Wat dit jaar opvalt? Voor het eerst in jaren is er een afgevlakte groei van de gemiddelde kosten voor kantooromgevingen en onderwijsinstellingen. Dat klinkt geruststellend, maar tegelijk springen een aantal categorieën er echt uit. Beveiliging, catering en schoonmaak laten forse stijgingen zien, terwijl de energiekosten juist eindelijk de verwachte daling tonen na de energiecrisis van 2023. Precies die mix zie ik ook terug in de gesprekken die ik met organisaties voer.
Wat betekent dit voor organisaties?
Een deel van die gematigde kostenontwikkeling heeft te maken met het minder intensieve gebruik van kantoren. Veel organisaties hebben inmiddels keuzes gemaakt over hun huisvesting en de manier waarop medewerkers hun werkplek benutten. Bij klanten merk ik dat dit vaak leidt tot het afstoten van vierkante meters of het slimmer inzetten van de ruimte die er wél is.
In de praktijk zie ik dat terug in een verschuiving: minder traditionele werkplekken, meer flexibele zones en plekken om elkaar te ontmoeten. Organisaties zetten steeds meer in op een werkomgeving die hybride werken ondersteunt. Dat levert niet alleen kostenvoordelen op, maar zorgt ook voor een werkomgeving die beter aansluit bij wat medewerkers nodig hebben.
Kansen en oplossingen
Bij HEYDAY hebben we de afgelopen jaren veel organisaties geholpen om die vertaalslag te maken. Wat ik mooi vind, is dat het vaak een win-winsituatie oplevert: lagere kosten en een aantrekkelijkere werkplek.
Een mooi voorbeeld uit de dagelijkse praktijk van mijn collega’s van HEYDAY Consultancy laat zien hoe data écht het verschil maken. Bij een opdrachtgever hebben zij alle kantoren voorzien van sensoren onder bureaus en in vergaderruimtes. Deze sensoren registreren op basis van warmte of een bureau of ruimte in gebruik is geweest.
De verzamelde data worden vervolgens door ons geanalyseerd en vertaald naar heldere inzichten. Daarmee kan de organisatie gefundeerde beslissingen nemen over het hele werkplekportfolio: het openen van nieuwe locaties, het gedeeltelijk sluiten van bestaande vestigingen of het optimaliseren van het werkplekconcept.
Nog belangrijker: deze data maken het mogelijk om de werkomgeving aan te passen aan de échte behoeften van de gebruikers. Zo kunnen we samen fundamentele vragen beantwoorden, zoals:
- Voldoet de vergadercapaciteit nog aan de vraag?
- Zijn er te veel of juist te weinig van bepaalde werkplektypes?
- Worden de verschillende werkplektypes optimaal gebruikt?
Door dit soort inzichten slim te benutten, helpen we organisaties niet alleen om hun facilitaire kosten te beheersen, maar ook om een werkomgeving te creëren die medewerkers ondersteunt en aantrekkelijk maakt.
Met dit soort inzichten maken we keuzes die niet alleen bijdragen aan kostenbesparing, maar ook aan een werkomgeving die medewerkers ondersteunt in hun werk.
In deze trajecten gebruiken we altijd een thematische aanpak. We kijken samen met organisaties niet alleen naar de cijfers, maar ook naar thema’s als duurzaamheid, hybride werken en digitalisering. Door die in samenhang te bekijken, ontstaat er een toekomstbestendig plan waarmee je grip krijgt op je werkplekkosten. De NFC-index gebruiken we daarbij als spiegel: hoe verhouden jouw kosten zich eigenlijk tot het landelijk gemiddelde? Dat gesprek opent vaak de ogen.
Vooruitkijken
Wat verwacht ik de komende jaren? Ik denk dat de afgevlakte groei in kosten zich doorzet. Steeds meer organisaties hebben hun beleid rond huisvesting en werkplekken op orde of krijgen daar hulp bij. Tegelijkertijd zie ik dat er nieuwe thema’s naar voren komen. Digitalisering en data-gedreven sturing worden cruciaal om kosten beheersbaar te houden. En duurzaamheid is niet langer optioneel, maar een harde randvoorwaarde.
Wie zich hierop wil voorbereiden, doet er goed aan om nu al de werkelijke behoeften van medewerkers en afdelingen naast de marktconforme oplossingen te leggen. En om te toetsen of de keuzes passen bij de gemiddelde kosten per m², werkplek en FTE. Zelf werk ik daarvoor altijd met de Europese norm NEN-EN 15221-7, die al sinds 2012 de basis vormt voor onze adviezen en beheeropdrachten. Binnenkort komt er zelfs een nieuwe, herzien deelpublicatie: NEN-EN 15221-8, waar wij als HEYDAY ook in de normcommissie aan hebben bijgedragen. Dat geeft organisaties nog meer houvast.
Tot slot
De NFC-index is een mooie basis om in gesprek te gaan over facilitaire kosten, maar de echte waarde zit in de vertaalslag naar jouw situatie. Mijn advies? Gebruik de index als vertrekpunt en maak vervolgens bewuste keuzes in huisvesting, werkplekken en facilitaire diensten. Zo zorg je voor grip, voorspelbaarheid en – niet onbelangrijk – een werkomgeving die echt werkt voor je medewerkers.
Wil je weten hoe wij dat bij andere organisaties hebben aangepakt of eens sparren over jouw situatie? Ik vertel je er graag meer over.
