Optimaal werkplekbeheer is een on-going proces

De werkplek is een belangrijke troef geworden in de strijd om talent en is daarmee een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Na het ontwerpen, inrichten en inregelen van de ideale werkplek speelt ook het dagelijks beheer van de werkomgeving hierin een grote rol. Optimaal werkplekbeheer is een on-going proces met aandacht voor de gebruiker. Het continu monitoren, (bij)sturen en evalueren van de werkplek draagt aanzienlijk bij aan het verhogen van medewerkerstevredenheid en productiviteit en helpt bij het verlagen van het ziekteverzuim.

Stel de medewerker centraal in werkplekbeheer

Een medewerker presteert beter als hij zich lekker en vitaal voelt in een ruimte, voorzien van alle middelen die nodig zijn om het werk goed te kunnen doen. Het juiste beheer van de werkplek maakt dat een werkplek geschikt is en als prettig wordt ervaren, nu en in de toekomst. Voor werkplekbeheer is medewerkerstevredenheid dan ook een belangrijke prestatie-indicator.

In de praktijk betekent werkplekbeheer het verzorgen van alle faciliteiten die nodig zijn om een werkplek operationeel te krijgen én te houden. Dit houdt niet op na het plaatsen van een bureau, maar omvat ook het inregelen van facilitaire diensten en bijbehorende processen, het identificeren van knelpunten in de dienstverlening en het afhandelen van facilitaire meldingen en storingen. Het liefst zonder gedoe.

Data-driven facility management in werkplekbeheer

Om werkplekbeheer te optimaliseren is data-driven facility management in opkomst. Een werkplekmeting brengt interessante informatie aan het licht waarmee je de werkplek kunt verbeteren. Er zijn op verschillende mogelijkheden om te achterhalen hoe een werkplek wordt ervaren om zo het beheer van de werkplek naar een hoger niveau te brengen. Voor het beste resultaat is het zaak om de perceptie van gebruikers te vergelijken met ‘harde data’, zodat je weet waar je op moet sturen.

Dit kan onder meer op basis van:

Leesman Index: Dit onderzoek geeft aan hoe goed de werkomgeving de medewerker in zijn werkomgeving ondersteunt. Er is speciaal aandacht voor de activiteiten die iemand op het werk verricht, de fysieke voorzieningen in de werkomgeving, de facilitaire diensten die worden aangeboden en de mobiliteit van medewerkers binnen en buiten het kantoorgebouw.
Belevingsscan: Op basis van een belevingsscan is het mogelijk te achterhalen hoe gastvrij een organisatie is en op welke punten de (klant)beleving kan worden verbeterd. Dit onderzoek focust zich op de verschillende contactmomenten met een organisatie - van het ontvangst tot het vertrek.
Bezettingsgraadmeting: Deze meting brengt gedurende een bepaalde periode het gebruik van de werkplek in kaart. Soms wordt een bezettingsgraad anders ervaren dan dat deze in werkelijkheid is. Deze analyse geeft een realistisch beeld van de werkplekbezetting én -benutting van locaties en brengt verbeteringen aan het licht.

Monitoren & bijsturen: Omdat een organisatie continu in ontwikkeling is, is de werkplek dit ook. Dit maakt het belangrijk om de werkplek ook continu te blijven monitoren en bij te sturen. In onze ogen is een werkplek is nooit ‘af’.

Kennis van zaken: Met facility- en hospitality management als oorsprong staan we met de voeten in de klei én leren we de gebruikers in no-time kennen, zodat onze werkplek-concepten perfect aansluiten op de wensen en behoeften van gebruikers.

Bewezen trackrecord: Onze specialisten beschikken over verregaande kennis om een omgeving te realiseren waarin medewerkers optimaal presteren — van het implementeren van FMIS-systemen en het afhandelen van meldingen tot het continu monitoren van de bezettingsgraad en het signaleren van knelpunten in bestaande werkplekconcepten.

Eindgebruiker van werkplek staat centraal: In het traject werken wij vanuit de gedachte van de opdrachtgever én de medewerker. Door de mens centraal te zetten verloopt het werkplekbeheer soepel, zorgeloos en met zo min mogelijk weerstand.

Werkplekbeheer