HEYDAY-2-780-Banner_1400x180_acf_cropped-11-1

Nieuws

SABIC met heldere business case naar de best passende FM-oplossing

10 oktober

Het petrochemische bedrijf SABIC heeft op de site in Bergen op Zoom de facilitaire organisatie aangepast. Van eigen beheer naar het aanstellen van de regiepartner HEYDAY die alle soft services coördineert. Een proces dat van A tot Z is begeleid door FGB Facility Group. Een reconstructie van de zoektocht naar de juiste services tegen de juiste kwaliteit-prijsverhouding.

“Wat mij het meest is bijgebleven? De enorme focus van SABIC op veiligheid binnen alle segmenten”, zegt Segment Directeur Industrie & Logistiek Roeland van Roy van HEYDAY resoluut. “Wij willen dat iedereen weer net zo gezond naar huis gaat als dat hij of zij hier is gekomen. Vandaar ook dat veiligheid in de uitvraag nadrukkelijk is meegenomen”, legt Johan van den Eijnden, Specialty Service Manager bij SABIC in Bergen op Zoom, uit. Hij is binnen SABIC verantwoordelijk voor alle hard en soft services. “SABIC wil meer focus op de core business. In specifiek mijn geval betekent dit meer aandacht voor de ruim 200 contracten rondom de productie.”

In de oude situatie was Van den Eijnden – met zijn team van in totaal vier medewerkers – ook druk met de ruim twintig contracten rondom de soft services. Denk aan de catering, de receptie, de telefonie, de security services, de schoonmaak, het terrein- en tuinonderhoud, de repro en archivering en de handyman-diensten. “De inkoop, het monitoren van de KPI’s, de periodieke meetings: het waren tijdrovende onderdelen van de werkzaamheden”, aldus de Specialty Service Manager. Bovendien zijn er op een site met een historie van 47 jaar tal van zaken ‘die niet helemaal logisch meer zijn’. Reden om nadrukkelijk te kijken naar het aanstellen van een regiepartner voor de soft services.

“De nieuwe facilitaire organisatie moet efficiënt zijn ingericht. Oftewel: in lijn met de inrichting van facilitaire afdelingen binnen andere sites van SABIC, onder meer in Geleen. Daarbij is het belangrijk dat de kwaliteit van de dienstverlening minimaal wordt gehandhaafd én waar mogelijk wordt verbeterd tegen dezelfde of zelfs lagere kosten”, vertelt Senior Projectmanager Gonjo Beuken van FGB.

Business case

Beuken heeft de transitie van de FM-organisatie van SABIC begeleid. De basis daarvan lag in het opstellen van een business case om de huidige situatie in kaart te brengen. In de business case van FGB is aangegeven welke resultaten er kunnen worden bereikt en welke optie het best passend is voor de dienstverlening in Bergen op Zoom. Op basis van die business case is in samenwerking met SABIC een Request For Proposal (RFP) opgesteld. Beuken: “Deze RFP is in de markt gezet en er is vervolgens een aantal dialoogsessies georganiseerd om de partijen goed te leren kennen en een goed gevoel te krijgen bij een nieuwe partner. Uiteindelijk is zo de best passende partner gekozen voor SABIC.”

Die partner voor de komende vijf jaar is HEYDAY. “Het is allemaal best vlot gegaan”, blikt Van den Eijnden terug. “De start van het project was namelijk 4 oktober vorig jaar en al op 11 april dit jaar was de gunning aan HEYDAY. De ingangsdatum van het contract was 1 juli.” FGB heeft volgens Van den Eijnden een belangrijke rol gespeeld in het traject. “Om die stap te maken binnen onze FM-organisatie was een business case nodig. Naar de mening van SABIC is de hulp van een onafhankelijke partij onmisbaar om daar heldere en eerlijke data voor te krijgen. Bovendien is in de uiteindelijke keuze van de partner voor de toekomst een neutrale partij om SABIC te begeleiden zeer waardevol.”

Een dialoog

Ook Van Roy onderschrijft de toegevoegde waarde van FGB in het proces. “In de RFP stonden veel open vragen, die uiteindelijk bij de presentatie van onze plannen ook leidden tot een dialoog. En dat is juist wat je wilt, zo kom je tot een gezamenlijke oplossing.” Vanuit die presentatie en de due-diligencefase is het voorstel van HEYDAY nog verder aangescherpt. “In de due-diligencefase hebben we een diepgaande kijk kunnen nemen. Welke contracten lopen er? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Hieruit hebben we aanvullende informatie kunnen extraheren, waarmee we onze oplossing nog beter hebben kunnen laten aansluiten op de wensen van SABIC. Een voorbeeld? De medewerkers die naar tevredenheid functioneerden bij SABIC vervullen ook binnen onze dienstverlening een belangrijke rol”, vertelt Van Roy.

Hij zegt dat het zich verdiepen in de klant, in dit geval SABIC Zuid Nederland, key is geweest. “Onze oplossing begint bij veiligheid. Op een veilige manier werken heeft immers de hoogste prioriteit binnen SABIC en HEYDAY. We voldoen aan alle eisen en overtreffen die door middel van aandacht. Verder blijven wij onze dienstverlening vernieuwen door middel van het steeds weer inbrengen van initiatieven.”

Ook focust HEYDAY op automatisering. Zo introduceert de dienstverlener een FMIS (Facility Management Informatie Systeem) waarmee een volledig gecontroleerde operationele en financiële afwikkeling mogelijk is. Hierbij is de inrichting van het systeem expliciet afgestemd op het financiële model van SABIC. “Op basis van de uitgebreide RFP zijn we op zoek gegaan naar de best passende partners voor de levering van diensten. Naast veiligheid staan flexibiliteit en professionaliteit hierbij voorop, maar zeker zo belangrijk is dat wij samen als één bedrijf uiteindelijk de dienstverlening realiseren. Partners die leveren wat ze beloven. No-nonsense, geen gebakken lucht”, aldus Van Roy.

Dat laatste is belangrijk in de ogen van SABIC en FGB. “Daar hebben we ook nadrukkelijk naar gekeken bij de presentaties: kunnen ze waarmaken wat ze zeggen? Een voorbeeld? Zijn de systemen die ze willen implementeren daadwerkelijk al ergens operationeel? Met andere woorden: is het er al en bewijst het zijn meerwaarde in de praktijk? Of moet het allemaal nog worden ontwikkeld? Bij HEYDAY is het er”, lacht Beuken. Dat blijkt nu ook bij het implementatieproces dat inmiddels is opgestart.

Van Roy: “Omdat er slechts een korte periode beschikbaar was, zijn we, onder begeleiding van FGB, gestart met een klein team op de locatie. De samenwerking tijdens de implementatie was erg goed en het is gelukt om de voorgestelde oplossing te vertalen naar een praktische invulling.” Van den Eijnden, die in een heel nieuwe rol is beland met zijn team, spreekt over ‘een goede klik’ met zowel HEYDAY als FGB. “We spreken dezelfde taal, iets wat ons vertrouwen geeft in de toekomst van onze nieuwe FM-organisatie.”

Dit artikel is verschenen op Facto.nl en tot stand gekomen in samenwerking met FGB en HEYDAY. 

Delen
Benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? neem contact op met heyday