<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

4 mogelijke scenario’s voor social distancing op de werkvloer

6 juli, 2020

Waar de ene organisatie het thuiswerken omarmt, kan de andere organisatie niet wachten om haar werknemers weer op kantoor te verwelkomen. Wanneer je ervoor kiest om medewerkers weer op kantoor te laten werken, moet je nadenken over de wijze waarop je dit faciliteert. In grote lijnen zijn er vier social distancing-scenario’s mogelijk, elk met eigen voor- en nadelen. In dit blog zetten we deze scenario’s voor je op een rij.

scenario social distancing werkvloer

Als facilitair manager is het jouw taak te zorgen voor een prettige, gezonde en veilige werkomgeving. Om te bepalen hoe medewerkers weer op kantoor kunnen werken, is het verstandig eerst te kijken wat de impact van de social distancing-richtlijnen op jouw werkomgeving is. In een gemiddeld kantoorpand blijkt dat, na handhaving van de anderhalve meter-richtlijn, nog zo’n 33 procent van de werkplekken in tact blijft. Wanneer je dit helder hebt, kun je het scenario kiezen wat het beste past.

Scenario 1 - Het reserveren van werkplekken

Je kunt ervoor kiezen om de werkplekken die beschikbaar zijn open te stellen op basis van een reservering. Dit betekent dat een medewerker, voorafgaand aan zijn of haar bezoek aan kantoor, een veilige werkplek reserveert. De reservering geldt als ‘toegangsbewijs’ voor het pand, waardoor het de drukte in het pand kan reguleren. Je kunt dit via een reserveringstool beschikbaar stellen aan je medewerkers. Bij HEYDAY maken we gebruik van ons reserveringssysteem iBASX.

Het grote voordeel van dit scenario is dat medewerkers zelf kunnen bepalen wanneer ze op kantoor willen komen werken. De toestroom van medewerkers is tevens controleerbaar: als alle werkplekken bezet zijn, kan een medewerker niet meer reserveren en dus niet meer komen. Wel is er een investering nodig, want er moet een nieuw systeem aangeschaft worden. Dit systeem kan, wanneer de maatregelen verder versoepeld worden, wel actief blijven.

Scenario 2 - Het invoeren van een dag-pool

Het tweede scenario is het opzetten van een pool of het werken in shifts. Dit betekent dat er vooraf bepaald wordt welke medewerker wanneer op kantoor mag komen werken. Je kunt dit opdelen in dagen, waarbij elke groep een specifieke dag aanwezig is. Je bepaalt in dit scenario ook vooraf wie aan welk bureau mag werken.

Het invoeren van een dagpool biedt elke medewerker de mogelijkheid om op kantoor te komen werken. Je voorkomt dat steeds dezelfde mensen de beschikbare werkplekken ‘claimen’, waardoor dit systeem eerlijker is. Wel is er weinig flexibiliteit mogelijk, want medewerkers mogen slechts tijdens hun shift op kantoor komen. Een medewerker is in een bepaalde groep ingedeeld en zal dus ook alleen collega’s uit dezelfde groep op kantoor tegenkomen. Een groot voordeel van dit systeem is wel dat er in principe geen investering nodig is.

Scenario 3 - Het invoeren van een dagdeel-pool

Het derde scenario lijkt sterk op het tweede scenario. Het verschil zit in de dagindeling van de shifts. Waar een medewerker in het tweede scenario een gehele dag op kantoor aanwezig is, ligt de nadruk in dit scenario op een specifiek dagdeel. Je kunt de dag in tweeën opsplitsen, bijvoorbeeld een shift van 07.00-12.00 uur en 13.00-18.00 uur. De werkplekken die beschikbaar zijn, worden vooraf ingedeeld.

Op deze manier kan een organisatie per dag meerdere medewerkers toegang tot het kantoor verlenen. Een medewerkers is weer wat flexibeler in het aantal momenten dat hij of zij op kantoor mag komen en collega’s kan zien. Een groot nadeel is wel dat er een extra schoonmaakronde nodig is, omdat de werkplekken tussen de shifts door gedesinfecteerd moeten worden. Er gaat in dit scenario wel meer werktijd verloren, omdat er bij de wisseling van shift gereisd moet worden. Ook is de kans op besmetting in dit scenario groter omdat er per dag meer medewerkers op locatie samenkomen.

Scenario 4 - Thuis werken, tenzij…

Een mogelijkheid blijft natuurlijk ook om medewerkers de komende tijd nog zoveel mogelijk vanuit huis te laten werken. In dit vierde scenario blijven de medewerkers thuis werken, tenzij dit niet mogelijk is. Voorafgaand aan een bezoek aan het kantoor moet overleg met een leidinggevende plaatsvinden, die kan bepalen of een bezoek noodzakelijk is of niet. Dit betekent dat in dit scenario de teammanagers een actievere rol krijgen.

Het grote voordeel van dit scenario is dat er relatief weinig aanpassingen in het kantoorpand nodig zijn, waardoor het weinig financiële investeringen vraagt. Veel medewerkers zijn de afgelopen periode al grotendeels gewend geraakt aan het werken op afstand. Wel is er minder kans op fysieke samenwerking, wat de motivatie van medewerkers negatief kan beïnvloeden. Op den duur kan een investering voor een goede thuiswerkplek wel noodzakelijk zijn.

Welk scenario past bij jouw organisatie? Bij gemeente De Fryske Marren hebben ze gekozen voor het invoeren van een dagpool om medewerkers weer op kantoor te laten werken. In deze case study lichten we toe hoe we De Fryske Marren hebben geholpen bij het maken van een passende keuze. Download hier de case study en lees het hele verhaal.

New call-to-action

Delen
Lyske Braaksma
Consultant bij HEYDAY