Sander werkt sinds 2007 bij HEYDAY. Inmiddels is hij Management Solutions Specialist met een duidelijke focus: het doorontwikkelen van het gebruik van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) binnen HEYDAY. In die rol is hij de verbindende schakel tussen gebruikers, processen en techniek.
“Mijn kracht zit in het slaan van bruggen,” vertelt hij. “Tussen de mens en het systeem, maar ook tussen verschillende disciplines. Facility managers, servicedeskmedewerkers, IT, finance, leveranciers: iedereen kijkt vanuit een ander perspectief. Ik breng die perspectieven bij elkaar.”
Dat is geen toeval. Sander begon zijn loopbaan bijna negentien jaar geleden als IT-helpdeskmedewerker, na eenopleiding ICT. Via applicatie- en functioneel beheer rolde hij steeds verder het facilitaire domein in. HEYDAY werkte in die tijd met een eigen FMIS, daarna met Planon en sinds 2010 met Facilitor, het vaste FMIS binnen de HEYDAY-werkwijze.
“Van implementaties tot meedraaien in de dagelijkse operatie: ik heb het hele spectrum meegemaakt. Daardoor snap ik niet alleen hoe een systeem werkt, maar vooral waarom mensen ermee werken of juist niet.”
Alles komt samen in deze rol
Sinds anderhalf jaar vervult Sander de rol van Management Solutions Specialist. Daarbinnen ontstond de behoefte aan een dedicated rol voor het FMIS. Een rol waarin alles samenkomt wat hij in de afgelopen jaren heeft opgebouwd.
“Er was steeds meer behoefte aan iemand die Facilitor niet alleen beheert, maar ook uitdaagt,” legt hij uit. “We hadden al goede functioneel beheerders, maar vernieuwing en doorontwikkeling vroegen om focus. In deze rol kan ik continu verbeteren: hoe kan het slimmer, efficiënter, toekomstbestendiger?”
Zijn werk gaat verder dan techniek. Sander zorgt ervoor dat het FMIS vanuit de HEYDAY-standaard wordt geoptimaliseerd voor de situatie van opdrachtgevers. Hij begeleidt projecten, denkt mee op tactisch en strategisch niveau en zorgt dat HEYDAY’s Facility Managers en Coördinatoren goed worden opgeleid in het gebruik van het FMIS.
“Facilitor is voor ons geen los systeem, maar een integraal onderdeel van onze dienstverlening. Zelfs als een opdrachtgever met een ander FMIS werkt, sluiten wij Facilitor daarop aan.”
FMIS is geen IT-feestje
Waar FMIS voor sommigen technisch en complex klinkt, ziet Sander het juist anders. “Een FMIS is in de basis een gebruikersprogramma. Laagdrempelig, intuïtief. Dat moeten we niet ingewikkelder maken dan nodig.”
Dat gaat in de praktijk nog vaak mis, ziet hij. “Wildgroei. Organisaties richten een FMIS in en laten het vervolgens jaren onaangeroerd, terwijl de organisatie verandert. Nieuwe vragen, nieuwe processen en het systeem beweegt niet mee.”
Een goed ingerichte FMIS-omgeving kan juist enorm veel opleveren. Sander noemt VGZ als voorbeeld. “Daar hebben we het FMIS zo ingericht dat servicedeskmedewerkers geen servicedesktaken meer hoefden uit te voeren. Alles liep automatisch. Dat was echt een vernieuwende kijk op zowel de servicedesk als het gebruik van FMIS.”
De sleutel? Eerst naar processen kijken, daarna pas naar systemen. “Het systeem is niet leidend. Wat eromheen gebeurt, dát bepaalt hoe je het inricht.”
Strategisch vooruitkijken, zonder het groter te maken dan het is
In de toekomst blijft FMIS volgens Sander onmisbaar binnen integrale facilitaire dienstverlening, al plaatst hij daar meteen een nuance bij. “In organisaties draaien vaak al veel applicaties. Een FMIS speelt soms maar een kleine rol in het totale landschap, maar zonder FMIS kunnen we ook niet.”
Juist daarom is het belangrijk om mee te bewegen met ontwikkelingen, zoals AI. Een concreet voorbeeld is de implementatie van Bonnie, een AI-telefoonassistent. “Je belt, spreekt je melding in en die wordt automatisch in het FMIS gezet. Dat soort toepassingen maken processen sneller en toegankelijker.”
Tolk tussen praktijk en technologie
Wat zijn rol bijzonder maakt, is zijn positie tussen HEYDAY en leverancier Facilitor. Sander is sparringpartner voor beide kanten. “Ik fungeer als tolk. Facilitor is een IT-bedrijf, terwijl onze Facility Managers en Coördinatoren operationeel werken. Ik vertaal wat wij nodig hebben naar techniek en andersom.”
Die rol vraagt niet alleen kennis, maar ook draagvlak. Vernieuwing werkt alleen als gebruikers het omarmen. “Het moet zich bewijzen. Mensen zijn steeds vaardiger digitaal, dus het moet gewoon werken. Je moet laten zien dat het waarde toevoegt en echt iets oplost.”
Pas dan komt een FMIS tot leven, zegt hij. “Als het volledig is ingericht, passend bij de praktijk. Dán zie je dat mensen het systeem gaan gebruiken zoals het bedoeld is.”
Terug naar de basis, met het oog op morgen
Over twee jaar hoopt Sander zichzelf nog steviger te hebben gepositioneerd als FMIS-expert binnen én buiten HEYDAY. Met een structurele samenwerking met Facilitor, een duidelijke FMIS-standaard voor HEYDAY’ers en een doorontwikkeling die aansluit op marktontwikkelingen.
Zijn belangrijkste boodschap aan organisaties die worstelen met hun FMIS? “Kijk niet vanuit één kant. Het systeem is niet leidend. Je processen bepalen wat je inricht.” En misschien nog wel belangrijker: “Pas op voor wildgroei. Wees scherp op waar een FMIS wél van is en waar juist niet van. Ga terug naar de basis. Dáár begint verbetering.”
