. Van daaruit kun je gericht verbeteren, zonder je eigen identiteit te verliezen.”
De samenwerking met HEYDAY speelt daarin een belangrijke rol. “HEYDAY is een betrokken partner in het hele traject. Er wordt echt meegedacht, met nuance en verschillende opties. Dat maakt het verschil.”
