In het onderzoek worden verschillende factoren aangestipt die de productiviteit verminderen. Zo geeft een derde van de respondenten aan zich slecht te kunnen concentreren op kantoor, omdat er teveel herrie en onrust is. In de praktijk blijkt echter vaak dat wanneer er veel onrust op de werkvloer is, medewerkers niet op de ‘juiste manier’ gebruikmaken van de werkomgeving.
Het probleem wordt dus vaak niet veroorzaakt door het flexwerken, maar door de gebruiker. Wanneer je als organisatie de ideale werkplek en werkomgeving wilt creëren, zijn er punten waar je rekening mee moet houden. In dit blog zetten we deze punten op een rij.
1. Kijk en luister goed naar de gebruiker
De ideale werkomgeving ziet er niet alleen voor elke organisatie anders uit, maar wordt ook door elke gebruiker anders ervaren. Waar de één een kantoor als energieke inspiratiebron ziet, zoekt de anders juist rust in de hectiek. Houd dus rekening met de verschillende gebruikers bij de keuze voor een bepaald werkplekconcept.
Een goed werkplekconcept moet een vertaling zijn van de wensen en behoeften van medewerkers en passen bij het DNA van de organisatie, aangevuld door informatie uit analyses en metingen. Op basis van deze informatie is het mogelijk om een werkplekconcept op maat te ontwikkelen, met de ideale werkplekmix, sfeer en beleving.
2. Creëer de juiste randvoorwaarden
Zodra je kiest voor een flexibele werkomgeving, is het verstandig om de juiste randvoorwaarden te creëren. Te weinig daglicht, geluidsoverlast, slechte geurtjes en geen privacy veel gehoorde klachten op de werkvloer. Het gebruik van kleur in de werkomgeving kan bijvoorbeeld onbewust effect hebben op kantoorgebruikers. Hele felle kleuren zorgen sneller voor onrust, dan wanneer gebruik gemaakt wordt van natuurlijke tinten.
Als je specifiek vraagt naar ergernissen die medewerkers afleiden van hun werk, staat slechte akoestiek bij veel mensen bovenaan de lijst. Gesprekken en meetings zijn altijd nodig, maar kunnen andere medewerkers tot last zijn die geconcentreerd willen werken. Om hierin te voorzien zijn aparte ontmoetingsplekken cruciaal.
3. Geef voldoende tekst en uitleg
Om een werkplekconcept goed te laten werken is het belangrijk dat medewerkers weten én begrijpen hoe ze er gebruik van kunnen maken. Maak dus voldoende tijd vrij om medewerkers uit te leggen hoe het concept tot stand is gekomen en hen te begeleiden in het gebruik van de werkomgeving.
Het is zaak om de achtergrond toe te lichten; hoe is het werkplekconcept bedoeld? Op basis van deze informatie kunnen gebruikers het concept zich eigen maken, door met elkaar het gesprek aan te gaan hoe het gebruikt wordt. Door een goed gebruik van een ruimte vanaf de werkvloer te laten ontstaan, zorg je voor meer draagvlak in plaats van het opleggen van regels. Zo kun je voorkomen dat medewerkers continu luid bellen op een concentratiewerkplek of onnodig een bureau claimen.
4. Meten is weten
Last but not least: blijf het werkplekconcept toetsen én aanscherpen. Een concept - en alle veranderingen die daarbij horen - staat er niet ineens. Bovendien veranderd ook de behoefte. Immers, net zoals een organisatie, is ook een werkplekconcept niet statisch. Blijf de thermometer erin steken, meten en daar waar nodig interventies plegen.
Het is belangrijk om hierin zowel de beleving van de werkomgeving als het daadwerkelijk gebruik met elkaar te vergelijken. Alleen op deze manier zorg je ervoor dat wat je hebt bedacht op papier ook in de praktijk tot uiting komt en aan blijft sluiten bij veranderende situaties of behoeften.
Het geheim van de flexibele werkomgeving
Investeer in een concept waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende vormen van werk. Je neemt op deze manier veel onrust op de werkvloer weg, bijvoorbeeld door het creëren van een ontmoetingsplek waar collega’s samen kunnen komen en het bieden van overleg- en belruimtes. Maar ook door duidelijk te zijn naar elkaar in wat wel en niet gewenst gedrag is.
Nieuwsgierig hoe we dit hebben aangepakt voor Weener XL, het werk-ontwikkelbedrijf van de gemeente ’s-Hertogenbosch? In 2021 verhuizen zij naar een nieuwe locatie; de uitgelezen kans om een nieuw werkplekconcept vorm te geven. In deze case study lichten we toe hoe we zijn omgegaan met weerstand bij de transitie naar deze nieuwe werkomgeving. Download de case study en lees het hele verhaal.
