Als HEYDAY Integrated zijn wij verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening in uiteenlopende omgevingen: kantoren, industriële locaties en retail. Juist die diversiteit maakt extreem weer een relevant en leerzaam thema. De sneeuw van begin januari leverde een aantal duidelijke facilitaire lessen op.
Les 1: Extreem weer vraagt om scenario-denken én voorbereiding
Sneeuw is in Nederland geen uitzondering, maar langdurige en zware sneeuwval wél. Toch is het belangrijk om dit soort scenario’s expliciet mee te nemen in facilitaire risicoanalyses. Wat gebeurt er bij aanhoudende sneeuw op platte daken? Wie is verantwoordelijk voor inspectie? En hoe snel kan er worden opgeschaald?
Maar scenario-denken begint niet pas bij het dak. De basis moet op orde zijn. Is het strooi- en veegplan actueel? Kloppen de contactgegevens en verantwoordelijkheden nog? Zijn de juiste middelen beschikbaar, zoals voldoende strooizout, vegers en materieel? En zijn praktische zaken geregeld, zoals toegangscodes van poorten en slagbomen die bij vorst kunnen vastvriezen?
Bij een grote retailorganisatie moesten meerdere vestigingen tijdelijk sluiten uit voorzorg, omdat de sneeuwbelasting op het dak mogelijk te groot werd. Een maatregel met grote impact op de operatie, maar vanuit veiligheid bezien volledig terecht. Dit onderstreept hoe belangrijk het is om vooraf helder te hebben welke drempelwaarden gelden, wie wanneer besluit tot actie en welke voorbereidende maatregelen al zijn getroffen.
Les 2: Monitoring voorkomt verrassingen
Tijdens de sneeuwperiode hebben onze teams continu de situatie gemonitord. Niet reactief, maar proactief. Door regelmatig te controleren hoeveel sneeuw zich ophoopte op daken, maar ook hoe toegangswegen, parkeerplaatsen en entrees zich ontwikkelden, konden we tijdig ingrijpen.
Monitoring gaat daarbij verder dan alleen kijken. Werkt een eventueel verwarmde rijbaan bij de ingang van de parkeergarage nog naar behoren? Blijven hellingen veilig begaanbaar? En hoe ontwikkelt het weer zich de komende uren en dagen? Door het weer actief te blijven volgen, kun je vooruitdenken in plaats van achteraf herstellen.
Les 3: Bereikbaarheid is breder dan de parkeerplaats
In veel strooi- en veegplannen ligt de focus op autoverkeer. De sneeuwperiode liet opnieuw zien dat bereikbaarheid breder is. Medewerkers en bezoekers komen ook met de fiets of het openbaar vervoer. Zijn stoepen richting het pand begaanbaar? Is de fietsenstalling bereikbaar en veilig? En kunnen mensen zonder risico het gebouw betreden?
Dit vraagt om een integrale blik op het terrein en de omgeving van het pand. Niet alles ligt binnen de erfgrenzen, maar het heeft wel direct invloed op veiligheid, aanwezigheid en continuïteit.
Les 4: Snelle inzet van leveranciers vraagt om regie
Sneeuw ruimen op daken en kritische locaties is specialistisch werk en moet veilig gebeuren. Dat vraagt om betrouwbare leveranciers, duidelijke afspraken en directe aansturing. In dit soort situaties blijkt hoe waardevol het is om als integrale facilitaire partner de regie te voeren.
Niet zoeken, maar schakelen. Niet afstemmen per locatie, maar centraal coördineren. Zo konden daken veilig sneeuwvrij worden gemaakt, toegangswegen open blijven en bleef de situatie beheersbaar.
Les 5: Facilitaire continuïteit is onderdeel van bedrijfscontinuïteit
Wat deze sneeuwperiode opnieuw duidelijk maakte: facilitaire dienstverlening is geen randvoorwaarde, maar een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Een gesloten kantoor, fabriek of winkel heeft directe gevolgen voor medewerkers, klanten en omzet.
Daarom hoort ook communicatie bij voorbereiding. Wanneer adviseer je medewerkers om thuis te werken? Wanneer is het verstandiger om juist wél open te blijven? Door facilitaire risico’s expliciet te koppelen aan business continuity, ontstaat meer urgentie om te investeren in voorbereiding, inspecties, duidelijke procedures én heldere besluitvorming.
Les 6: Evalueren en vastleggen voor de volgende keer
Na afloop van extreem weer is het verleidelijk om snel over te gaan tot de orde van de dag. Juist dan is het belangrijk om te evalueren:
- Welke signalen zagen we aankomen?
- Waar moesten we improviseren?
- Waren alle plannen en gegevens actueel?
- Wat kan structureel beter worden vastgelegd in draaiboeken, contracten en communicatieafspraken?
Die lessen nemen wij mee in onze dienstverlening, zodat klanten niet alleen vandaag, maar ook bij een volgende winter beter voorbereid zijn.
Sneeuw is tijdelijk, de lessen zijn blijvend. Extreem weer laat zien hoe belangrijk het is om facilitaire zaken integraal, proactief en met regie aan te pakken. Van strooi- en veegplannen tot dakinspecties en van bereikbaarheid tot medewerkersadvies. Niet alleen om risico’s te beperken, maar om de continuïteit van organisaties te waarborgen. Dat is waar facilitaire dienstverlening haar echte waarde laat zien. Nieuwsgierig wat HEYDAY hierin voor jouw organisatie kan betekenen? We gaan graag met je in gesprek.
