Beheer en exploitatie
van maatschappelijk vastgoed

Ontmoeten, leren en spelen zonder zorgen

HEYDAY is specialist in het beheer van maatschappelijk vastgoed. We zoeken daarbij naar een duurzame sociale invulling voor de vele vrijwilligers en bezoekers. We werken samen met diverse welzijnsorganisaties en sociale ondernemingen. We maken ons sterk voor een maatschappij waarin iedereen kan meedoen. Ook op de arbeidsmarkt.

Multifunctionele accommodaties

HEYDAY ondersteunt Multifunctionele accomodaties (MFA’s) om te komen tot een professioneel beheer en exploitatie. Wij vinden daarbij belangrijk:

  • Continuïteit van de dienstverlening
  • Optimale benutting van de voorzieningen en kwaliteit

We besteden veel aandacht aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, met als speerpunt: sociale duurzaamheid.

HEYDAY biedt kansen aan mensen. We dragen graag ons steentje bij, zodat deze organisaties zich kunnen richten op waar ze goed in zijn: mensen een aangename plek bieden waar ze kunnen ontmoeten, leren en spelen.

A3A2802-602x609-2
Barista-597x609

Buurthuizen

Elk buurthuis heeft een eigen visie en kiest activiteiten die passen bij de doelgroep. Multiculturele aspecten en soorten vrijwilligers maken ieder buurthuis uniek. HEYDAY ziet graag dat alles goed georganiseerd is.

We ondersteunen bij het maken van heldere afspraken. We kijken kritisch naar de ondersteunende diensten en zien het als onze verantwoordelijkheid om kansen te signaleren om de efficiency te vergroten.

Brede school

Binnen een brede school is het van belang een zo efficiënt mogelijk facilitair beheer op te zetten met de beschikbare financiële middelen. HEYDAY is een ervaren partner waarmee u samen tot de beste invulling komt.

Van volledige uitbesteding van het beheer tot een partnership waarbij HEYDAY een gedeelte van de verantwoordelijkheden op zich neemt. Onze dienstverlening is opgedeeld in de soft services (het beheer) en de hard services (onderhoud van de school).

Brede school-597x609

Aanpak beheervormen

Klik op de vraag om de antwoorden te bekijken.

Welke onderdelen verzorgt HEYDAY op het gebied van beheer & exploitatie?

We weten als geen ander dat de opzet van een Brede School voorbereiding nodig heeft. Bij deze voorbereiding komen er veel aspecten aan de orde. Belangrijke aspecten zijn uiteraard de inhoudelijke (agogische) kant en de bouw/renovatie van de nieuwe huisvestingsituatie.

Door de complexiteit van deze twee belangrijke onderdelen, komt de opzet van het beheer vaak in gedrang, waardoor vervolgens de vorm van het beheer binnen een korte periode moet worden bepaald. Door het vroegtijdig inschakelen van een organisatie als HEYDAY, heb je een partner die met je meedenkt en begeleiding biedt bij de ontwikkeling en uitvoering van het beheerconcept. 

Mogelijke beheervormen in samenwerking met een externe partij
Conceptvorming samen met de opdrachtgever
Ondersteuning bij het opstellen van het Programma van Eisen
Implementatie van de dienstverlening
Beheerfase en onderdelen van de dienstverlening
Kan HEYDAY ondersteunen bij conceptvorming?

Opzet van het beheersconcept voor een MFA is een complex proces, waarbij met veel factoren rekening moet worden gehouden, zoals:

Beschikbare budgetten en telefonische bereikbaarheid van de gebruikers
Type gebruikers van het pand, openingstijden van het pand en vloeroppervlakte van het pand
Aanwezigheid bestaande (facilitaire) contracten (schoonmaak, beveiliging, tuinonderhoud, etc.)
Gewenste kwaliteit van de dienstverleners en de gewenste service aan bezoekers van het pand (ontvangst, wachtruimte, koffie/thee-voorziening, etc.)
Sleutelbeheer en verdeelsleutels (hoe worden de kosten verdeeld over de verschillende gebruikers)
Visie op samenwerking met welzijnsorganisaties t.b.v. inzet medewerkers uit regelingen
Deze stap in het proces, om te komen tot passend beheer van de locatie, is belangrijk om in een later stadium teleurstellingen te voorkomen. In de praktijk ziet HEYDAY vaak gebeuren, dat de gewenste omvang en kwaliteit van de dienstverlening niet overeenkomen met de beschikbare budgetten. Het is daarom van groot belang dat alle gebruikers van het pand op één lijn liggen, te meer omdat er sprake is van gezamenlijke uitgaven en gezamenlijke budgetten.
 
