Blog - HEYDAY

Ga voor die webcam zitten: goed voor het milieu én voor jezelf

23 oktober

Als ik eens midden op de dag in de auto zit, vraag ik me vaak af waarom het toch zo druk is op de weg. En echt niet alleen met moeders en hun kinderen op weg naar de zwemles of opa en oma die even een stukje gaan rijden. Het is vooral werk-werk verkeer op weg naar een overleg, een gesprek of een training. Heel belangrijk! Of toch niet? Het kan ook anders en de webcam gaat ons daarbij helpen.

Wat houdt ons tegen?

Is het nou echt nodig om elkaar te kunnen voelen of ruiken? Ik ga er gemakshalve even van uit dat de meeste mensen nu antwoorden met: ‘Nee, dat is voor de meeste overleggen niet noodzakelijk’.

Waarom maken we dan niet meer gebruik van videoconferencing? Je kunt elkaar horen én zien, dus ook lichaamstaal en intonatie maken onderdeel uit van de communicatie. En het scheelt enorm in tijd en brandstof, dus ook CO2-uitstoot.

Want wanneer alle werknemers van Nederland twee dagen per week thuis zouden werken in plaats van op kantoor, dan kan in 2020 de uitstoot van CO2 met 1,3 megaton worden teruggebracht, rekende Intermediair al in 2012 uit.

Toch hoor ik nog vaak dat de webcam niet wordt gebruikt, omdat men er nog niet aan is gewend. Veel mensen vinden de webcam namelijk een beetje eng. Of ik hoor dat de benodigde software op de bedrijfslaptop is afgesloten. Of dat er geen geschikte videoconferencing ruimte beschikbaar is. Ook zijn mensen bang dat ze anders niet genoeg kilometers maken, zodat de lease auto niet wordt afgenomen. Waar zijn we toch mee bezig?

Wat heb je echt nodig?

Over de benodigde middelen wordt vaak moeilijker gedaan dan echt noodzakelijk. Want alleen voor een online meeting met een grote groep mensen is een ‘echte’ videoconferencing room nodig.

De meeste meetings zijn echter maar met twee tot vier personen, verdeeld over twee locaties. Dat gesprek kan dus prima via een simpele webcam gevoerd worden, die tegenwoordig in bijna elk mobiel apparaat zit geïntegreerd. Bijvoorbeeld via laptop of mobiele telefoon.

Reguliere – en gratis – communicatiesoftware biedt niet altijd de mogelijkheid om bestanden binnen een applicatie met elkaar te delen, maar als je de bestanden aan het begin van een overleg naar elkaar mailt dan kom je al een heel eind.

Overigens is de zakelijke communicatiesoftware waarmee dit wél kan meestal binnen één tot twee jaar weer terugverdiend. Het is de investering dus zeker waard.

Kilometers maken

De eerste reden – het niet gewend zijn – is een kwestie van kilometers maken. Figuurlijk dus. Gewoon doen en het wordt vanzelf ‘gewoon’ binnen de bedrijfsvoering.

De eerste keer voor de webcam is misschien een beetje onwennig. Je bent je er ineens heel bewust van dat een ander jou ziet. Zit mijn haar wel goed? Heb ik iets tussen mijn tanden? Lach ik stom?

Maar een gesprek via de webcam is in principe niet anders dan een gesprek aan tafel. Als je dat probeert te benaderen en je zet de telefoon of tablet tegenover je waar de persoon aan tafel ook zou zitten, dan valt het best wel mee. Het is ook mogelijk om mensen in het ‘webcammen’ te trainen en webcam-richtlijnen vanuit de organisatie kunnen houvast bieden.

Financiële prikkel

Dan nog die leaserijders. Maar dat moet ook wel lukken, want er zijn verschillende mogelijkheden om het werkelijk gereden aantal kilometers los te koppelen van de toewijzing van lease auto’s.

Er is al een trend gaande om over te gaan op een mobiliteitsbudget, waarbij medewerkers zélf de keuze kunnen maken of ze gaan reizen en zo ja, op welke manier.

Steeds meer organisaties kiezen er zelfs voor om medewerkers te belonen wanneer ze kiezen voor de meest duurzame oplossing voor dat bepaalde moment. Bijvoorbeeld de trein of een elektrische fiets voor korte afstanden, of dus de webcam. Een klassieke win-win situatie!

Aan de slag

Daarom mijn oproep: bedenk, voordat je weer in je agenda zoekt naar een tijdslot om 200 kilometer te rijden voor een uurtje overleg, of het écht nodig is om elkaar te voelen of ruiken.

Zo niet, probeer het dan eens uit! Gebruik de webcam voor het overleg en beloon jezelf in de vrijgekomen tijd met een lange wandeling of het wegwerken van achterstallig werk. Dat schijnt heel goed te zijn voor je gezondheid, stress-level en creativiteit.

Delen
Marloes Brusche
"Steeds meer organisaties kiezen er voor om medewerkers te belonen wanneer ze kiezen voor de meest duurzame oplossing voor een bepaald moment. Bijvoorbeeld de trein of een elektrische fiets of vergaderen via de webcam. Een klassieke win-win situatie!"