<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

Handdoekje leggen op kantoor: bezetting vs. benutting van de werkomgeving

20 november

Het is de grootste irritatie onder vakantiegangers: handdoekje leggen en daarmee de ligbedden bij het zwembad urenlang bezet houden, zonder überhaupt in de buurt te zijn. Gevolg: je moet voor dag en dauw je bed uit om een fijn ligbedje te bemachtigen of je hebt de rest van de dag geen fijne plek. Dezelfde situatie doet zich ook voor op kantoor. Maar hoe ga je hier mee om?

Veel werknemers claimen in de ochtend een bureau, om de rest van de dag verzekerd te zijn van een fijne werkplek. Echter zijn ze vervolgens vaak het grootste gedeelte van de dag nergens te bekennen, omdat ze in vergadering zitten of andere verplichtingen hebben. Herkenbaar? Dan heb je bij jou op kantoor te maken met claimgedrag.

Gemakzucht of gewoonte

Kantoorgebruikers willen over het algemeen gewoon op een comfortabele plek hun werk kunnen doen. Ze komen binnen, leggen hun spullen ergens neer, halen een kopje koffie en gaan een vergadering in. Zonder erbij stil te staan dat ze een werkplek onnodig bezet houden, waardoor iemand anders wellicht op zoek moet naar een geschikte werkplek. Dit zorgt voor onnodig veel onrust op de werkvloer.

Veel medewerkers zijn van oudsher gewend om een vaste werkplek te hebben. Dit strookt niet met de concepten die in het bedrijfsleven uitgerold worden: veel organisaties zijn inmiddels overgestapt op flexwerken of activiteit gerelateerd werken. De oude gewoonten zijn echter hardnekkig en veel medewerkers vinden dat ze nog steeds recht hebben op een eigen werkplek.

Combineer deze oude gewoonten met de angst om naast een bureau te grijpen en voilà: je krijgt te maken met ‘handdoekje leggen’. Hierdoor voelt een kantoor vaak overvol, terwijl in de praktijk blijkt vaak dat er genoeg werkplekken in een kantoorpand aanwezig zijn; medewerkers gaan gewoonweg niet op de juiste manier met de beschikbare ruimte om.

Inzicht in bezettingsgraad helpt

De sleutel tot efficiënt ruimtegebruik ligt in het gedragsaspect, waarbij inzicht helpt om het probleem boven tafel te krijgen. Het uitvoeren van een bezettingsgraadmeting biedt uitkomst: het geeft aan in welke mate de capaciteit van – in dit geval – een kantoorpand wordt gebruikt en benut.

Zonder inzicht in de bezettingsgraad van een pand weet je niet of een pand optimaal benut wordt of dat het slechts lijkt alsof er te weinig plekken zijn door claimgedrag. Aan de hand van de resultaten van een bezettingsgraadmeting kun je achterhalen of dit in jouw kantoorpand van toepassing is of dat het slechts een gedragskwestie is. In dit geval geldt dus echt: meten is weten!

Je kunt een bezettingsgraadmeting op verschillende manieren aanpakken. Bijvoorbeeld door op meerdere momenten per dag te noteren hoeveel werkplekken op dat moment bezet zijn. Hiernaast is het ook mogelijk om dit te automatiseren met behulp van moderne technologische oplossingen, zoals met sensoren die bezetting meten. Het continu meten van de bezetting en benutting van een gebouw biedt duidelijke inzichten.

Zo kan je bijvoorbeeld zien in welke ruimtes over- en onderbezetting is en wanneer je ook de informatie van reserveringen meeneemt, waar een hoog percentage no-shows is. Het plaatsen van een structurele reservering van een vergaderruimte, maar het vervolgens niet annuleren als de vergadering verplaatst wordt of niet doorgaat, is tenslotte ook een vorm van ‘handdoekje leggen’.

Ook kun je zien op welk moment van de week er structureel te weinig plek is. Deze data kun je gebruiken ter onderbouwing van gesprekken en discussies met betrekking tot je huisvesting, werkomgeving en groei of krimp van je personeelsbestand.

Gesprek belangrijker dan ooit

In dit verhaal is data slechts een middel om inzicht te genereren in het gebruik van een gebouw. Het efficiënter benutten van een gebouw vraagt ook wat van jou als facility manager. Het is meer dan ooit belangrijk dat je het gesprek aan gaat met gebruikers van het kantoorpand waarvoor jij verantwoordelijk bent.

Zo kun je knelpunten achterhalen en deze samen met de gegenereerde data bespreken. Er kunnen afspraken gemaakt worden over no-shows. Of als vergaderruimtes de ene dag overbezet zijn, en de andere dag onderbezet, kun je collega’s vragen op andere dagen te gaan vergaderen. Aan inefficiënte bezetting en benutting van gebouwen komt daarmee ook een einde.

Wil jij weten of je slim met je werkplekken omgaat? We hebben ruime ervaring in het uitvoeren van bezettingsgraadmetingen en laten graag zien hoe je het maximale uit zowel pand als medewerker kunt halen. Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.

Delen
Linda de Bruijn
Product Owner iBASX bij HEYDAY