Blog - HEYDAY

Welk facilitair uitvoeringsmodel past bij jouw organisatie?

29 januari

Ben je continu op zoek naar manieren om de efficiëntie en effectiviteit van de facilitaire diensten van jouw organisatie te verbeteren? Of word je vaak aangesproken op de kosten en wat er te besparen valt? Dan is het uitbesteden van facilitaire diensten een slimme manier om hier stappen in te zetten. Maar welke sourcing strategie past bij jouw organisatie? In dit blog zetten we de verschillende mogelijkheden voor je op een rij.

Het outsourcen van facilitaire dienstverlening betekent het inzetten van een specialistische partij voor (alle) diensten die ondersteunend zijn aan de core business.

Over het algemeen is uitbesteding een passende oplossing wanneer je kosten wilt besparen, continu de continuïteit wilt waarborgen, efficiëntieslagen wilt maken of de kwaliteit en professionaliteit wilt verhogen. Tevens helpt uitbesteding bij het realiseren van een dienstverlening waarin veel ruimte is voor het toepassen van innovaties, doordat dienstverleners dichter op de trends en ontwikkelingen in hun markt zitten.

Maar hoe ver ga je? Je kunt uit allerlei verschillende varianten kiezen als het gaat om uitbesteden. Van single service tot het integraal uitbesteden van facilitaire diensten aan slechts één partij.

Single-service outsourcing

Bij single-service outsourcing kies je ervoor om elke facilitaire dienst afzonderlijk uit te besteden aan specifieke leveranciers. Dit lijkt op het eerste oog gemakkelijk, omdat je als opdrachtgever alles in de gaten kunt houden en het risico spreidt, maar in de praktijk ben je veel tijd kwijt met het managen van deze leveranciers.

Denk hierbij aan het aansturen en controleren van de leveranciers, het beoordelen en betalen van de losse facturen, het aanpassen en onderhandelen van het contract en het lezen, analyseren van rapportages en het signaleren van optimalisaties.

Single-service outsourcing is een geschikte oplossing voor onder meer het MKB. Bijvoorbeeld wanneer je geïnteresseerd bent in het uitbesteden van slechts enkele diensten - zoals catering, schoonmaak of receptiediensten - en de rest in eigen beheer wilt houden. Of als eerste kennismaking op het gebied van outsourcing.

Door de vaak grote administratieve last van het single-service model, blijft er vaak weinig tijd over voor het optimaliseren van de dienstverlening of het volgen van trends en ontwikkelingen in de markt. Als je hier mee aan de slag wilt, is een multi-service of IFM-oplossing waarschijnlijk een betere match.

Multi-service outsourcing

In dit model bundel je verschillende facilitaire diensten in een contract met één leverancier. Hierdoor heb je niet langer tien leveranciers voor tien diensten nodig, maar bijvoorbeeld slechts vier leveranciers voor tien diensten. Het voordeel ten opzichte van single-service outsourcing is dat er minder druk is en meer efficiëntie. Je hoeft minder leveranciers aan te sturen en dus te controleren.

Je behoudt de strategische controle, maar geeft de operationele en tactische aansturing voor deze specifieke diensten uit handen. Hierdoor is er minder druk en meer efficiëntie. Je bent immers niet meer direct verantwoordelijk voor het aansturen en controleren van de betreffende leveranciers. Wij passen dit model toe bij onder meer opdrachtgevers als Nationale-Nederlanden, Coöperatioe VGZ, gemeente Nijmegen en het Nationaal Militair Museum.

Integrated Facility Management

Integrated Facility Management betekent het integraal uitbesteden van facilitaire diensten waarbij je één leverancier kiest die verantwoordelijk is voor het management en het uitvoeren van de facilitaire diensten. Je sluit een contract af met één dienstverlener voor zowel de operationele diensten als een belangrijk deel van de tactische en in sommige gevallen zelfs strategische regietaken.

Een IFM-partner heeft toegang tot een groot netwerk, waar jij je voordeel mee kunt doen. Je kunt je eigen kennis vergroten en bij andere bedrijven een kijkje in de keuken nemen. De wens om voorop te blijven lopen kan een drijfveer zijn om over te gaan naar IFM. Door de toegang tot het netwerk van de dienstverlener krijg je ook toegang tot de laatste innovaties.

IFM ondersteunt in het optimaal inrichten van de facilitaire organisatie door het beter afstemmen van de verschillende diensten, waardoor je de totale efficiency verhoogt. Wij passen dit model toe bij onder meer Arcadis, RWE Generation NL en SABIC.

Kostenreductie door uitbesteding

Hoewel de perceptie leeft dat uitbesteden duur is, leidt het juist tot een besparing op de kosten. Een besparing van 10 tot 20 procent is zeer realistisch. Je kiest immers voor specialisten die het organiseren en optimaliseren van facilitaire dienstverlening als kernactiviteit hebben; de gehele organisatie en het proces is hierop ingericht.

Vergelijk het met het bouwen van een huis: wanneer je zelf een huis bouwt ben je altijd duurder uit dan wanneer je het door specialisten laat uitvoeren en van alle voordelen profiteert. Dit geldt in de kern ook voor facilitaire dienstverlening.

Wil je weten welk model past bij jouw organisatie of heb je een andere vraag? Schroom dan niet om geheel vrijblijvend contact op te nemen met een van onze specialisten. Ze helpen je graag verder.

 

New call-to-action

Delen
Consultant Business Development bij HEYDAY