Strategisch huisvestingsmanagement: Wat is het strategisch huisvestingsplan?

Wat is het strategisch huisvestingsplan?

Strategisch huisvestingsmanagement draait in de kern om het optimaal faciliteren van een organisatie. Het doel is om de huisvesting van een organisatie te regelen op een manier die aansluit bij de missie en visie, bijdraagt aan het realiseren van de strategische doelstellingen én past binnen het budget. In een strategisch huisvestingsplan zet je dit uiteen.

Zonder strategisch huisvestingsplan loop je als organisatie het risico op te hoge huisvestingskosten, onrust op de werkvloer omdat je te veel of te weinig vierkante meters tot je beschikking hebt, achterstallig beheer en onderhoud of een werkomgeving die niet aansluit bij jouw organisatie en jouw medewerkers. In de strijd om talent speelt huisvesting bovendien een belangrijke rol in het aantrekken en behouden van medewerkers.

Vraagstuk vanuit de organisatie

Een huisvestingsvraagstuk ontstaat vaak door een ontwikkeling binnen een organisatie. Deze ontwikkelingen hebben invloed op welke vorm van huisvesting het beste bij een organisatie past. Je kunt hierbij denken aan:

Sterke groei of krimp in het personeelsbestand: Wanneer er in één klap veel collega’s bij komen of als er juist afscheid wordt genomen van een groep mensen, heb je ineens veel meer of minder vierkante meters nodig.
Samenwerking, fusie of overname: Als één of meerdere organisaties samen verder gaan, is dit vaak een natuurlijk moment om de huisvesting onder de loep te nemen. Bij de nieuwe situatie hoort ook een nieuw huisvestingsplan.
Demografische ontwikkelingen: In de strijd om het beste talent kan het voor een organisatie interessant zijn om een kantoor te openen waar ook (toekomstig) personeel te vinden is, bijvoorbeeld in de buurt van een bepaalde universiteit.
Duurzaamheidsambities: Als duurzaamheid een belangrijk speerpunt is, kan het verstandig zijn te onderzoeken of het loont om een pand te upgraden of dat het beter is om te verhuizen. Hiernaast heb je op dit vlak ook vaak te maken met wet- en regelgeving.
Financiële drijfveer: Om verschillende redenen kan de behoefte ontstaan om te besparen op huisvestingskosten of om meer rendement te behalen. Vaak komt deze vraag vanuit de directie.
Beheer en onderhoud: Wanneer onderhoudskosten de pan uit rijzen, kan het interessant zijn om een herhuisvesting te overwegen.
Huisvestingsanalyse: Een bezettingsgraadmeting of andere vorm van huisvestingsonderzoek brengt vaak interessante informatie aan het licht over het huisvestingsconcept. Een resultaat kan zijn dat het verstandig is om het huisvestingsconcept of de huisvestingsstrategie te herzien.

Huisvestingsvisie als uitgangspunt

Het opstellen van een strategisch huisvestingsplan begint bij de visie van jouw organisatie. Dit vormt het uitgangspunt voor de huisvestingsvisie. Een organisatie doet er goed aan om aan de hand van een huisvestingsonderzoek, met onder meer een bezettingsgraadmeting, analyse van onderhoudskosten én gesprekken met de directie over de toekomstige ontwikkelingen van de organisatie een huisvestingsvisie op te stellen.

Het is verstandig om goed na te denken over de keuzes die je maakt, want dit heeft niet alleen grote invloed op de toekomstbestendigheid van huisvesting, maar ook zeker op de aantrekkelijkheid van jouw organisatie als werkgever, het imago van jouw bedrijf en het realiseren van organisatiedoelstellingen.

Huisvestingsvisie: De basis van het plan. Wat wil een organisatie bereiken? Je hebt hierbij te maken met algemene en organisatie-specifieke context. Dit is altijd maatwerk.

Huisvestingsstrategie: In de huisvestingsstrategie maak je de vertaalslag van organisatievisie naar de wijze waarop je de huisvestingsvisie in de praktijk brengt. Wat betekent de visie voor de locatie, het gebouw en de inrichting, de kosten en kwaliteit, duurzaamheid en KPI’s?

Analyse huidige situatie: Om te weten waar je staat, breng je op basis van een GAP-analyse het verschil tussen de huidige en gewenste situatie in kaart. Het verschil tussen deze scenario’s geeft een beeld wat nodig is om een bepaald doel te bereiken.

Huisvestingsscenario’s: Er zijn verschillende scenario’s mogelijk als het gaat om huisvesting. Als de huidige situatie ver van de gewenste situatie af ligt, is het wellicht interessanter om te gaan verhuizen. Kies je ervoor om in hetzelfde pand te blijven, dan biedt een verbouwing of interne verhuizing misschien uitkomst.

Programma van Eisen: Als de keuze op een bepaald scenario is gevallen, vertaal je dit naar een Programma van Eisen (PvE). In een PvE vind je alle inhoudelijke wensen en eisen die de opdrachtgever en andere betrokkenen aan het resultaat stellen.

Meerjarenplan

Een strategisch huisvestingsplan heeft over het algemeen een houdbaarheid van drie tot vijf jaar, maar ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op. Het is dus aan te raden om elk jaar je huisvestingsplan onder de loep te nemen en te toetsen bij de directie en andere stakeholders. Mocht je onvoorzien toch te maken krijgen met een sterke groei of krimp in het personeelsbestand of een andere, ingrijpende ontwikkeling, is het zaak om het plan al eerder te actualiseren.

Meerjaren onderhoudsplan

Ook een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is onderdeel van een strategisch huisvestingsplan. Dit plan geeft inzicht in de kosten op lange en korte termijn, waardoor je het onderhoudsbeleid kan afstemmen op de toekomstige onderhoudskosten.

Je kunt bovendien sturen op kosten en onnodige uitgaven voorkomen door een aantal zaken in acht te nemen:

Benchmarken van onderhoudskosten
Integreren van de onderhoudsvisie in het meerjaren onderhoudsplan
Bepalen van een optimale balans tussen preventief, correctief en meerjaren onderhoud
Toezien op de juiste scope demarcatie tussen huurder en verhuurder

Strategisch
huisvestingsplan

Wat is het strategisch huisvestingsplan?

Vraagstuk vanuit de organisatie

Huisvestingsvisie als uitgangspunt

Onderdelen van een strategisch huisvestingsplan

Meerjarenplan

Meerjaren onderhoudsplan

Aan de slag met een strategisch huisvestingsplan?

Strategisch huisvestingsplan

Wat is het strategisch huisvestingsplan?

Vraagstuk vanuit de organisatie

Huisvestingsvisie als uitgangspunt

Onderdelen van een strategisch huisvestingsplan

Meerjarenplan

Meerjaren onderhoudsplan

Aan de slag met een strategisch huisvestingsplan?

Strategisch
huisvestingsplan