<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

Gastvrijheid in een coronaproof-kantoor: hoe werkt dat?

2 juni, 2020

Als je op dit moment een winkel, kantoorgebouw of andere openbare ruimte binnenstapt, is de kans groot dat je als eerste de coronamaatregelen onder je neus geduwd krijgt. Hoewel het erg belangrijk is om je aan deze voorschriften te houden, is het niet erg gastvrij om medewerkers, bezoekers en leveranciers op deze manier te verwelkomen. Daarom rijst de vraag: hoe kun je gastvrij zijn in een coronaproof-kantoor?

gastvrijheid coronaproof kantoor

In deze coronatijd zijn er vooral veel regels waar je je aan moet houden bij een bezoek aan een pand. De nadruk ligt dan ook op zaken die je niet (meer) mag doen. Vaak staat dit met grote letters aangeplakt bij de ingang van een winkel, kantoor of andere openbare ruimte. Maar is dit wel zo lekker binnenkomen?

In dit blog zetten we 5 tips op een rij om ervoor te zorgen om medewerkers, bezoekers en leveranciers weer op een fijne manier te kunnen verwelkomen op de werkvloer. Een 1,5-meter kantoor kan - ondanks alle beperkingen - ‘gewoon’ een gastvrij kantoor zijn.

Tip 1: Communiceer!

Wanneer een gebruiker een pand betreedt, begint zijn bezoek dan met een ontvangst? Of begint zijn ervaring al vóór het eerste bezoek met het verstrekken van de juiste informatie?

Wanneer je medewerkers, bezoekers of leveranciers voorafgaand aan hun bezoek op de hoogte stelt van de richtlijnen in jouw kantoorpand, kun je rekenen op meer begrip. Ze weten wat zich te wachten staat én kunnen zich hier ook op voorbereiden. Bijkomend voordeel is dat de richtlijnen niet pontificaal op de ingang geplakt hoeven te worden om alles in goede banen te leiden.

Tip 2: Persoonlijke aandacht

Als je hospitality hoog in het vaandel hebt staan, is het je doel om iedereen een topdag te bezorgen, elke dag weer. Wanneer je bij binnenkomst de nadruk legt op wat allemaal niet mag, zal een medewerker, bezoeker of leverancier zich niet echt welkom voelen.

Het menselijke aspect van hospitality is onontkomelijk. Het eerste wat je als bezoeker wilt zien als je ergens binnenkomt is een ander mens, geen robot of digitale receptiezuil. Door een bezoeker persoonlijk welkom te heten - alvorens je hem of haar wijst op de maatregelen in het pand - kun je dit ondervangen. Op deze manier kun je ook beter inschatten welke begeleiding deze persoon nodig heeft en het ontvangst hierop aanpassen. Uiteraard op gepaste afstand.

Tip 3: Het oog wil ook wat

Naast personeel, telt ook de locatie. Wanneer je als bezoeker ergens aankomt, neem je het in je op of het er netjes uitzag in de centrale hal. In de afgelopen periode hebben veel organisaties snel moeten schakelen om 1,5 meter afstand te kunnen borgen in hun pand. Dit heeft tot gevolg dat er in de praktijk veel ‘houtje touwtje’ oplossingen zijn toegepast. Zo vind je in veel winkels, kantoren of openbare ruimtes maatregelen op A4-tje die snel en rommelig zijn opgeplakt of duck-tape op de vloer om 1,5 meter afstand aan te geven.

Terwijl ook de uitstraling van een ontvangsthal of vergaderruimte een enorme impact heeft op het hospitality-gevoel en -uitstraling van een pand. Je kunt, door net iets meer aandacht te schenken aan dit soort uitingen, het verschil maken in de beleving. Bovendien is het altijd prettig binnenkomen als je bij de ingang wordt verwelkomd door een vriendelijk gezicht.

Tip 4: Een positieve benadering

De wijze waarop een dienst wordt uitgevoerd kan ook onderscheidend zijn. De toon waarop je een boodschap overbrengt heeft namelijk veel invloed op het gevoel van de ontvanger, in dit geval een medewerker, bezoeker of leverancier van een organisatie. Een ballonnenboog bij de ingang inclusief poster met ‘Welkom, fijn dat je er weer bent!’ kan het gevoel van welkom een boost geven.  

Wanneer je mensen beperkingen oplegt roept dit juist meer weerstand op. Zeg nou zelf: het is toch ook veel leuker om te horen dat je goed bezig bent omdat je de juiste looproute in een pand bewandeld? Wanneer je maatregelen met een knipoog overbrengt kun je rekenen op meer begrip.

Tip 5: Extra aandacht voor het facilitaire team

Voor het facilitair team is juist de komende periode een extra belangrijke taak weggelegd. Juist nu is het nóg meer van belang om je in te leven in een ander. Hoe kun je deze bezoeker het beste benaderen? Of heeft deze medewerker nog nét iets meer begeleiding nodig om zijn draai te vinden? De komende tijd zal het facilitair team ook als ‘corona coach’ moeten fungeren en collega’s aan moeten spreken. Zorg ervoor dat ze zich hierin gesteund voelen door het management.

Voor een succesvolle implementatie van social distancing op kantoor is een integrale aanpak aan te raden. Naast het doorvoeren van fysieke aanpassingen is aandacht voor het gebruik van de werkplek cruciaal om gebouwgebruikers goed te begeleiden en verkeersstromen juist te managen. In dit whitepaper zetten we uiteen welke punten aandacht nodig hebben. Download het whitepaper hier.

New call-to-action

Delen
Milou Huisman
Blogger: Milou Huisman
Facility Coördinator bij HEYDAY