“De nieuwe facilitaire organisatie moet efficiënt zijn ingericht. Oftewel: in lijn met de inrichting van facilitaire afdelingen binnen andere sites van SABIC, onder meer in Geleen. Daarbij is het belangrijk dat de kwaliteit van de dienstverlening minimaal wordt gehandhaafd én waar mogelijk wordt verbeterd tegen dezelfde of zelfs lagere kosten”, vertelt Senior Projectmanager Gonjo Beuken van FGB.
Business case
Beuken heeft de transitie van de FM-organisatie van SABIC begeleid. De basis daarvan lag in het opstellen van een business case om de huidige situatie in kaart te brengen. In de business case van FGB is aangegeven welke resultaten er kunnen worden bereikt en welke optie het best passend is voor de dienstverlening in Bergen op Zoom. Op basis van die business case is in samenwerking met SABIC een Request For Proposal (RFP) opgesteld. Beuken: “Deze RFP is in de markt gezet en er is vervolgens een aantal dialoogsessies georganiseerd om de partijen goed te leren kennen en een goed gevoel te krijgen bij een nieuwe partner. Uiteindelijk is zo de best passende partner gekozen voor SABIC.”
Die partner voor de komende vijf jaar is HEYDAY. “Het is allemaal best vlot gegaan”, blikt Van den Eijnden terug. “De start van het project was namelijk 4 oktober vorig jaar en al op 11 april dit jaar was de gunning aan HEYDAY. De ingangsdatum van het contract was 1 juli.” FGB heeft volgens Van den Eijnden een belangrijke rol gespeeld in het traject. “Om die stap te maken binnen onze FM-organisatie was een business case nodig. Naar de mening van SABIC is de hulp van een onafhankelijke partij onmisbaar om daar heldere en eerlijke data voor te krijgen. Bovendien is in de uiteindelijke keuze van de partner voor de toekomst een neutrale partij om SABIC te begeleiden zeer waardevol.”
Een dialoog
Ook Van Roy onderschrijft de toegevoegde waarde van FGB in het proces. “In de RFP stonden veel open vragen, die uiteindelijk bij de presentatie van onze plannen ook leidden tot een dialoog. En dat is juist wat je wilt, zo kom je tot een gezamenlijke oplossing.” Vanuit die presentatie en de due-diligencefase is het voorstel van HEYDAY nog verder aangescherpt. “In de due-diligencefase hebben we een diepgaande kijk kunnen nemen. Welke contracten lopen er? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Hieruit hebben we aanvullende informatie kunnen extraheren, waarmee we onze oplossing nog beter hebben kunnen laten aansluiten op de wensen van SABIC. Een voorbeeld? De medewerkers die naar tevredenheid functioneerden bij SABIC vervullen ook binnen onze dienstverlening een belangrijke rol”, vertelt Van Roy.
Hij zegt dat het zich verdiepen in de klant, in dit geval SABIC Zuid Nederland, key is geweest. “Onze oplossing begint bij veiligheid. Op een veilige manier werken heeft immers de hoogste prioriteit binnen SABIC en HEYDAY. We voldoen aan alle eisen en overtreffen die door middel van aandacht. Verder blijven wij onze dienstverlening vernieuwen door middel van het steeds weer inbrengen van initiatieven.”
Ook focust HEYDAY op automatisering. Zo introduceert de dienstverlener een FMIS (Facility Management Informatie Systeem) waarmee een volledig gecontroleerde operationele en financiële afwikkeling mogelijk is. Hierbij is de inrichting van het systeem expliciet afgestemd op het financiële model van SABIC. “Op basis van de uitgebreide RFP zijn we op zoek gegaan naar de best passende partners voor de levering van diensten. Naast veiligheid staan flexibiliteit en professionaliteit hierbij voorop, maar zeker zo belangrijk is dat wij samen als één bedrijf uiteindelijk de dienstverlening realiseren. Partners die leveren wat ze beloven. No-nonsense, geen gebakken lucht”, aldus Van Roy.
Dat laatste is belangrijk in de ogen van SABIC en FGB. “Daar hebben we ook nadrukkelijk naar gekeken bij de presentaties: kunnen ze waarmaken wat ze zeggen? Een voorbeeld? Zijn de systemen die ze willen implementeren daadwerkelijk al ergens operationeel? Met andere woorden: is het er al en bewijst het zijn meerwaarde in de praktijk? Of moet het allemaal nog worden ontwikkeld? Bij HEYDAY is het er”, lacht Beuken. Dat blijkt nu ook bij het implementatieproces dat inmiddels is opgestart.
Van Roy: “Omdat er slechts een korte periode beschikbaar was, zijn we, onder begeleiding van FGB, gestart met een klein team op de locatie. De samenwerking tijdens de implementatie was erg goed en het is gelukt om de voorgestelde oplossing te vertalen naar een praktische invulling.” Van den Eijnden, die in een heel nieuwe rol is beland met zijn team, spreekt over ‘een goede klik’ met zowel HEYDAY als FGB. “We spreken dezelfde taal, iets wat ons vertrouwen geeft in de toekomst van onze nieuwe FM-organisatie.”
Dit artikel is verschenen op Facto.nl en tot stand gekomen in samenwerking met FGB en HEYDAY.
