In veel organisaties bepaalt de CFO mede of beslissingen wel of niet doorgaan. En dat geldt ook voor veranderingen binnen de facilitaire organisatie, bijvoorbeeld wanneer je overweegt om facilitaire diensten (integraal) uit te besteden. Het is daarom essentieel om de CFO mee te krijgen. Dat lukt echter niet door hem aan het einde van een traject het contract toe te schuiven en te vragen om een handtekening.
De CFO is de navigator van de business..
Vanzelfsprekend heeft de CFO een belangrijke rol in de organisatie en de bedrijfsvoering, maar deze rol is steeds meer aan het veranderen. Waar het vroeger vooral een boekhoudkundige functie was — waarbij het reduceren van de cash-out het speerpunt was — opereert een CFO tegenwoordig steeds meer op het snijvlak van business en finance. Hij heeft oog voor kwaliteit en denkt na over de impact van beslissingen op het primaire proces.
Een CFO is vaak complementair aan de CEO en een drijvende kracht voor de interne sturing van het rendement. Hij is al lang niet meer de scheidsrechter binnen de organisatie, maar geeft ook sturing en richting en let op de realisatie van strategische doelen en beoogde financiële prestaties. Vanuit visie, feiten, data en informatie kijkt hij of het bedrijf de juiste en ingezette koers vaart.
En juist die veranderende rol helpt je om de CFO te overtuigen van de toegevoegde waarde van integrale facilitaire dienstverlening. Laat zien dat facility management geen geïsoleerd eiland is, maar dat het ook impact op het primaire proces heeft en bijvoorbeeld resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering. Neem de CFO vanaf het begin hierin mee en schets de context, dan is de kans een stuk groter dat je een handtekening ontvangt.
..maar ook vaak terughoudend
Onze ervaring leert wel dat CFO’s over het algemeen terughoudend reageren op het uitbesteden van facilitaire diensten. Ze zien het als een risico. De algemene gedachte is dat het beleggen van de dienstverlening bij een andere partij duurder is. De eerste reactie is dan ook vaak dat het vooral niet duurder mag worden — gecumuleerd over de gehele contracttermijn, maar bij voorkeur al bij de start van het contract. Maar als je kijkt naar de mogelijke impact van uitbesteden op het primaire proces en het effectiever inrichten van dit proces door facilities dan is de toegevoegde waarde er wel degelijk.
Breng dus niet alleen de directe, maar ook de indirecte effecten in kaart. Neem de CFO mee in de besluitvorming en het ontwikkelen van nieuwe proposities. Niet in de laatste plaats omdat CFO’s altijd controle willen hebben.
Uiteindelijk, bij eventuele uitbesteding, zul je ook verantwoording moeten afleggen. Een CFO verwacht rapportages, inzicht en managementinformatie om inzicht te hebben in de stand van zaken. Hij wil comfort krijgen van een inhoudelijk goed verhaal en is minder vatbaar voor een commerciële sales pitch.
Kortom, het vanaf het begin meenemen van de CFO en het aantonen van de toegevoegde waarde is cruciaal om grote koerswijzigingen binnen de facilitaire organisatie door te voeren. Als hij geen ambassadeur is van uitbesteding dan is het een hele uitdaging om tot een contract te komen. Als facilitair dienstverlener kunnen we je uiteraard ondersteunen in dit proces.
