Je ontvangt elke maand rapportages over de catering, bezettingsgraden en het afvalmanagement. Je FMIS geeft je wekelijkse overzichten over het aantal facilitaire meldingen. En je schoonmaakpartner stuurt dashboards met prestatie-indicatoren. Toch blijf je met vragen zitten. Moet je nu investeren in extra werkplekken of juist afschalen? Waarom zijn de energiekosten op dinsdag altijd hoger? En hoe weet je of je gebruikers daadwerkelijk tevreden zijn met je facilitaire dienstverlening?
In deze blog lees je hoe de Facility Data Scan je helpt om overzicht te krijgen in de berg aan facilitaire data die je dagelijks ontvangt. Je ontdekt welke data je al in huis hebt, hoe je deze kunt verbinden en vertalen naar waardevolle inzichten. Zo zet je met de Facility Data Scan de eerste stap richting écht datagedreven facility management.
Data die je niet kent, kun je niet benutten
Het probleem is niet dat je te weinig data hebt. Het probleem is dat je niet weet welke data je al in huis hebt, waar ze zich bevinden en vooral hoe je ze slim inzet om betere beslissingen te nemen. Je voelt dat er kansen liggen, maar de puzzelstukjes blijven verspreid liggen over verschillende systemen, Excel-sheets en partijen.
Veel facilitaire organisaties zitten op een verborgen goudmijn aan informatie. Neem bijvoorbeeld de meldingen in je FMIS. Op het eerste gezicht gewoon een lijst met storingen en klachten. Maar als je dieper kijkt, zie je patronen ontstaan. Welke ruimtes genereren structureel meer meldingen? Op welke tijdstippen komen bepaalde problemen terug? Die informatie vertelt je iets over de kwaliteit van je gebouw, maar ook over hoe intensief bepaalde plekken gebruikt worden.
Of denk aan de data die je schoonmaakpartner verzamelt. Hoeveel tijd besteden zij aan welke ruimtes? Waar komen de meeste meldingen vandaan? Deze informatie kun je koppelen aan je bezettingsdata en ontdekken dat je de tijd misschien niet optimaal verdeeld. Wellicht maak je intensief schoon op momenten dat ruimtes nauwelijks gebruikt worden, terwijl drukke plekken juist meer aandacht verdienen. Het echte potentieel zit vaak in de combinatie van databronnen die je nu los van elkaar bekijkt. Om die verbinding te leggen, is het van belang dat je inzichtelijk krijgt wat je hebt en hoe betrouwbaar alle data zijn.
Van verzamelen naar begrijpen
Hier komt de Facility Data Scan in beeld. Geen standaard scan waarbij iemand een checklist afloopt, maar een gedegen verkenning van jouw complete facilitaire datalandschap. We duiken samen in je systemen, praten met je medewerkers en je ketenpartners, en brengen in kaart welke data beschikbaar zijn en welke data ontbreken om jouw facilitaire doelen te bereiken.
We onderzoeken niet alleen welke data en tools je gebruikt, maar ook hoe je team momenteel met data werkt. Welke rapportages maak je handmatig? Waar loop je tegenaan? Welke vragen kun je nu niet beantwoorden? Door met vertegenwoordigers van alle facilitaire disciplines te spreken, krijgen we zicht op de echte informatiebehoefte van jouw organisatie.
Daarnaast betrekken we actief je ketenpartners bij het proces. Want jouw schoonmaakpartner, cateringdienst of beveiligingsbedrijf bezit waardevolle data die jij kunt benutten. Omgekeerd hebben zij baat bij informatie uit jouw organisatie. Denk aan bezettingsdata die je schoonmaakpartner helpen om flexibeler te plannen. Deze samenwerking levert vaak de meest verrassende inzichten op; kansen die je nooit had ontdekt als je alleen naar je eigen systemen had gekeken.
Begin met inzicht, eindig met impact
De Facility Data Scan is de eerste stap richting datagedreven facility management. Een stap die je laat zien waar je staat en welke route je kunt nemen. Geen overweldigende transformatie, maar een heldere start vanuit jouw huidige situatie.
Concreet krijg je een overzicht van alle databronnen die je nu gebruikt, inclusief een duidelijk oordeel over hun betrouwbaarheid en bruikbaarheid. Je ziet in één oogopslag welke systemen goed met elkaar samenwerken en waar onnodige handmatige handelingen tijd kosten. Daarnaast krijg je een praktische lijst met aanbevelingen. Van kleine verbeteringen die je deze week al kunt doorvoeren, tot strategische projecten die op de langere termijn impact maken.
Meer weten over datagedreven werken?
Wil je de stap maken van ruwe data naar wijsheid? Download dan ons whitepaper 'Datagedreven facility management’. Hierin ontdek je de zeven principes van datagedreven werken, het DIKW-model en praktijkvoorbeelden van organisaties die de slag al gemaakt hebben. Benut voortaan ook de verborgen waarden in jouw facilitaire data.
Onze consultants staan klaar om je hierbij te begeleiden. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen kunnen we de eerste stappen zetten naar een data-gedreven FM-aanpak die past bij jouw organisatie en doelen. Of download hieronder onze whitepaper over datagedreven facility management.
.jpg)
