Blog - HEYDAY

Kom bij het bestuur aan tafel met integrated facility management

23 oktober

Veel facilitair managers zijn op zoek naar de ‘heilige graal’. Oftewel: bewijzen dat je als facilitaire afdeling een bijdrage levert aan het realiseren van de strategische doelstellingen. Dat klinkt misschien makkelijk, maar dat is het in de praktijk zeker niet. Alles wat je doet heeft namelijk ook invloed op andere afdelingen, zoals HR en IT. Dus wie mag het behalen van KPI’s claimen? Het integraal uitbesteden van facilitaire dienstverlening kan je helpen om de heilige graal te vinden en bij het bestuur aan tafel te komen. Bovendien heeft het nog meer voordelen. In dit blog vertel ik je er alles over.

Facilitaire dienstverlening is een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde

Het belang van facilitaire dienstverlening groeit binnen steeds meer organisaties. Het is meer en meer een belangrijke schakel in het aantrekken en behouden van talent. De werkomgeving is voor veel mensen al dé belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarde. Sterker nog, de werkplek speelt een belangrijke rol in de gezondheid en productiviteit van medewerkers. Een goede werkomgeving levert een win-win situatie op voor de gehele organisatie.

De rol die facility management speelt verschuift daarmee van operationeel naar strategisch. Zo kan integrated facility management je helpen om de strategische doelstellingen te behalen.

Door integrale outsourcing brengt jouw partner — uiteraard in samenwerking en overleg — leveranciers bij elkaar die samen één uitgangspunt hebben: jouw doelstellingen. De beste specialisten werken samen om invulling te geven aan de doelstellingen.

Maar hoe doe je dat?

Verdiep je in de persona’s van de organisatie: waar hebben zij behoefte aan? Op basis daarvan maak je een plan, organiseer je de dienstverlening, bereken je resultaten en realiseer je groei. Daarmee laat je aan het management zien dat je voor de business staat en niet ‘zomaar iets doet’.

Als facilitair manager ben je dan niet meer bezig met vragen zoals ‘vinden klanten het hier schoon genoeg?’, maar je gaat op zoek naar de werkelijke gebruikersbehoeften; hoe gebruiken medewerkers het gebouw waarin ze werken? Hoe ervaren ze een werkdag op kantoor? En welke data hebben we nodig om nog meer inzicht te krijgen in de gebruikers? Deze integrale manier van denken is dus een stuk strategischer en veel meer gericht op co-creatie. Het succes van de afdeling staat niet meer centraal, maar de waarde die je gezamenlijk levert aan de overkoepelende organisatiedoelstellingen.

Vergroot de efficiëntie en bespaar kosten

Integrated facility management draagt ook bij aan het vergroten van de efficiëntie en het besparen van kosten. Het optimaal inrichten van de facilitaire organisatie en hier de juiste partners bij zoeken is namelijk de core business van de partner waarmee je samen werkt. Hun gehele organisatie en het totale proces is hierop ingericht — ze hebben het tot kunst verheven.

Krijg (eindelijk) controle

Een goede dienstverlener monitort het gehele proces, waardoor je beschikking hebt over integrale managementinformatie. Hiermee heb je inzicht en controle over het proces en kun je de juiste keuzes maken en bijsturen waar nodig. Je Integrated Facility Management partner regelt immers de operationele zaken, dus die lopen gesmeerd.

Ben flexibel en wendbaar

Als facilitaire organisatie heb je behoefte aan flexibiliteit om mee te bewegen met veranderingen. Bovendien ben je continu op zoek naar manieren om kosten te besparen, de kwaliteit te verhogen, te innoveren en klantgericht te opereren. Vinden er veranderingen plaats, intern of extern, om wat voor reden dan ook? Dan past jouw partner daar de dienstverlening direct op aan.

Het is mogelijk om te monitoren hoeveel vierkante meters van een kantoorpand er door een organisatie daadwerkelijk in gebruik zijn. Hier kun je de schoonmaak op aanpassen, maar ook het aantal werkplekken. Als uit de data blijkt dat maar 75% van de plekken nodig zijn, kun je ervoor kiezen om zelfs een hele vleugel af te stoten. Meer mensen op kantoor betekent ook dat er meer koffie getapt moet worden. Dan kan het zo maar zijn dat er files ontstaan voor de koffieautomaat, wat onnodig veel tijd kost voor de werkgever. Dan sta je voor de keuze om over te stappen op een automaat met meer capaciteit of het bijplaatsen van een tweede automaat.

Vergelijk dit met het in eigen beheer hebben van facilitaire dienstverlening, waarbij je zelf op zoek moet naar een andere oplossingen of een nieuwe leverancier en daar veel kostbare tijd mee kwijt bent. Integrated facility management resulteert in een grote mate van flexibiliteit en wendbaarheid.

Krijg toegang tot een groot netwerk

De partner met je wie samen de facilitaire organisatie inricht en optimaliseert beschikt over een groot netwerk waar je toegang tot krijgt. Heb je een specifieke vraag of uitdaging? Dan zal je partner je daarbij helpen en eventueel de contacten in het netwerk aanspreken.

Benut dit netwerk om je kennis te vergroten en om bij andere bedrijven een kijkje in de keuken te nemen. Hoe hebben zijn de facilitaire organisatie ingericht? Op welke manier hebben zij bepaalde uitdagingen het hoofd geboden? Je staat er niet alleen voor.

Wil jij eens sparren over of integrale facilitaire dienstverlening een geschikte oplossing is voor jouw organisatie? Om te ontdekken hoe het jouw organisatie naar een hoger niveau tilt en het interessanter maakt voor (potentiële) werknemers. Een van onze facilitair specialisten helpt je graag om dit boven water te krijgen.

Neem vrijblijvend contact op:

New call-to-action

Delen