Het is een herkenbaar scenario binnen het MKB: je bedrijf is nog niet al te groot en je ontvangt niet extreem vaak gasten voor een afspraak. De telefoon gaat geregeld of zelfs de hele dag door, maar die kan toch gewoon beantwoord worden door één van de kantoormedewerkers? Een professioneel ontvangst met een receptie is dus absoluut niet nodig.
Maar is dat wel zo? De medewerkers van jouw organisatie worden namelijk gedurende de dag constant gestoord door allerlei binnenkomende telefoontjes, de deurbel of het binnenlopende bezoek.
Het ontbreken van een receptie is niet alleen een onpersoonlijk ontvangst voor je bezoekers, maar ook een dagelijkse verstoring in de concentratie van je medewerkers. Zeker nu het kantoor steeds meer het karakter krijgt van een ontmoetingsplek, waar medewerkers, bezoekers en klanten continu in- en uitlopen om elkaar te ontmoeten.
Wat zou dan een passende oplossing zijn? Voeg een receptionist, office host of hospitality professional toe aan jouw ontvangst en iedereen kan zich weer richten op zijn eigen takenpakket. Door het aanstellen van een expert op de receptie krijgt bovendien de ontvangstbeleving van jouw organisatie een boost en ben je beter voorbereid op de toekomst. Petra de West, general manager HEYDAY Hospitality, zet de voordelen op een rij.
Voordeel 1: Minder afleiding voor kantoormedewerkers
Zoals al even aangestipt, ligt in een moderne werkomgeving afleiding op de loer. Kijk eens om je heen op de gemiddelde werkplek; niet alleen worden medewerkers snel afgeleid door Facebook-notificaties, kletsende collega’s en een snel vollopende mailbox. Maar ook nevenwerkzaamheden die eigenlijk niet bij de kerntaken van een medewerker horen, vormen een belangrijke bron van stagnatie - en wellicht ook irritatie - wanneer het aankomt op productiviteit.
Petra de West: “Vaak vergeten bedrijven dat kleine taken die niet bij iemands kernactiviteiten horen een grote stoorzender kunnen zijn in het dagelijkse werk. Uit onderzoek blijkt dat een medewerker 23 minuten nodig heeft om, als hij of zij gestoord is, weer geconcentreerd te kunnen werken. Een juiste invulling van de receptie kan dit wegnemen.”
Voordeel 2: De ontvangstbeleving krijgt een boost
Het spreekt voor zich dat wanneer een bedrijf dat gespecialiseerd is in hospitality het ontvangst overneemt, er ook een professionaliseringsslag plaatsvindt. Enerzijds worden de taken die nu door collega’s worden uitgevoerd professioneler gedaan, anderzijds kunnen je medewerkers zich weer richten op hun eigen kerntaken wat hun productiviteit ten goede komt. Dit leidt tot zowel meer tevredenheid aan klantzijde als bij medewerkers. De werkomgeving wordt immers prettiger en meer gastvrij.
Petra de West: “Je kunt als organisatie maar één keer een goede eerste indruk maken. Onderzoek toont aan dat deze eerste indruk al binnen de eerste zes seconden wordt gevormd. Hoewel elke medewerker een visitekaartje is van jouw bedrijf, weet een professional het ontvangst – en dus de eerste indruk - naar een hoger niveau te tillen. Hij of zij staat voor gastvrijheid en is er immers voor opgeleid om een uitmuntende ontvangstbeleving te bieden.”
Voordeel 3: Je bent beter voorbereid op de toekomst
De kranten staan er vol mee: door de uitbraak van het coronavirus en het vele thuiswerken krijgt het kantoor steeds meer het karakter van een ontmoetingsplek. Je medewerkers kunnen tegenwoordig overal werken: thuis, onderweg, op kantoor, in een virtuele meeting room of waar dan ook. De verwachting is dat medewerkers verspreid over de week naar kantoor toe komen om elkaar te ontmoeten en om samen te werken.
Petra de West: “Zeker wanneer kantoren weer net hun deuren mogen openen. In eerste instantie zal je waarschijnlijk veel prominente medewerkers en hun gasten verwelkomen. Een professioneel ontvangst maakt in deze situatie echt het verschil en kan de bezoekers ook op de coronamaatregelen wijzen.”
Uitbesteding is juist interessant voor het MKB
Nog maar al te vaak wordt er gedacht dat een organisatie te klein is voor het uitbesteden van de gehele receptiedienstverlening, terwijl het zoveel voor een bedrijf kan doen en betekenen. Petra de West: “Wat veel bedrijven niet weten is dat het opvangen van bijvoorbeeld receptietaken op een laagdrempelige manier kan worden uitbesteed én nauwkeurig kan worden afgestemd op de grootte van een bedrijf. Bovendien zijn dergelijke professionals opgeleid om te signaleren hoe iets anders en efficiënter kan. Vaak zijn zulke nieuwe, verfrissende ideeën precies dat wat een bedrijf nodig heeft. Zeker in deze tijden, waarin verandering vooroploopt en persoonlijke ontmoetingen een nieuwe luxe is.”
Nieuwsgierig waarom het loont om te investeren in hospitality? In dit whitepaper lichten we de voordelen toe: Download het whitepaper hier.
