<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

3 manieren om productiviteit op de werkvloer te vergroten

23 juli

Onlangs verscheen er een interessant bericht in de media over een situatie die nog nooit eerder is voorgekomen: Nederland is minder productief. Kort door de bocht komt het erop neer dat we langzamer zijn gaan werken, oftewel minder gedaan krijgen in een werkend uur. En dat in een periode waarin er nog nooit zoveel mensen aan het werk zijn geweest. Hoe kan dit?

Een voor de hand liggende verklaring is de afleiding waarmee we te kampen hebben in onze moderne werkomgeving. Kijk eens om je heen op de gemiddelde werkplek; niet alleen worden medewerkers snel afgeleid door Facebook-notificaties, kletsende collega’s en een snel vollopende mailbox. Maar ook nevenwerkzaamheden die eigenlijk niet bij hun kerntaken horen vormen een belangrijke bron van stagnatie wanneer het aankomt op productiviteit.

Elke keer dat iemand uit zijn concentratie wordt gehaald, kost het weer de nodige tijd om de draad op te pakken. Wanneer dat constant gebeurt gedurende een werkdag, heeft dat zijn weerslag op de productiviteit. Zonde, maar er is wel degelijk wat aan te doen!

Linda Huizingh, directeur facilitaire dienstverlening bij HEYDAY, geeft drie voorbeelden én oplossingen voor dit probleem.

1. Maak van je medewerkers geen receptionisten

En maar al te bekend scenario: je bedrijf is niet al te groot en je ontvangt niet extreem vaak gasten voor een afspraak. De telefoon gaat geregeld, maar die kan toch gewoon worden beantwoord door een van je kantoormedewerkers? Een receptie met professioneel ontvangst is dus absoluut niet nodig.

Maar is dat wel zo? Je medewerkers worden gedurende de dag constant gestoord door de telefoon, deurbel of binnenlopend bezoek. Het is niet alleen een onpersoonlijk ontvangst voor je bezoekers, maar ook een verstoring in de concentratie van je medewerkers. Voeg een receptionist, huismeester of andere hospitalitymedewerker toe aan je team en iedereen kan zich weer richten op zijn eigen werk.

Klinkt dat te ingrijpend? Denk dan eens aan telereceptie, een meer laagdrempelige oplossing om mensen op een vriendelijke manier te ontvangen. Daarentegen zijn er voor bepaalde situaties ook intensievere vormen van ontvangst mogelijk waarbij bezoekers meer begeleiding krijgen. Een eerste indruk maak je immers maar een keer.

2. Laat het lampje indraaien aan een ander over

Wanneer de stroom uitvalt is er altijd wel een handige collega die net genoeg van meterkasten, kabels en zekeringen afweet om zich in het probleem te verdiepen. Maar hij of zij is nu ook afgeleid van het werk dat eigenlijk al af had moeten zijn. Ook wanneer de airco niet goed functioneert, de gootsteen verstopt zit of de tl-buizen moeten worden vervangen is het handig als er een aangewezen persoon is die dit soort taken kan oppakken.

Denk hiervoor eens aan een handyman. Een ‘manusje-van-alles’, mét technisch inzicht die in te zetten is op dagelijkse basis, of op vaste tijden op locatie – al naar gelang de grootte en behoefte van een bedrijf. Zo worden technische mankementen vaak al gespot voordat ze een probleem vormen.

Bij een te intensief project zorgen ze voor de juiste begeleiding van externe monteurs. Is een handyman te veel van het goede? Denk dan eens aan een klussendienst; een online meldpunt voor alle technische problemen en uitdagingen. Handig, snel en laagdrempelig.

3. Zorg voor een efficiënter kantoor

Het zoeken en vinden van basisinformatie leidt op de werkvloer nog maar al te vaak tot onnodige rompslomp. Je wil een vergaderruimte boeken, weten waar er in het gebouw nog een werkplek vrij is of waar je de printer kan vinden op een bepaalde verdieping. Wanneer er een mismatch is tussen het zoeken en vinden van zulke informatie, leidt dat niet alleen tot frustratie, maar ook tot verspilling van kostbare tijd.

Door de info te verzamelen in een systeem of app, kan er eenvoudig een efficiencyslag plaatsvinden. Medewerkers vinden niet alleen snel de informatie waar ze naar op zoek zijn, maar kunnen daarbij meteen klachten, complimenten of storingen doorgeven. De functionaliteiten zijn eindeloos. Door bijvoorbeeld iedereen in te laten checken in zo’n systeem, is voor collega’s duidelijk waar iemand die dag te vinden is. Op langere termijn kan deze data weer worden gebruikt om het kantoor efficiënter in te richten, bijvoorbeeld op basis van de gegevens over de bezettingsgraad. Een dat bespaart weer geld. Een win-win.

Linda Huizingh licht het als volgt toe: “Vaak vergeten bedrijven dat kleine taken die niet bij iemands kernactiviteiten horen een grote stoorzender kunnen zijn in het dagelijkse werk. Een medewerker die geconcentreerd aan het werk is, is veel productiever dan iemand die constant wordt afgeleid door randzaken. Wat veel bedrijven ook niet weten is dat het opvangen van zulke single services, zoals receptietaken, technische klussen of beveiliging op een laagdrempelige manier kunnen worden uitbesteed en daarbij kunnen worden afgestemd op de grootte van een bedrijf. Bovendien zijn dergelijke professionals opgeleid om te signaleren hoe iets beter en efficiënter kan. Vaak zijn zulke nieuwe, verfrissende ideeën precies dat wat een bedrijf nodig heeft.” 

Delen
Linda Huizingh
Directeur Facilitaire Dienstverlening bij HEYDAY