Hybride werken - een combinatie van werken op kantoor en werken op afstand - is het antwoord op de groeiende behoefte aan een flexibele benadering van werken in het moderne bedrijfsleven. Hybride werken wordt steeds meer de norm en het is dan ook aan organisaties om deze uitdaging aan te gaan en dit werkmodel effectief te implementeren. Maar hoe faciliteer en ondersteun je deze manier van werken precies? En hoe zorg je ervoor dat collega’s onderling verbonden blijven?
Leren omdenken en het durven veranderen binnen de organisatie zijn twee belangrijke factoren. Binnen veel organisaties wordt er al jaren op een bepaalde manier gewerkt, waardoor medewerkers een blinde vlek creëren en niet meer buiten de gebaande paden denken. Het is nu het moment om deze werkwijze te heroverwegen, te vernieuwen en verder te ontwikkelen, om zodoende deze moderne manier van werken te implementeren.
In deze blog geven we je vijf essentiële tips voor een succesvolle implementatie van een hybride werkomgeving binnen jouw organisatie.
1. Het aanmoedigen en ondersteunen van gedragsverandering
Gedrag is een cruciale factor bij het doorvoeren van veranderingen binnen een organisatie, en daarbij ook in het creëren van een succesvolle hybride werkomgeving. Om hybride werken optimaal te kunnen implementeren zijn er bepaalde vormen van gedrag van essentieel belang:
- Aanpassingsvermogen en flexibiliteit:
Dit betekent dat er vanuit alle lagen van de organisatie snel en effectief wordt omgegaan met veranderende omstandigheden. Denk hierbij aan het bereid en in staat zijn om te leren werken met de beschikbare technologische middelen en het aanpassingsvermogen rondom nieuwe werkstructuren en afspraken. - Autonomie en het nemen van verantwoordelijkheid:
Een hybride werkomgeving vereist het vermogen om zelfstandig te werken en eigen keuzes te maken. Tegelijkertijd wordt de verantwoordelijkheid genomen om gemaakte afspraken en richtlijnen na te komen. - Bereidheid om mee te gaan met de tijd:
Hierbij draait het om een open houding ten opzichte van veranderingen en nieuwe ontwikkelingen. Het proactief handelen rondom de nieuwe manier van werken, bereid zijn om nieuwe vaardigheden te leren en het op de hoogte blijven van relevante trends en technologieën. - Omdenken en innovativiteit:
Bij omdenken gaat het om het anders leren denken en het creëren van een groeimindset binnen de organisatie. Dit betekent dat er bereidheid is om verder te denken, continu te blijven leren en verder te ontwikkelen. Het omarmen van nieuwe ideeën en het vinden van creatieve en innovatieve oplossingen voor uitdagingen is daarom een belangrijk aspect van succesvol hybride werken.
In een succesvolle hybride werkomgeving worden medewerkers niet alleen gefaciliteerd op technologische vlak (zie tip 3), maar worden ze ook aangemoedigd en ondersteund om de gedragsveranderingen te omarmen die nodig zijn voor een succesvolle integratie van werken op afstand en werken op locatie.
2. Het maken van duidelijke afspraken en het stimuleren van open communicatie
In een hybride werkomgeving zijn open communicatie en heldere afspraken van cruciaal belang. Medewerkers die zowel op locatie als op afstand werken, moeten goed op de hoogte zijn van wat er vanuit de organisatie, maar ook vanuit collega’s, van hen verwacht wordt. Dit betekent dat je als organisatie duidelijk moet communiceren over belangrijke zaken zoals:
- Werktijden
- Beschikbaarheid
- Bereikbaarheid
- Transparantie
- Verwachte resultaten
Daarnaast is het belangrijk dat er individuele flexibiliteit wordt behouden binnen het gezamenlijke kader van afspraken. Vanuit de organisatie is het belangrijk dat er een rode lijn van afspraken wordt opgesteld waar naar wordt gestreefd, maar dat er binnen deze kaders ook ruimte blijft voor individuele voorkeuren. In de moderne manier van werken is het bijvoorbeeld mogelijk dat een collega op bepaalde dagen graag tussen 12 en 13 uur hardloopt. Het is daarbij belangrijk dat hier duidelijk over wordt gecommuniceerd en dat dit wordt weergegeven in een voor iedereen toegankelijke agenda. Zodoende kunnen collega’s rekening houden met elkaar en elkaars voorkeuren.
Bij het opstellen van organisatiebrede afspraken, moet er aandacht zijn voor de input vanuit het complete team. Het stimuleren en faciliteren van gesprekken over verwachtingen, werktijden, beschikbaarheid en bereikbaarheid zijn van groot belang om een soepele en efficiënte hybride werkomgeving te creëren. Laten we het gesprek openen, duidelijke afspraken maken en de kracht van hybride werken volledig benutten. Faciliteer georganiseerde ontmoetingen, om spontane ontmoetingen te creeeren.
3. Het faciliteren van benodigdheden: investeren in de kantooromgeving en de technologie
Bij het faciliteren van een hybride werkomgeving komt meer kijken dan de simpele basisbenodigdheden. Het vereist een bereidheid om te investeren door te realiseren dat een investering in zowel middelen als mensen zal leiden tot een succesvolle en veerkrachtige hybride werkomgeving.
