Wanneer ik bedrijven help met het inzichtelijk maken van hun facilitaire kosten en het mogelijke besparingspotentieel valt me één ding op. Veel organisaties weten niet precies hoeveel ze écht uitgeven aan facilitaire dienstverlening. Aan in ene kant heeft dit logische oorzaken, maar aan de andere kant is het in mijn ogen een gemiste kans. De ervaring leert dat er vrijwel altijd besparingen te realiseren zijn.
Omdat facilitaire dienstverlening niet de core business betreft heeft het geen prioriteit voor veel inkopers. Logischerwijs focussen ze zich op het inkopen van goederen en diensten die in direct verband staan met de core business en terugkomen in het eindproduct of de dienstverlening ten behoeve van klanten.
Ondanks dat facilitaire inkoop niet de specialisatie van veel inkopers is, maar een extraatje naar de reguliere inkoop van diensten en middelen, zijn facilitaire kosten een grote kostenpost. Alle losse diensten zijn dan op papier misschien wel kleine kostenpostjes, maar in zijn totaliteit valt ongeveer 10 tot 15 procent van de bedrijfskosten onder de noemer facilitair. Om deze reden zou het in mijn ogen ook meer aandacht verdienen.
Welke kosten zijn facilitaire kosten?
Hoewel een aanzienlijk deel van de totale kosten van je organisatie te herleiden zijn naar facilitaire kosten, is niet voor iedereen even duidelijk welke diensten wel en niet onder facilitair vallen. Facilitaire dienstverlening is namelijk een breed en rekbaar begrip, dus welke kosten mag je nu wel en niet onder deze noemer scharen? Door deze onduidelijkheid kan er een onjuist beeld ontstaan van de totale kosten.
De norm CEN-15221 helpt je om verschillende diensten te categoriseren. Met deze norm kun je de kosten van facilitaire diensten op dezelfde manier definiëren en inrichten.
Geen inzicht in de kosten per dienst
Veel organisaties kunnen wel een inschatting maken hoeveel ze in zijn totaliteit uitgeven aan facilitaire dienstverlening, maar wanneer ze hier verder induiken blijkt vaak dat ze geen uiteenzetting kunnen geven wat ze precies uitgeven per facilitaire dienst.
Het nadeel dat er kleeft aan het hebben van onvoldoende inzicht in hoeveel procent van de totale facilitaire kosten toe te schrijven is aan een separate facilitaire dienst — zoals schoonmaak, beveiliging, catering of andere services — is dat je geen goede vergelijking tussen verschillende diensten kunt maken. Je hebt er geen zicht op of je de huidige diensten in conform het marktaanbod inkoopt of juist niet?
Omdat je dit inzicht niet hebt, ben je onvoldoende in staat om goed te analyseren of je bepaalde diensten goedkoper kunt inkopen. Hierdoor is het realiseren van besparingen een lastige opgave. Terwil de ervaring leert dat op het gebied van facilitaire kosten vaak substantiële kostenbesparingen mogelijk zijn met behoud of zelfs een toename van de kwaliteit van de dienstverlening.
Maak in 5 stappen je facilitaire spend inzichtelijk
Om je te helpen het potentiële besparingspotentieel voor jouw inzichtelijk te maken en meer grip te krijgen op de facilitaire kosten hebben we een stappenplan opgesteld waarmee we je handvatten geven voor het maken van een spendanalyse en het inzichtelijk maken van je facilitaire scope. Hierdoor kun je een zo volledig mogelijk beeld krijgen van de kosten en het besparingspotentieel.
Vraag jouw exemplaar hier aan:
