De ideale werkplek begint bij inzicht in werkplekbezetting

Van oudsher zijn medewerkers gewend om een vaste werkplek te hebben. Hoewel veel organisaties nu de overstap maken naar flexibel werken of activiteit gerelateerd werken, blijkt dat medewerkers nog vaak een vaste werkplek claimen. Gevolg is dat kantoren overvol lijken, hoewel ze dat eigenlijk niet zijn. De sleutel tot de ideale werkplek ligt bij het gedragsaspect. Inzicht in werkplekbezetting helpt om het gewenste gedrag en de gewenste bedrijfscultuur te stimuleren voor een prettige werkomgeving.

Claimgedrag binnen organisaties

Gedrag speelt een grote rol in het succes van een (nieuw) werkplekconcept. Een concept kan nog zo aantrekkelijk zijn, maar als medewerkers een flexwerkplek claimen of luid bellen in een stilteruimte levert dit onnodig veel onrust op de werkvloer op. Om een werkplekconcept te laten werken is het zaak dat medewerkers weten én begrijpen hoe ze er gebruik van kunnen maken.

In de praktijk blijkt namelijk vaak dat er genoeg werkplekken in een kantoorpand aanwezig zijn, maar dat medewerkers niet op de juiste manier met de beschikbare ruimte omgaan. Hoewel het zoeken naar een fijne werkplek voor veel werknemers een herkenbare situatie is, claimen veel kantoorgebruikers onbewust een bureau om verzekerd te zijn van een fijne werkplek. Vervolgens zijn ze een groot deel van de dag van hun plek, omdat ze in vergadering zitten of andere verplichtingen hebben.

Optimaal gebruik van de werkplekbezetting

Wanneer je als organisatie het gevoel hebt dat de werkplekken niet optimaal benut worden, biedt een bezettingsgraadmeting uitkomt. Een bezettingsgraadmeting brengt in kaart in welke mate een kantoorpand bezet én benut wordt. Gedurende een bepaalde periode wordt gekeken welke werkplekken worden gebruikt, hoe ze worden gebruikt en hoe lang ze worden gebruikt. Hiermee krijg je niet alleen inzicht in drukke dagen en tijdstippen op de werkvloer, maar breng je ook ongewenst gebruik van werkplekken, ruimten of middelen in kaart.

Bovendien kan inzicht in de werkplekbezetting, zeker in combinatie met andere data, belangrijke facilitaire informatie opleveren. Denk bijvoorbeeld aan het aantal werkplekken dat bezet is in relatie tot de inkoop van de catering. Wanneer je weet dat er doorgaans op woensdag veel minder mensen in het pand zijn, kun je daar het aanbod in je bedrijfskantine op afstemmen. Op deze manier kun je je facilitaire kosten verlagen of processen optimaliseren.

Objectief inzicht: Door een externe partij in de arm te nemen voor het uitvoeren van een bezettingsgraadmeting breng je objectief het gebruik van een kantoorpand in kaart. Op basis van deze informatie is het mogelijk om het werkplekconcept te optimaliseren.

Direct implementeerbaar: Onze specialisten kijken vanuit het perspectief van de gebruiker en hebben ruime ervaring met het inzichtelijk maken van werkplekbezetting. Het advies dat je ontvangt is onderbouwd en praktisch toepasbaar zodat je er direct mee aan de slag kunt.

Kostenvoordelen: Het real-time combineren van datastromen levert kostenvoordelen en efficiëntieslagen op. Je achterhaalt of er in ruimtes onnodig energie lekt omdat er niemand aanwezig is, kunt inspelen op het aantal aanwezige medewerkers met het aanbod van de catering of brengt overbodige vierkante meters aan het licht.

Bewezen trackrecord: We beschikken over verregaande kennis om een omgeving te realiseren waarin medewerkers optimaal presteren — van het continu monitoren van de bezettingsgraad en het wegnemen van onrust op de werkvloer tot het signaleren van knelpunten in bestaande werkplekconcepten.

Werkplekbezetting