Blog - HEYDAY

Wie het weet, mag de post-it plakken

03 oktober

Vroeger waren vooral de mannen met het beste salaris aan het woord en moest ‘de rest’ luisteren. Maar met de komst van agile werkvormen en scrummethodieken is dat verleden tijd. Als eerste Scrummaster binnen Facility Management ben ik terecht gekomen in een wereld van post-its plakken, sprinten en stressballen gooien. Graag deel ik mijn ervaring met jullie, want het klinkt niet alleen leuk; het is het ook! En wat levert het veel op in een korte tijd.

Scrum vindt zijn oorsprong in de ICT, waar het vooral in projectvorm wordt toegepast. Het is in eerste instantie geïntroduceerd door Jeff Sutherland en Ken Schwaber als een ontwikkelmethode voor software.

Zo zijn we binnen HEYDAY (toen nog AAFM) gestart met scrum voor het bouwen van onze gemaksdienstenapplicatie MAX. Ondertussen werken we via scrum ook aan HRM vraagstukken, bouwen we bestaande waarde proposities verder uit en realiseren we nieuwe businessmodellen. Het is onze manier van werken geworden.

Graag neem ik je mee in de dagelijkse praktijk. Wat levert Agile scrum op?

We doen het samen

Het hele team helpt elkaar tótdat het hele team klaar is. Dat is niet alleen goed voor het groepsgevoel, maar ook voor de betrokkenheid van de verschillende teamleden voor het op te leveren eindproduct. Er wordt namelijk aan één vraagstuk tegelijkertijd gewerkt. Zo houd het team de juiste focus.

Het werk wordt naar het team gebracht, in plaats van verschillende teamleden steeds naar werk te zetten in een nieuw teamverband. Het team stelt zich kwetsbaar op, zijn hard op de inhoud en zacht op de relatie. Op die manier leren we met én van elkaar.

Tijdens de Daily Stand-up vertelt elk teamlid wat hij of zij heeft gedaan, wat er gaat gebeuren, welke obstakels er zijn en wat daarvoor nodig is. Dit doet ieder teamlid in maximaal twee minuten. Staand, om een actieve houding te stimuleren.

Vervolgens is het van belang om een Productbacklog op te stellen, waarin de producten en diensten staan waar zowel jijzelf als jouw opdrachtgevers behoefte aan hebben. Deze backlog wordt gevuld door de Product Owner, die altijd oog heeft voor het op te leveren eindresultaat en de gebruikers van een product of dienst. Samen met het team worden de prioriteiten bepaald.

Vervolgens vertalen we deze prioriteiten naar User Stories (US). Zo’n story is een korte omschrijving vanuit een rol of gebruiker, waarvoor een bepaalde functionaliteit wordt ontwikkeld. Zo werken we aan zaken die de meeste waarde toevoegen voor onze klanten.

Sprinten en nee leren zeggen

Het werken via scrum houdt in dat er een planning wordt opgesteld waarin het werk in evenwicht wordt gebracht met de beschikbare capaciteit. Elke functionaliteit of ontwikkeling wordt uitgewerkt in een aparte sprint. Op de sprintplanning staat wanneer welk onderdeel aan de beurt is, zodat de focus bij het uitwerken van de huidige sprint ligt.

Het opstellen van realistische sprintplanning doen wij met behulp van ‘Planning Poker’. Ieder teamlid schat in ‘hoeveel moeilijk’; dus hoe complex en hoeveel tijd er in een bepaalde US gaat zitten. Degenen die dit als ‘minst moeilijk = laagste waarde’ en ‘meest moeilijke = hoogste waarde’ schatten, onderbouwen hun standpunt. Zo leert het team ‘hoe moeilijk’ de US is. Dit kun je ook doen door US een ‘kledingmaat’ te geven. Het gaat hierbij vooral om de discussie en het creëren van een gezamenlijk beeld over de ‘hoeveelheid moeilijk’.

Wanneer we aan het sprinten zijn, maken we dat eerst af. We voegen geen andere activiteiten toe. Dit is voor ons dienstverleners knap lastig, want dit betekent dat we met regelmaat nee moeten verkopen. Dit zit niet in onze aard. Maar het lukt steeds beter én het zorgt ervoor dat wat we doen, we écht goed doen.

Als Scrummaster bescherm je de teams voor invloeden van buitenaf, vooral vanuit je eigen organisatie. Want het gevaar ligt op de loer dat je alsnog wordt verleid om er iets extra’s naast te doen. ‘Want dat kan toch wel even….’ Dit maakt dat we soms wat later starten met bepaalde zaken, maar wel beter én met focus. Zo bereiken we onder aan de streep uiteindelijk veel meer. We hebben immers geen omsteltijden of ‘wat hadden we ook al weer besproken’-momenten meer.

Ontwikkel je samenwerking

Samenwerken is ‘key’: het is belangrijk en kan heel leuk zijn. Onze ervaring is dat als je echt als team samenwerkt, elkaar aanspreekt op inhoud en elkaar aanspreekt op samenwerking je zo teams krijgt die zich steeds verder doorontwikkelen. Het wordt nog beter, leuker en je weet steeds beter wat je aan elkaar hebt. Om daarin als team, maar ook als collega te groeien gebruiken we altijd de volgende methodieken om te leren:

  • Sprint review: we evalueren aan het einde van iedere sprint of we onze US en/of producten voldoende hebben opgeleverd. Hierin speelt de Product Owner (PO) een belangrijke rol, want hij bepaald of een sprint klaar is of niet. Er is geen tussenweg.
  • Kort op de bal: het team zorgt er gedurende de sprint voor dat de PO goed is geïnformeerd en van de juiste informatie is voorzien. Zo zorgen we er samen voor dat het team aan de verwachtingen voldoet.
  • Retrospective: onze teams evalueren na iedere sprint (soms vaker) hoe de samenwerking met elkaar is verlopen. Vragen als wat wil je houden, wat wil je stoppen of starten en wat wil je meer of minder staan hierbij centraal.


Een bijkomend voordeel van scrum is dat het verloop heel overzichtelijk is. Je weet altijd wat er nog komt, waar het team op dit moment mee bezig is en wat er al af is. Alle sprints staan namelijk op de TO DO list, onderverdeeld in TO DO, DOING en DONE. Als we aan een Story werken, verplaatsen we deze naar DOING. Als een sprint is goedgekeurd door de Product Owner verplaatsen we hem naar DONE.

Zo is de status van een sprint altijd inzichtelijk. En weten we of we niet met teveel verschillende zaken tegelijkertijd bezig zijn. Ook handig als je onderweg bent of op afstand wilt samenwerken.

Doen is het nieuwe denken

Wees vooral niet bang om iets nieuws uit te proberen of om fouten te maken, want daar leer je ook van. Dat adviseren wij als je wilt starten scrum of andere nieuwe vormen van samenwerking uit wilt proberen.

‘Doen is het nieuwe denken’ hoorde ik onlangs op een training. Ik had het niet beter kunnen verwoorden.

Delen
Joris de Schepper
"Wees vooral niet bang om iets nieuws uit te proberen of om fouten te maken, want daar leer je ook van. Dat adviseren wij als je wilt starten met scrum of andere nieuwe vormen van samenwerking uit wilt proberen. Doen is het nieuwe denken."