<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

Terug naar kantoor: zo ziet het anderhalvemeter kantoor van HEYDAY eruit

11 juni, 2020

Het wordt langzaamaan weer wat drukker op kantoor. Nu de coronamaatregelen stap voor stap versoepeld worden, keert ook het kantoorpersoneel terug naar de werkvloer. Maar hoe ga je coronaproof weer aan het werk? In de afgelopen periode hebben we veel organisaties geholpen om hun kantoren klaar te maken voor een terugkeer naar kantoor. Ook onze eigen kantoren zijn inmiddels ingericht op basis van anderhalvemeter. In dit blog delen we graag hoe we dit hebben aangepakt.

anderhalvemeter kantoor heyday

Het uitgangspunt blijft: werk zoveel mogelijk vanuit huis. Toch komt er langzaamaan ook weer wat ruimte om op kantoor te werken. Om dit mogelijk te maken is er binnen HEYDAY een werkgroep samengesteld. De aanpak was tweeledig: welke aanpassingen zijn nu nodig om aan de coronamaatregelen te voldoen? En wat betekent dit voor de toekomst?

Aanpak op de korte termijn

Om een kantoor op korte termijn weer open te kunnen stellen voor medewerkers, bezoekers, leveranciers en andere gebouwgebruikers is het doorvoeren van een aantal aanpassingen noodzakelijk. In afstemming met onze directie hebben we verschillende scenario’s in kaart gebracht en is het herindelen van de werkomgeving stap één geweest.

Voor het herinrichten van onze eigen kantoren hebben we de plattegrond van ons pand als uitgangspunt genomen. Op basis van de plattegrond is bepaald welke werkplekken wel en vooral niet meer te gebruiken zijn in de nieuwe situatie en zijn looproutes aangebracht. Naast het reduceren van het aantal werkplekken, is ook de capaciteit in vergaderzalen en andere ruimtes aangepast om ook in deze ruimtes voldoende afstand te bewaren. Vergeet bovendien niet om de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) bij te werken, zodat je weet dat je risico’s op de juiste manier geborgd zijn.

In de aanpak voor de korte termijn ligt de focus vooral op het creëren van een veilige werkomgeving, waarbij we gebruikers handvatten aanreiken om afstand te bewaren. Je kunt hierbij denken aan het afstemmen van kantoorgebruik, het toepassen van éénrichtingsverkeer en het aanbrengen van ‘wachtstrepen’ bij pantry’s, toiletten, printers en andere plekken waar veel mensen samenkomen. Aanvullend hebben we het dienstverleningsconcept van het pand aangepast op de nieuwe situatie. Wat betekent deze situatie bijvoorbeeld voor het schoonmaakprogramma of catering?

Aanpak voor de langere termijn

Om ook op lange termijn aan social distancing op kantoor te kunnen voldoen, is aandacht voor het gebruik van de werkomgeving cruciaal. Wanneer steeds meer kantoorgebruikers weer naar de werkvloer komen, is de kans ook groter dat ze vervallen in oude gewoontes en er ook meer knelpunten in het gebouw ontstaan. Naast het herindelen van de werkomgeving is het dan ook belangrijk om gebruikers te begeleiden en de drukte op kantoor te reguleren.

Voor het reguleren van de drukte op ons eigen kantoor maken we gebruik van onze app iBASX. Elke medewerker die weer op kantoor wil komen werken doet dit op vrijwillige basis en boekt voorafgaand aan zijn of haar bezoek een werkplek via het platform. De medewerker is zo verzekerd van een werkplek op veilige afstand van anderen en staat niet voor een dichte deur omdat het maximum aantal personen in het pand al is bereikt. Zo voorkomen we dat er veel meer collega’s naar kantoor komen dan het afgesproken percentage. Bovendien kunnen we op deze manier de bezetting monitoren en zien we welke werkplekken en vergaderruimtes veel worden gebruikt. Aanvullend helpt iBASX ons om bij een COVID-19 bestemming eenvoudig te achterhalen welke gebouwgebruikers mogelijk in contact zijn geweest met een besmet persoon.

Hoewel we ons de afgelopen periode grondig in de materie hebben verdiept, geldt ook voor ons dat we de komende tijd de vinger aan de pols moeten houden in onze panden. Wat werkt wel en wat werkt vooral niet? Dit zal moeten blijken. Onze aanpak is dan ook niet in beton gegoten, maar past zich aan op de wensen en behoeften en gedrag van onze medewerkers.

Hulp nodig?

Zoals gezegd hebben we in de afgelopen periode al veel organisaties geholpen om hun kantoren klaar te maken voor het bewaren van anderhalvemeter afstand. Onze ‘back-to-work’ service ondersteunt organisaties zowel bij het fysiek klaarmaken van de werkomgeving, het begeleiden van medewerkers, het effectief benutten van de beschikbare ruimte als een juiste inzet van de beschikbare faciliteiten. Ook hebben een app ontwikkeld die kantoorgebruikers in staat stelt om de afstand van anderhalve meter tussen medewerkers te bewaren.

Wil je hier meer over weten? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.

social distancing kantoor

Delen
Emiel Roos
Blogger: Emiel Roos
Manager Quality & Safety bij HEYDAY