Geen ‘one size, fits all’
Met name de grote multinationals waren voorafgaand aan de pandemie al bekend met het hybride werken. In Nederland kenden we die werkvorm nog niet echt, hoewel er natuurlijk uitzonderingen bekend zijn. Dat maakt het tegelijkertijd lastig om passende, lokale voorbeelden aan te halen die een blauwdruk voor de toekomst bieden. Iedereen is op dit moment aan het zoeken naar de juiste vorm. Vanuit HEYDAY helpen we met onze Future Workspace-aanpak uiteenlopende opdrachtgevers om hun post-corona werkomgeving vorm te geven. Deze aanpak, waarin we hybride werken integraal benaderen, blijven we telkens optimaliseren om nog beter te adviseren over allerlei soorten werkvormen.
Het belangrijkste gegeven, is dat er geen overkoepelende benadering bestaat om tot de ideale werkplek te komen. Want use cases of voorbeelden uit de branche hoeven niet te passen bij jouw eigen organisatie. Sluiten de best practices immers wel aan bij de behoeften van jouw medewerkers? Daarnaast zijn er geen harde cijfers beschikbaar vanuit de overheid die een bepaalde manier van werken kwantificeren. Het vormgeven van nieuwe ways of working vraagt dus om maatwerk. Er bestaat geen ‘one size, fits all’-benadering, maar het doen van onderzoek is daarin één van de onderscheidende factoren. Zo kom je precies te weten waar de benodigdheden liggen.
Context
Zoals gezegd vraagt een Future Workspace om maatwerk. En iedere organisatie is anders in de manier waarop ze het werk inrichten. Sommigen zijn vooruitstrevender, terwijl anderen juist een meer traditionele aanpak hanteren. De gemene deler is dat bij iedere verandering een geleidelijk proces komt kijken: uitproberen, gegevens ophalen en deze data vervolgens analyseren. Daarbij is het belangrijkste gegeven dat hoe sneller je een verandering qua werkplek doorvoert, hoe groter de kans op onbegrip en verwarring. Helder communiceren is daarin onmisbaar. Wil je bijvoorbeeld plotseling een hele grote stap maken door van vaste werkplekken naar één open kantoortuin te gaan? Dat heeft een veel grotere impact dan geleidelijke veranderingen. Het kan de overstap een stuk complexer maken en de verwarring alleen maar vergroten.
Pilots kunnen een praktische uitkomst bieden als het aankomt op nieuwe werkvormen inrichten. Daarbij zijn er ruwweg twee typen pilots te herkennen: pilots in de fysieke werkomgeving en pilots voor veranderingen in gedrag en houding. Het eerste pilot-type heeft betrekking tot aanpassingen in praktische zaken zoals huisvesting, ICT en faciliteiten. Het tweede pilot-type focust zich onder meer op de afspraken die collega’s maken met elkaar, hoe ze te werk gaan en welke activiteiten op kantoor plaatsvinden. Beide pilots brengen een ‘uitprobeerfase’ met zich mee waarin een geselecteerde groep werknemers een nieuw werkconcept uitvoerig test. Tijdens deze fase leveren de deelnemers de nodige feedback waarmee het concept verder aangescherpt kan worden om nog beter aan te sluiten op de context van de organisatie zelf. Een nieuwe manier van werken gaat namelijk om het aanleren van nieuw gedrag. Door dat een tijdje uit te proberen, en open te staan voor evaluatie en verbetering, komen organisaties vanzelf tot een optimale hybride manier van werken.
Verder dan technologie
Tijdens de eerste paar maanden van de pandemie, was het vooral zaak om de bedrijvigheid draaiende te houden. De systemen moesten op orde zijn, medewerkers moesten met videoconferencingtools aan de slag en laptops moesten klaarstaan. Het waren kortstondige oplossingen die direct nodig waren om het werk door te laten gaan. Nu realiseert een groeiend aantal organisaties zich echter dat er meer bij hybride werken komt kijken dan slechts het faciliteren van devices en software. Waar het voorheen om oplossingen ging om het thuiswerken te faciliteren, besteden organisaties nu meer aandacht aan de omringende aspecten, zoals de werk-privébalans en de kwaliteit van het (thuis)kantoor. Door zulke aspecten te optimaliseren, kunnen medewerkers efficiënt aan de slag vanuit huis én vanuit kantoor – afhankelijk van het werkplekadvies.
Met de opkomst van het hybride werken, zie je daarnaast dat veel medewerkers kiezen tussen een combinatie van kantoor- en thuiswerk. Het brengt meteen een volgend aspect aan het licht: wat ga je met de verdere kantooromgeving doen als er minder personeel naar kantoor komt? En hoe gaan mensen met elkaar om wanneer ze vanuit kantoor werken? Door medewerkers actief te betrekken in het proces, kun je afspraken opstellen die aansluiten op de manier van werken. Denk aan zaken als het gebruik van vergaderruimtes en het ontvangen van klanten. Maar ook: welke activiteiten vinden waar plaats, wat heb je daarvoor nodig en hoe vergader je in een hybride kantoor? Stuk voor stuk zijn zulke procedures per organisatie uniek.
Medewerkers weten raad
Om tot de ideale werkplek te komen, zijn analyses en data nodig om inzicht te krijgen in de ideale werkplek afgestemd op jouw organisatie. Luister naar de behoeften van medewerkers en vraag om hun inbreng. En vanuit HEYDAY kunnen we op ieder aspect binnen deze transitie adviseren – bijvoorbeeld door een onderzoek voor een ideale werkplek op maat. Met behulp van verschillende analyses en pilots wordt samen met medewerkers gekeken naar welke werkvormen en -plekken passen. Zo creëren we gezamenlijk de best mogelijke werkomgeving.
Wil je meer weten over het vormgeven van de ideale werkplek na corona? Onze werkplekexperts helpen je graag. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
