<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

5 do’s & don’ts voor het realiseren van een anderhalve meter kantoor

20 juli, 2020

Het realiseren van een anderhalve meter kantoor is veel werk, waarbij een goede voorbereiding essentieel is. Wat zijn zaken om rekening mee te houden bij het implementeren van social distancing op de werkvloer? In de afgelopen periode hebben we veel organisaties geholpen bij dit vraagstuk. In dit blog bespreken we een aantal do’s en don’ts, zodat je goed beslagen ten ijs komt. Doe er je voordeel mee!

dos donts social distancing kantoor

Do: Plan een testfase

Juist omdat het realiseren van een anderhalve meter kantoor veel veranderingen teweegbrengt, het voor iedereen nieuw is en dus ook veel van de gebruikers vraagt, raad ik aan om een testfase in te plannen. Het is verstandig om het traject net aan te vliegen als een andere implementatie, waarbij pilots gebruikelijk zijn, zoals bij een aanpassing van een werkconcept.

Ook in het geval van social distancing is het verstandig om gebruikers de ruimte te geven om hun feedback te melden bij één centraal punt, bijvoorbeeld via het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Neem een vastgestelde periode om de feedback en opmerkingen te monitoren, evalueer de feedback en stuur bij waar nodig. Een vraag of opmerking hoeft niet direct verwerkt te worden en kan zelfs afgewezen worden, mits goed onderbouwd. Door gebruikers mee te laten denken over hoe social distancing in hun kantoor vorm krijgt, zullen ze eerder achter de maatregelen staan en hier ook beter in mee gaan. En dit is belangrijk, aanegzien we er inmiddels vanuit gaan dat deze oplossingen en aanpassingen voor een lange periode nodig zijn.

Don’t: Veel uitzonderingen maken

Duidelijkheid is key in het realiseren van een coronaproof-kantoor. We hebben dit ook goed kunnen zien bij de persconferenties van de overheid. Ons advies: keep it clean and simple. Zet je aanpak op papier, durf hierin keuzes te maken en beargumenteer waarom je deze keuzes maakt. Zo schep je duidelijkheid en is er weinig ruimte voor eigen interpretatie.

Wanneer er weer meer collega’s naar kantoor terugkeren, zal je sneller geneigd zijn om uitzonderingen te maken in bepaalde situaties. Want dit is toch niet handig voor persoon X of Y? Onze ervaring leert dat het maken van uitzonderingen het juist alleen maar ingewikkelder maakt om goed te kunnen handhaven en een veilige werkomgeving te garanderen. Juist door duidelijk te zijn en geen uitzonderingen te maken, houd je iedereen scherp. Mocht er een specifieke situatie zijn waarin je écht een uitzondering moet maken, bijvoorbeeld als het gaat om looproutes voor de catering, wees hier dan duidelijk over richting alle gebouwgebruikers. Zo voorkom je scheve gezichten.

Do: Betrek de afdeling interne communicatie

Wanneer je bepaalde keuzes hebt gemaakt om het kantoorpand coronaproof in te richten, geeft het vertrouwen als je dit ook op een nette, professionele manier naar buiten brengt. Het is hierin verstandig om de samenwerking te zoeken met de afdeling interne communicatie. Zij kunnen helpen bij het realiseren van communicatie uitingen die passen binnen de huisstijl van jouw organisatie.

In de afgelopen periode hebben veel organisaties snel moeten schakelen om 1,5 meter afstand te kunnen borgen in hun pand. Dit zie je ook terug in de praktijk, bijvoorbeeld in de vorm van rommelige en omgekrulde A4-tjes of duck-tape op de vloer om 1,5 meter afstand aan te geven. Juist door hier nét iets meer tijd en energie in te steken, kun je medewerkers het vertrouwen geven dat er goed over de aanpak is nagedacht en schep je vertrouwen.

Don’t: Schiet met losse flodders

Waar moet je allemaal aan denken om een kantoor volledig coronaproof in te richten? Er zijn veel verschillende elementen die aandacht nodig hebben om in het volledige kantoor anderhalve meter afstand te kunnen bewaren. Voor een succesvolle implementatie van social distancing op kantoor is een integrale aanpak aan te raden. Onze tip: bekijk het pand en de werkomgeving als één geheel.

Focus je bijvoorbeeld niet alleen op het opschroeven van de schoonmaak. Je kunt ervoor kiezen om contactpunten vaker schoon te maken, zoals deurposten of lichtknopjes. Het werkt nog effectiever als je het combineert met andere maatregelen. Zo is er nu ook een speciale haak ontwikkeld die een medewerker kan gebruiken om minder contactpunten aan te raken. Je kunt er deuren mee openen en de koffieautomaat mee bedienen.

Do: Zet het facilitaire team in de picture

Last but not least: je hebt een goed facilitair team nodig. Het is een uitgelezen kans om de facilitaire afdeling (weer) op de kaart te zetten binnen jouw organisatie. De toegevoegde waarde van facilitaire dienstverlening is nu zichtbaarder dan ooit, dus zorg dat je als facilitair team ook zichtbaarder bent dan ooit. Zonder facilitaire dienstverlening is het niet mogelijk om de deuren van het kantoor weer te kunnen openen.

Hulp nodig bij het implementeren van social distancing?

Zoals gezegd hebben we in de afgelopen periode al veel organisaties geholpen om hun kantoren klaar te maken voor het bewaren van anderhalve meter afstand. Onze ‘back-to-work’ service ondersteunt organisaties zowel bij het fysiek klaarmaken van de werkomgeving, het begeleiden van medewerkers, het effectief benutten van de beschikbare ruimte als een juiste inzet van de beschikbare faciliteiten. Ook hebben een app ontwikkeld die kantoorgebruikers in staat stelt om de afstand van anderhalve meter tussen medewerkers te bewaren.

Wil je hier meer over weten? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.

social distancing kantoor

Delen
Miranda de Jong
Workplace Consultant bij HEYDAY