<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Martine Hinrichs

"Een tijdelijke bezettingsgraadmeting biedt inzicht op korte termijn"

“Ons team doet bezettingsgraadmetingen om de bezetting van ruimtes en werkplekken in kaart te brengen, met sensoren of observaties. Het gaat dan meestal om kantoorpanden, maar ook om zorginstellingen, ziekenhuizen en scholen. De ene helft van het team doet tijdelijke bezettingsgraadmetingen door middel van observaties, de andere helft doet permanente bezettingsgraadmetingen door middel van het plaatsen van sensoren die vervolgens continu data opleveren.”

Martine Hinrichs is Product Owner bij HEYDAY, ze coördineert bezettingsgraadmetingen van werkplekken en ruimtes met behulp van observanten: “Als klanten op korte termijn inzicht in bezetting willen, bijvoorbeeld bij een verhuizing, is een tijdelijke bezettingsgraadmeting natuurlijk logischer. Tijdelijke bezettingsgraadmetingen worden daarnaast ook vaak uitgevoerd bij klachten over drukte of bij het analyseren van een nieuw werkplekconcept. Er is dan op korte termijn informatie nodig.’’

Hoe gaat een tijdelijke bezettingsgraadmeting in zijn werk?

“Als we een aanvraag krijgen voor een meting, doen we eerst een intake op locatie. We vragen de opdrachtgevers wat de aanleiding is en wat voor informatiebehoefte ze hebben. Hebben ze bijvoorbeeld alleen informatie op werkplekniveau nodig of willen ze ook op afdelingsniveau iets weten?”

‘’Vlak voor of na de intake ontvangen we de plattegronden van de opdrachtgever. Door middel van deze plattegronden wordt het duidelijk hoeveel elementen we moeten meten en kunnen we het aantal observanten bepalen. Eén observant kan ongeveer 500 elementen in een uur meten, bij 3.000 elementen hebben we dus 6 observanten nodig. Vaak schatten we dat al in vóór de offerte wordt gemaakt. We maken een offerte en na goedkeuring van ons voorstel kunnen we al binnen twee tot drie weken starten met meten.”

“Vlak voor of na de intake gaan we aan de slag met plattegronden, die laden we in de software die we zelf ontwikkeld hebben. Vervolgens tekenen we alles in, zoals werkplekken, vergaderzalen, fietsenstallingen en parkeerplaatsen en kennen alle eigenschappen van de elementen toe. Bijvoorbeeld tot welke afdeling de werkplek behoort, het ruimtenummer en voor hoeveel mensen een vergaderzaal geschikt is. Daarna voegen we de plattegronden toe aan onze meet-app, waardoor de observant meteen ziet wat hij moet meten en de gegevens aan ons door kan geven via de app.”

Hoe wordt een observant ingezet bij een bezettingsgraadmeting?

“De observanten komen van een uitzendbureau, meestal zijn het studenten. Op het moment dat de meting van start gaat, houden we een kick off. We geven ze uitleg over de meting en ze krijgen van ons een tablet met daarop de meetapp. Daarmee laten we ze een proefronde lopen, zodat ze op de eerste dag meteen goed van start kunnen gaan. Afhankelijk van de behoefte van de opdrachtgever hebben we een aantal meetronden ingesteld, meestal acht per dag oftewel elk uur één.”

“Op een kantoor van 3.000 werkplekken wordt doorgaans tien dagen lang elk uur een status genoteerd, dus dat levert een dataset van 240.000 regels op. Tijdens de meting controleren we iedere dag of de verzamelde data uit de meet-app goed binnenkomt. Ook kunnen we op basis van deze uitkomsten de observanten bijsturen.”

En als het veldwerk is afgerond?

“Als alle gegevens zijn verzameld, kunnen we met het rapport aan de slag. Voorheen gebeurde het analyseren in Excel met draaitabellen, maar tegenwoordig werken we in PowerBI zodat het rapport er automatisch uit komt rollen. Dat passen we meestal nog aan, naar behoefte van de klant. PowerBI werkt sneller, makkelijker en is minder foutgevoelig dan Excel. Bovendien kunnen we online rapportagetools en ‘heatmaps’ maken, die ook interactief zijn. De klant kan dan bijvoorbeeld zelf filteren op dag en meetmoment, per ruimte. We merken dat de opdrachtgevers dat erg plezierig vinden.”

“Meestal geven we na het opleveren van de rapportage nog een telefonische toelichting of een presentatie op locatie. Die presentaties zijn ook leuk, omdat je dan kritische vragen krijgt van medewerkers die met de gegevens aan de slag moeten. Op basis van deze vragen kunnen wij ons product weer verbeteren. Meestal lopen er verschillende projecten tegelijkertijd, dan kun je al snel een flinke lijst aan projecten op je bureau hebben.”

Wat spreekt je aan in deze functie?

“Voor mij persoonlijk is de vrijheid van deze functie heel prettig, er wordt van mij verwacht dat ik mijn werk doe en er wordt ook op vertrouwd dat ik het doe. Dat hoeft niet precies binnen kantooruren, het mag ook midden in de nacht bij wijze van spreken. Ik kan zelf alles inplannen en initiatief tonen, wat ook gewaardeerd wordt. Zo wordt onze software bijvoorbeeld regelmatig aangepast aan de hand van onze suggesties. Omdat we zo klein en flexibel zijn, kan dat.”

“Het innovatieve karakter van HEYDAY wordt hiermee ook versterkt, mijn leidinggevende is continu bezig om onze metingen nog verder te verbeteren. We denken ook met hem mee. We hadden niet verwacht dat er nog zoveel vraag zou zijn voor het handmatig meten van bezetting, nu we met behulp van sensoren ook op een ‘moderne’ manier kunnen meten. Maar er blijkt toch vraag te blijven naar resultaten op de korte termijn. Daarnaast kan het aanschaffen van sensoren soms ook gewoon te prijzig zijn voor opdrachtgevers. Gelukkig maar, want ik vind mijn werk erg leuk.”

Wil je ook werken bij HEYDAY? Bekijk hier onze vacatures.

Benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? neem contact op met heyday