<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

In vijf stappen communicatie integreren in een huisvestingsproject

27 juli, 2020

Communicatie heeft in veel huisvestingsprojecten geen prominente rol. Vaak wordt het gezien als iets dat ook nog moet gebeuren en wordt er, naast een bescheiden communicatiemanagementaanpak in de initiatiefase, verder weinig aandacht aan besteed. Toch is het op een juiste manier doorvoeren van een integraal communicatieplan gedurende een huisvestingsproject wel degelijk van toegevoegde waarde. Wanneer de pandgebruikers goed en volledig worden geïnformeerd, heeft dit een gunstige invloed op de beperking van weerstand gedurende een project. Bovendien maakt goede communicatie de algemene projectbeleving vanuit gebruikersperspectief een stuk positiever.

Herhuisvestingstrajecten gaan voor pandgebruikers gepaard met verandering. Gebruikers moeten afscheid gaan nemen van hun huidige werklocatie. Wellicht gaat de gebruiker van een eigen bedrijfslocatie naar een verzamelpand. De faciliteiten in het nieuwe pand kunnen anders zijn, zoals de koffievoorziening of het bedrijfsrestaurant. Het nieuwe pand kan ingericht zijn op activiteitgericht werken, waardoor een gebruiker zijn 'eigen' werkplek moet inruilen voor een flexwerkplek. Het kan betekenen dat de nieuwe werklocatie consequenties heeft voor de reistijd; het aantal beschikbare parkeerplaatsen en/of de (loop)afstand vanaf een station kunnen tevens verschillen.

Stuk voor stuk grote veranderingen vanuit het gebruikersperspectief, waarbij de kans aanwezig is dat wanneer de informatievoorziening niet op orde is, er weerstand optreedt onder de pandgebruikers. Om dit tegen te gaan is het integreren van communicatie in een huisvestingsproject van belang. Een communicatieplan op maat kan worden opgesteld aan de hand van vijf stappen.

Stap 1: Creëer communicatie uitgangspunten en -doelen

Het opstellen van een communicatieplan start met het formuleren van duidelijke communicatie uitgangspunten en -doelen die aansluiten bij de doelgroep, oftewel de pandgebruikers. Wat speelt er bij hen, welke onduidelijkheden zijn er en wat omtrent het herhuisvestingsproject baart hen zorgen? Dit kan bijvoorbeeld gaan om het verhuisproces, het vlekkenplan op de nieuwe locatie, veranderingen in de werkwijze of op gebied van duurzaamheid en circulariteit.

Deze uitgangspunten worden opgehaald in overleg met de directie, het management en/of overige stakeholders binnen de organisatie. Wanneer de uitgangspunten bekend zijn, is het zaak om de uitgangspunten te definiëren. Deze doelen hebben betrekking op hetgeen wat je wilt bereiken met de communicatie, dus waarvan je wilt dat de doelgroep op de hoogte is. Zo wil je bijvoorbeeld dat de pandgebruiker tijdig en adequaat is geïnformeerd over -en betrokken bij- de voor hen relevante activiteiten, veranderingen en mijlpalen gedurende het project.

Stap 2: Bepaal de communicatiestrategie voor het project

Vervolgens is het van belang om de strategie te bepalen. De communicatiestrategie geeft antwoord op de hoe-vraag. Hoe wil je de communicatievoorziening gedurende het project aanpakken? De communicatiestrategie van het project dient een verlenging te zijn van de organisatiebrede interne communicatierichtlijnen. Zo dient de tone-of-voice in de project berichtgeving hetzelfde te zijn als dit normaliter is bij interne berichtgeving.

Het verplaatsen in de doelgroep is van belang: dus niet: ‘wat willen wij vertellen?’, maar ‘wat is belangrijk voor de doelgroep om te weten?’.