Binnen de dienstverleningsaspecten dienen de juiste prioriteiten te worden gesteld. Zo staan in een MFA omgeving ‘veiligheid’ en ‘hygiëne’ vaak terecht op de eerste plaats.

Kortom, het vooraf bespreken van bovenstaande factoren leidt tot een reëel beeld en een goede voorbereiding voor een soepele implementatie van het beheer van een Brede School.
Kan HEYDAY een Programma van Eisen opstellen?
Als de conceptvorming heeft plaatsgevonden en de wijze van invulling is afgestemd met alle gebruikers,dan wordt er een Programma van Eisen opgesteld voor de invulling van de dienstverlening. In dit Programma van Eisen komen onder andere de volgende zaken aan bod:
Personele invulling van het beheer door een beheerder, conciërge, huismeester, telefonist en/of receptionist
Schoonmaak (gezamenlijk, individueel, kwaliteit, etc.)
Groenvoorziening, horecavoorziening, koffiecorners, afvalverwerking, BHV organisatie en (klein) onderhoud

Verhuursysteem, beheer van verhuurbare ruimtes, openingstijden en personele bezetting

Beveiliging, alarmopvolging en sleutelbeheer
Samenwerking social partners en samenwerking vrijwilligers

HEYDAY kan het PvE voor de opdrachtgever opstellen. Dit doet HEYDAY door middel van intensief overleg met de gebruikers. Door onze uitgebreide ervaring met het opzetten en implementeren van facilitair beheer van MFA’s, kan HEYDAY de gebruikers optimaal adviseren en ondersteunen bij dit proces.

Kan HEYDAY ondersteunen bij de implementatie van een Beheer & exploitatie concept?
Bij alle processen die vooraf gaan aan de implementatie van het facilitair beheer, kan HEYDAY u volledig of gedeeltelijk ondersteunen. Dit hoeft echter niet. De kern van de dienstverlening van HEYDAY, ligt bij het uitvoeren van het facilitair beheer.
 
Naar aanleiding van het reeds opgestelde Plan van Eisen (al dan niet in samenwerking met HEYDAY) stelt HEYDAY een Plan van Aanpak op voor de implementatiefase, Het Plan van Aanpak bevat de volgende onderdelen:

Opstellen beheerplan, waarin alle onderdelen van de dienstverlening worden omschreven

Opstellen BHV- en ontruimingsplan, zorgdragen voor BHV-oefeningen en verplichte materialen en opstellen sleutelplan

Afsluiten externe contracten, op naam van HEYDAY of van de opdrachtgever

Werven en selecteren geschikte medewerkers, afgestemd op de gebruiker en omgeving en het inwerken en begeleiden van de medewerkers

Opstellen procedures en instructies, opzetten communicatie structuren en eventueel aanvraag gebruikersvergunning

De doorlooptijd van de implementatie hangt sterk af van de gewenste omvang van de dienstverlening en de kwaliteit van het PvE. Ook de opleverstaat van het pand kan hierop van grote invloed zijn. Zodra de implementatie heeft plaatsgevonden, ontstaat de beheerfase.
Wat doet HEYDAY in de beheerfase?
Zodra het grootste gedeelte van de implementatie heeft plaatsgevonden ontstaat er een beheerfase. Tijdens deze fase staan ontwikkeling, kwaliteitbewaking, competentiemanagement, finetuning dienstverlening, evalueren dienstverlening en gebruikersoverleg centraal. Onderstaande diensten zijn onderdeel van het totaalpakket van dienstverlening dat HEYDAY aanbiedt. 

Onderhoud gebouw: Dagelijks onderhoud, klachten/storingen registreren en verhelpen, signaleren en repareren van schade, onderhoud en bediening installaties, groenvoorziening, speeltoestellen en buitenruimte, verhuur van ruimtes en sleutelbeheer

Beheer: Management van het beheer, voorzitten van gebruikersoverleg, contractbeheer en leveranciersmanagement, aansturing van het team, verantwoordelijk voor de BHV-organisatie (samen met de gebruikers), optreden als gastheer/-vrouw, receptionist, toezichthouder en/of huismeester, toezicht houden en aansturen schoonmaak, toezicht houden op de veiligheid en orde, netheid en ondersteuning bij activiteiten en evenementen

Financieel: Financiële administratie, budgetrapportages en managementrapportages

Neem contact op voor meer informatie

Meer weten over de dienstverlening die we kunnen leveren op het gebied van beheer en exploitatie van maatschappelijk vastgoed?

Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.

Neem contact op