Dat dit onderwerp leeft, blijkt ook uit het recente Facto-artikel “Waar leg jij de knip? 7 FM’ers aan het woord”. En terecht. Want waar je de knip legt, zegt veel over hoe je FM hebt ingericht en over hoe effectief die inrichting daadwerkelijk is.
De knip is geen lijn, maar een ontwerpkeuze
In essentie geeft de knip aan waar jouw verantwoordelijkheid stopt en die van de dienstverlener begint. Bij een lagere knip houd je veel regie zelf in handen: aansturing, afstemming, kwaliteitsbewaking. Bij een hogere knip verschuiven ook coördinerende en regisserende taken naar de partner.
Op papier lijkt dat een duidelijke keuze. In de praktijk is het vooral een ontwerpvraag: hoe willen we samenwerken? En: waar ontstaat de meeste waarde als we verantwoordelijkheden anders beleggen?
Daar gaat het vaak mis. De knip is zelden bewust ontworpen. Hij groeit. Vanuit historie, capaciteit, gewoonte of noodzaak. En juist daardoor ontstaan hybride vormen waarin iedereen iets doet, maar niemand het geheel overziet.
Waarom organisaties de knip verschillend leggen
We zien in de praktijk dat organisaties om uiteenlopende redenen kiezen voor een bepaalde knip. Niet omdat ze dat model ‘beter’ vinden, maar omdat het past bij hun situatie op dat moment.
Sommige FM-teams zijn sterk ingericht op regie. Ze hebben overzicht, capaciteit en ervaring en houden de lijnen graag kort. Andere teams zijn vooral operationeel bezig, vaak met beperkte ruimte om vooruit te kijken. Daar ontstaat sneller de behoefte om regie te verleggen en samenhang extern te organiseren.
Ook strategische keuzes spelen mee. Wil je FM vooral inzetten als uitvoerende dienst of juist als partner van de business? Hoe complex is het dienstenlandschap? Hoeveel leveranciers, locaties en gebruikers zijn erbij betrokken? Hoe groter die complexiteit, hoe belangrijker het wordt dat iemand het geheel overziet.
En dan is er nog cultuur. Organisaties die gewend zijn alles zelf te doen, laten regie minder makkelijk los. Organisaties die al langer samenwerken in ketens, maken die stap vaak sneller. Geen van beide is fout, zolang de knip maar past bij de realiteit.
Wat de knip doet in de dagelijkse praktijk
De plek waar je de knip legt, werkt door in vrijwel alles wat je dagelijks ervaart in FM. Neem de aansturing. Bij een lage knip stuurt de opdrachtgever leveranciers direct aan. Dat kan prettig zijn, zeker als je snel wilt schakelen. Tegelijk vraagt het veel afstemming en aandacht. Naarmate de knip hoger ligt, verschuift die dagelijkse coördinatie naar één regiepartij. Dat creëert overzicht, maar verandert ook de rol van het interne FM-team.
Diezelfde dynamiek zie je terug in data en kwaliteit. Hoe hoger de knip, hoe belangrijker het wordt dat informatie niet alleen wordt verzameld, maar ook wordt geduid. Losse rapportages zeggen weinig. Pas als data in samenhang worden bekeken, ontstaan inzichten die helpen om te verbeteren.
En juist daar raakt de knip aan samenwerking. Want integratie van diensten zoals schoonmaak, catering, gebouwbeheer en de servicedesk ontstaat niet vanzelf. Daar is regie voor nodig. Of die regie intern of extern ligt, is minder belangrijk dan de vraag of hij helder en consequent is ingericht.
Drie vragen die helpen om de knip bewust te leggen
De juiste knip begint niet bij een contract, maar bij reflectie. Deze drie vragen helpen om het gesprek goed te voeren.
- Allereerst: wie willen we als FM-team zijn? Willen we vooral uitvoerend bezig zijn, of juist richting geven, adviseren en verbinden? De knip moet aansluiten bij de rol die je zelf ambieert én aankunt.
- Vervolgens: wat moet écht dichtbij de business blijven? Niet alles wat belangrijk is, hoeft intern te gebeuren. En niet alles wat operationeel is, kan zomaar worden overgedragen. Het gaat om het vinden van een logische balans.
- Tot slot: hoeveel wendbaarheid hebben we nodig? In een wereld van hybride werken, veranderende bezetting en hoge verwachtingen moet een FM-organisatie kunnen meebewegen. De knip mag die beweging niet blokkeren.
De knip is zelden definitief
Een veelvoorkomend misverstand is dat de knip vastligt voor de looptijd van een contract. In werkelijkheid zien we dat hij regelmatig verschuift. Wanneer organisaties groeien, complexer worden of strategisch andere keuzes maken, komt de knip vaak hoger te liggen. Andersom zien we dat teams die hun regie versterken of dichter op beleving willen zitten, taken weer naar zich toe trekken. Daarom hoort de knip thuis in de governance. Niet als vaststaand gegeven, maar als onderwerp dat periodiek wordt herijkt.
Tot slot: de knip gaat niet over loslaten, maar over slim organiseren
De discussie over de knip wordt soms gepresenteerd als een keuze tussen controle houden of ontzorgen. In de praktijk is het vooral een vraag naar slim organiseren:
- Wie neemt welke beslissingen?
- Waar ligt verantwoordelijkheid het meest logisch?
- En hoe zorgen we dat samenwerking bijdraagt aan kwaliteit, rust en continuïteit?
De knip is daarmee geen grens, maar een middel. Een manier om samenwerking zo in te richten dat facility management doet waar het voor bedoeld is: de organisatie ondersteunen, vandaag én morgen. Nieuwsgierig waar jouw organisatie de knip het beste kan leggen? We gaan hierover graag met je in gesprek. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op. We staan je graag te woord.