Het projectplan wordt vaak als leidraad gebruikt voor het opstellen van de communicatiestrategie, maar ook de directie en het management van een organisatie kunnen hierin een rol spelen. In herhuisvestingsprojecten wordt vaak gekozen voor een proactieve communicatieaanpak. Dit houdt in dat je de informatiebehoefte, vragen of zorgen bij pandgebruikers gedurende een project regelmatig achterhaalt en hierop inspeelt door er tijdig en volledig over te communiceren. Tegelijkertijd is het van belang om nauw contact te onderhouden met de projectgroep, om bij hen de relevante ontwikkelingen te achterhalen die eveneens input vormen voor communicatieberichtgeving. De communicatievoorziening is bij voorkeur gericht op de ontvanger. Het verplaatsen in de doelgroep is van belang: dus niet ‘wat willen wíj vertellen?’, maar ‘wat is belangrijk voor de doelgroep om te weten?’.

Tot slot stel je thema’s vast om mee te nemen in de communicatie en beschrijf je op welke wijze je deze thema’s wilt belichten.

Stap 3: Bepaal de communicatiemiddelen

Bij de derde stap bepaal je welke communicatiemiddelen je gedurende het project inzet. Maak de afweging of de communicatie enkel via berichtgeving plaatsvindt of ook via andere middelen zoals gesprekken, trainingen of bijeenkomsten. Dit is afhankelijk van de gekozen strategie, de complexheid van het project, de mate waarin de veranderingen invloed hebben op de pandbewoner en het beschikbare projectbudget.

Organisaties hebben vaak al bepaalde communicatiekanalen, zoals interne nieuwsbrieven en sociaal intranet. De communicatievoorziening omtrent een herhuisvestingsproject kan hierop aansluiten. Naast kanalen waarop informatie actief wordt gedeeld, is het aan te raden om via de interne bedrijfspagina ook een herhuisvestingspagina in te richten waar alle (niet-vertrouwelijke) projectinformatie wordt geborgd. Denk hierbij aan nieuwsbrieven, relevante documenten, een FAQ-overzicht en contactgegevens indien er vanuit pandgebruikers vragen of opmerkingen zijn.

Stap 4: Creëer een communicatiekalender

Een communicatiekalender geeft inzicht in wie er op welk moment, wat voor informatie en via welk communicatiemiddel gaat delen met welke doelgroep. Het document wordt gebruikt om de communicatieberichtgeving in te plannen.

Dit kan in de vorm van een separate communicatieplanning of een uitbreiding van de algemene projectplanning. Afhankelijk van het type project stel je vast dat berichtgeving periodiek wordt gedeeld of naar behoefte van zowel de projectgroep als de pandgebruiker wordt opgesteld.

Stap 5: Zet de communicatievoorziening in gang en blijf evalueren

Wanneer de uitgangspunten en doelen bekend zijn, de communicatiestrategie is bepaald, de communicatiemiddelen zijn gedefinieerd en tot slot ook de kalender is opgesteld, kan de daadwerkelijke communicatievoorziening starten. Attendeer de pandgebruikers op de communicatiemiddelen die worden ingezet en geef daarnaast aan wat ze van de projectgroep mogen verwachten gedurende het project.

Hoe beter de berichtgeving aansluit op de behoefte, des te passender de algehele communicatie gedurende het project zal zijn.

Om de communicatievoorziening optimaal te laten blijven aansluiten op de doelgroep, is geregelde evaluatie nodig. Wat vindt de doelgroep van gestelde frequentie van berichtgeving, is de inhoud van de communicatieboodschappen begrijpelijk en sluit het aan bij hetgeen wat de pandgebruiker wilt weten? Hoe beter de berichtgeving aansluit op de informatiebehoefte, des te passender de algehele communicatievoorziening gedurende het project zal zijn.

Hulp nodig bij communicatie in huisvesting?

Wil jij de pandgebruiker optimaal meenemen in een huisvestingsproject? We hebben ruime ervaring in het creëren van communicatieplannen op maat en laten graag zien hoe je de pandgebruiker optimaal bij een herhuisvestingstraject kan betrekken. Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.

New call-to-action

Delen
Shenna de Bruin
Consultant bij HEYDAY