Het uitbesteden van
facilitaire diensten

Waarborg continuïteit en bespaar kosten
met het uitbesteden van facilitaire diensten 

Je bent continu op zoek naar manieren om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren. Je wordt vaak aangesproken op de kosten en wat er te besparen valt. Het uitbesteden van facilitaire diensten is een slimme manier om hier stappen in te zetten. Op deze pagina lees je wat het outsourcen van facilitaire dienstverlening precies inhoudt, wat de voordelen en mogelijkheden zijn en wanneer het een geschikte oplossing is.

Wat houdt het uitbesteden van facilitaire diensten in?

Het outsourcen van facilitaire dienstverlening betekent het inzetten van een specialistische partij voor (alle) diensten die ondersteunend zijn aan de core business. Er zijn verschillende opties om facilitaire dienstverlening uit te besteden:

  • Single-service outsourcing: Bij single-service outsourcing kies je ervoor om elke facilitaire dienst afzonderlijk uit te besteden aan specifieke leveranciers. Dit lijkt op het eerste oog gemakkelijk, omdat je als opdrachtgever alles in de gaten kunt houden en het risico spreidt, maar in de praktijk ben je veel tijd kwijt met het managen van deze leveranciers.

    Denk aan het aansturen en controleren van de leveranciers, het beoordelen en betalen van de losse facturen, het aanpassen en onderhandelen van het contract en het lezen van rapportages en er optimalisaties uit halen. Er blijft weinig tijd over voor het optimaliseren van de dienstverlening.
  • Multi-service outsourcing: In dit model bundel je verschillende facilitaire diensten in een contract met één leverancier. Hierdoor heb je bijvoorbeeld niet meer tien leveranciers voor tien diensten, maar vier leveranciers voor tien diensten. Het voordeel ten opzichte van single-service outsourcing is dat er minder druk is en meer efficiëntie, omdat er minder leveranciers zijn die je moet aansturen, controleren en de administratie voor op orde moet hebben.
  • Integrated Facility Management: Integrated Facility Management betekent het integraal uitbesteden van facilitaire diensten waarbij je één leverancier kiest die verantwoordelijk is voor het management en het uitvoeren van de facilitaire diensten. Je sluit een contract af met één dienstverlener voor zowel de operationele diensten als een belangrijk deel van de tactische en in sommige gevallen zelfs strategische regietaken. Over dit model lees je alles op deze pagina.
uitbesteden facilitaire diensten

De voordelen van het uitbesteden van facilitaire diensten

Ten opzichte van eigen beheer heeft outsourcing een aantal voordelen. Het is niet voor niets dat de markt hier steeds meer naartoe beweegt.

Professionalisering en het verhogen van kwaliteit: Een leverancier verzamelt data, zodat er inzicht ontstaat in wat er in het pand gebeurt. Deze informatie kun je gebruiken om processen te optimaliseren en te sturen op kosten. Tevens is een goede leverancier op de hoogte van de laatste trends, ontwikkelingen en innovaties waarmee je verbeteringen kunt doorvoeren.

Continuïteit garanderen en meer flexibiliteit: Door uitbesteding heb je altijd de garantie op volledige bezetting, ook in geval van ziekte, uitval of vakantie. Veranderingen zijn naar aard en volume beter op te vangen. En je borgt facilitaire kennis, want wat gebeurt er als jouw FM manager vertrekt en alle kennis met zich meeneemt?

Kostenreductie door hogere efficiency en lagere overhead: Hoewel de perceptie leeft dat uitbesteden duur is, leidt het juist tot een besparing op de kosten. Een besparing van 10 tot 20 procent is zeer realistisch. Je kiest immers voor specialisten die het organiseren en optimaliseren van facilitaire dienstverlening als kernactiviteit hebben; de gehele organisatie en het proces is hierop ingericht.

Vergelijk het met het bouwen van een huis: wanneer je zelf een huis bouwt ben je altijd duurder uit dan wanneer je het door specialisten laat uitvoeren en van alle voordelen profiteert. Dit geldt in de kern ook voor facilitaire dienstverlening.

Zijn de bezwaren tegen outsourcing terecht?

Ondanks de voordelen zijn er in de markt drempels niet te kiezen voor uitbesteding. Onterecht. Het grootste bezwaar is de angst voor het verlies van banen, omdat een dienstverlener hun werk overneemt en het efficiënter inregelt. In grote lijnen klopt dit, maar dat wil niet zeggen dat banen verdwijnen. Jullie kennen het bedrijf van haver tot gort en zijn van grote toegevoegde waarde voor de dienstverlener.

Een dienstverlener heeft altijd een contactpersoon binnen de organisatie nodig — de rol van een facility manager verschuift van operationeel naar tactisch en strategisch. Een dienstverlener biedt ontzorging, realiseert kostenbesparingen en neemt de operationele aansturing uit handen, waardoor je als facilitair manager de controle en het overzicht terug krijgt en tijd hebt om de toegevoegde waarde van FM voor het bedrijfsbelang te tonen.

De gedachte dat een organisatie te klein is voor uitbesteding is ook onjuist. Bij bedrijven zonder facilitaire afdeling komen facilitaire taken in de portefeuille bij werknemers met een andere functie, waardoor de focus niet volledig op de primaire taak ligt. Met outsourcing kunnen medewerkers zich weer volledig concentreren op hun voornaamste werkzaamheden met een enorme efficiencyslag als resultaat. Bovendien levert het kleinere organisaties ook een kostenbesparing op.

uitbesteden facilitaire diensten
uitbesteden facilitaire diensten

Wanneer is het uitbesteden van facilitaire diensten een geschikte oplossing?

De redenen om te kiezen voor uitbesteding lopen uiteen en is afhankelijk van de specifieke situatie waarin de organisatie zich op dit moment bevindt.

Over het algemeen is uitbesteding een passende oplossing wanneer je kosten wilt besparen, altijd de continuïteit wilt waarborgen, efficiëntieslagen wilt maken of de kwaliteit en professionaliteit wilt verhogen. Tevens helpt uitbesteding om nieuwe innovaties binnen te halen.

Ontdek wat het uitbesteden van facilitaire diensten voor uw organisatie kan betekenen

Welke sourcing strategie past bij mijn organisatie? Welk besparingspotentieel kan ik ermee realiseren? En waar moet ik op letten? Onze specialisten helpen je graag om antwoord te krijgen op deze vragen.

Ontvang advies