<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

Corona & capaciteit: 3 tips om de beschikbare ruimte in een 1,5-meter kantoor optimaal te benutten

18 mei

Juist in deze tijd waarin de capaciteit van een kantoorpand drastisch omlaag gaat, is het in kaart brengen en sturen op de bezettingsgraad een hot topic. Uit onderzoek blijkt dat in een 1,5-meter kantoor nog slechts 40% van de werkplekken te gebruiken is. Bovendien is een werkgever genoodzaakt om een beperkt aantal personen tegelijkertijd in een pand toe te laten om een veilige afstand tot anderen te kunnen garanderen. Maar hoe ga je op een goede manier om met de beschikbare ruimte in een 1,5-meter kantoor?

Het bewaren van 1,5 meter afstand verandert het kantoor zoals we het kennen compleet. In de normale situatie kan elke medewerker op elk gewenst moment een kantoorpand in en uit lopen. In een 1,5-meter kantoor -waar social distancing de norm is- is dit niet meer het geval. Om een werkplek met voldoende afstand tot anderen te kunnen garanderen, is een werkgever zoals gezegd genoodzaakt om een maximum in te stellen voor het aantal toe te laten personen in een pand en het aantal werkplekken en vergaderruimtes drastisch te verlagen.

In een 1,5-meter kantoor is simpelweg voor minder personen plek: in de huidige situatie zijn minder werkplekken en vergadermogelijkheden. Maar hoe haal je meer uit de beschikbare ruimte in een 1,5-meter kantoor? In dit blog zetten we een aantal tips op een rij.

1. Gebruik een reservering als toegangskaartje

Om het aantal personen in een pand onder de gestelde norm te houden, is het verstandig om te starten met het reserveren van de beschikbare werkplekken en vergaderruimtes. Een app kan hierin ondersteunen, door een bepaald aantal werkplekken ter beschikking te stellen en de reservering van deze werkplek als ‘toegangskaartje’ voor het kantoorpand te zien. Wanneer je geen werkplek of vergaderruimte hebt gereserveerd mag je simpelweg het kantoor niet in.

Zo voorkom je niet alleen dat een medewerker voor niets naar kantoor komt, omdat hij of zij er niet meer in mag. Elke medewerker is op deze manier ook verzekerd van een werkplek of vergaderruimte op veilige afstand van anderen.

2. Laat mensen ‘inchecken’ op een werkplek of vergaderruimte

Als een medewerker een werkplek of vergaderruimte reserveert, kan het alsnog zo zijn dat hij of zij niet komt opdagen. Dit is in de situatie waarbij je een werkplek of vergaderruimte als ‘toegangskaartje’ hanteert niet wenselijk. Door medewerkers op hun gereserveerde werkplek of vergaderruimte in te laten checken breng je in kaart of de ruimte ook daadwerkelijk gebruikt wordt.

Indien je gebruikmaakt van werkpleksensoren in combinatie met een reserveringssysteem, bestaat de mogelijkheid om een werkplek of vergaderruimte vrij te geven wanneer een ‘no show’ wordt opgemerkt. Zo geef je andere medewerkers de ruimte om wel van de werkplek of vergaderruimte gebruik te maken.

3. Investeer in bewustwording van medewerkers

Het gebruik van de beschikbare werkplekken en overlegruimtes valt of staat met hoe een gebruiker met de beschikbare ruimte om gaat. Het is dus erg belangrijk om te investeren in het bewustzijn van je medewerkers. Hoewel het automatisch annuleren van een reservering ruimte geeft voor anderen, is het natuurlijk beter om dit niet zo ver te laten komen.

In de huidige situatie is het extra belangrijk om medewerkers erop te wijzen dat, wanneer ze alsnog geen gebruik maken van een gereserveerde werkplek of vergaderruimte, ze zelf de reservering moeten annuleren. Het claimen van een werkplek of vergaderruimte is door de minimale capaciteit van een 1,5-meter kantoor gewoonweg extra storend.

De komende periode staan we voor de grote uitdaging om Nederland klaar te maken voor de 'anderhalvemeter economie'. Het bewaren van 1,5 meter afstand tot anderen heeft grote impact op de huisvesting van een organisatie en het werkplekconcept. Weet je niet waar je moet beginnen? Onze specialisten staan voor je klaar. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.

social distancing kantoor

Delen
Martine Hinrichs
Product Owner Meet-Team bij HEYDAY