Het is allereerst belangrijk om te investeren in de kantooromgeving. Het is daarbij van belang dat de functie van het kantoor opnieuw gedefinieerd wordt. In een hybride werkomgeving krijgt het kantoor namelijk een specifieke functie. Het wordt een plek voor:
- Samenwerking
- Het bevorderen van verbinding
- Het 1-op-1 ontmoeten van mensen
- Maar natuurlijk ook nog steeds voor bureauwerk, zolang er maar een goede verhouding is tussen de diverse functies van de plek.
Of dat nu face-to-face gebeurt in de hiervoor gemaakte vergaderzalen of virtueel in videobelruimtes. Door het creëren van een fijne werkomgeving creëer je de meerwaarde voor collega’s om naar kantoor te komen en wordt dit niet als een eventuele verplichting ervaren. Daarnaast is het belangrijk om te investeren in innovatieve technologieën die bijdragen aan de hybride werkwijze. Denk hierbij aan camera’s die zich aanpassen aan de dynamiek van een vergadering, waardoor iedere deelnemer zichtbaar wordt.
De kantooromgeving, met bijbehorende innovatieve technologieën, zorgt er op deze manier voor dat ook online de onderlinge verbinding verbeterd wordt. Het is de kunst om een balans te vinden tussen enerzijds flexibiliteit en anderzijds het behouden van de verbinding. Hoewel deze investeringen weliswaar geen direct kwantitatief financieel rendement opleveren, verrijken ze de kwalitatieve aspecten van het werk, zoals verbeterde connectiviteit en betrokkenheid, die op hun beurt de productiviteit kunnen verhogen.
4. Aandacht voor welzijn en de impact op de werk-privé balans
Flexibiliteit, dat is een groot voordeel van een hybride werkomgeving. Het heeft een grote impact op de werk-privé balans van medewerkers. Zij hebben de mogelijkheid om buiten de traditionele werkuren te denken en hun uren (deels) naar eigen voorkeur in te vullen. Dit biedt ruimte in het persoonlijke schema voor aspecten - zoals sporten, de kinderen naar de opvang brengen en met iemand lunchen - wat bijdraagt aan minder stress, mentale rust en het algehele welzijn van medewerkers. Dit komt vervolgens ook de productiviteit en tevredenheid van medewerkers ten goede. Het is ook een risico voor mensen die moeite hebben om hier mee om te gaan. Het is belangrijk dat je daar als organisatie oog voor hebt, scherp op blijft en medewerkers ondersteunt waar nodig.
Het is ook hierbij belangrijk dat er enerzijds duidelijke afspraken gemaakt worden, maar anderzijds ook flexibiliteit wordt behouden (zie tip 2). Zo wordt welzijn geen bijzaak, maar een kerncomponent van jouw hybride werkomgeving.
5. Het belang van continue evaluatie
Als laatste is de continue evaluatie van het proces een belangrijk aspect bij het implementeren van een succesvolle hybride werkomgeving. Zowel voorafgaand aan de nieuwe manier van werken als tijdens. Het stelt je in staat om vragen te stellen, te beoordelen wat wel en/of niet werkt en te onderzoeken wat er verbeterd moet worden. Hoe ervaren medewerkers bepaalde aspecten? Wat zijn de behoeften en verwachtingen? En wat zijn hun inzichten en suggesties om de manier van werken te verbeteren? Het stellen van de juiste vragen zorgt voor een goed beeld van de huidige situatie en resulteert in belangrijke inzichten die bijdragen aan de continue optimalisatie van de manier van werken. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen de hybride manier van werken als effectief en positief (blijven) ervaren.
Ook het testen van werkwijzen en afspraken kan waardevolle inzichten opleveren. Door je als organisatie flexibel op te stellen en open te staan voor verandering, wordt de meest effectieve hybride werkomgeving gecreëerd. Regelmatige evaluatie is dus niet alleen een instrument voor verbetering, maar ook een middel om medewerkers betrokken en tevreden te houden in een hybride werkomgeving.
Navigeren naar een succesvolle hybride werkomgeving
Kijkend naar de toekomst is hybride werken niet langer slechts een optie, maar een noodzaak voor veel organisaties. Om een succesvolle hybride werkomgeving te creëren zijn er een vijftal factoren van essentieel belang:
- Het aanmoedigen en ondersteunen van gedragsveranderingen
- Het maken van duidelijke afspraken en het stimuleren van open communicatie
- Het faciliteren van benodigdheden: investeren in de kantooromgeving en de technologie
- Aandacht voor welzijn en de impact op de werk-privé balans
- Het belang van continue evaluatie
Door het aanmoedigen van flexibiliteit en aanpassingsvermogen, gecombineerd met heldere communicatie, passende technologische ondersteuning en aandacht voor welzijn, kan een bevorderlijke werkomgeving worden gecreëerd die medewerkers motiveert en verbindt, ongeacht hun locatie. Regelmatige evaluatie en openheid voor aanpassing zorgen ervoor dat de hybride werkplek effectief blijft.
Deze vijf tips helpen je in de goede richting naar het creëren van een succesvolle hybride werkomgeving in jouw organisatie. Ben jij benieuwd hoe HEYDAY Consultancy jouw organisatie kan helpen bij het schetsen van het grotere totaalplaatje? Onze consultants verdiepen zich graag in jouw specifieke situatie tijdens een persoonlijk adviesgesprek. Neem hier contact op en vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan!
