<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1164826&amp;fmt=gif">

Blog

3 voordelen van een werkplekreservingssysteem voor een coronaproof kantoor

15 oktober, 2020

Het implementeren van een werkplekreserveringssysteem biedt veel voordelen als het gaat om het realiseren van een anderhalve meter kantoor. Een werkplekreserveringssysteem geeft medewerkers handvatten om weer veilig op kantoor te kunnen werken. In dit blog lichten we drie voordelen uit van een werkplekreserveringssysteem voor een coronaproof kantoor.  

Voordeel 1: Het reguleren van drukte op kantoor 

Er zijn veel uiteenlopende scenario’s mogelijk om medewerkers weer op kantoor te kunnen verwelkomen. In tegenstelling tot het opstellen van roosters of het invoeren van dagpoolsgeef je met behulp van een werkplekreserveringssysteem elke medewerker op elk gewenst moment de kans om gebruik te maken van het kantoor. Bovendien kun je het systeem inzetten om de drukte op kantoor te reguleren, waardoor het een stuk veiliger wordt om op kantoor te werken.  

Per pand stel je namelijk een maximaal aantal werkplekken ter beschikking die een medewerker kan reserveren. Een reservering dient vervolgens als ‘toegangskaartje’ voor het pand. Op deze manier weet je zeker dat de medewerkers die op kantoor werken ook over een veilige werkplek beschikken. Bovendien houd je op deze manier het aantal personen dat zich tegelijkertijd in het pand bevindt onder een gestelde norm. Doordat er minder mensen op kantoor aanwezig kunnen zijn, is de kans op besmetting een stuk minder groot.  

Mocht er onverhoopt tóch een besmetting hebben plaatsgevonden op kantoor, weet je door de registratie van werkplekreserveringen precies welke medewerker op welk moment op kantoor aanwezig was. Dit helpt enorm bij het in kaart brengen van het bron- en contactonderzoek van de GGD: je weet zo welke collega’s je moet informeren om zich te laten testen.  

Voordeel 2: Het vergaren van inzicht in het kantoorgebruik 

Om in het gehele pand de anderhalve meter richtlijn goed te kunnen handhaven, heb je als werkgever een groot deel van de werkplekken weggehaald of buiten werking gesteld. Juist in deze periode, waarin de capaciteit van een kantoorpand drastisch naar beneden is bijgesteld, is het in kaart brengen en sturen op het gebruik van het pand erg waardevolDe ruimte die je nog wél hebt wil je natuurlijk zo optimaal mogelijk benutten.  

Via een werkplekreserveringssysteem kun je inzichtelijk maken hoe het kantoor op dit moment wordt gebruikt. Hoe de situatie er nu uitziet, staat natuurlijk haaks op hoe het was vóór corona. Om alles in goede – en vooral ook veilige – banen te leiden, is het belangrijk om te weten wat nu piekmomenten zijn, welke werkplekken veel worden gebruikt en welke dagen erg geliefd zijn. Je kunt deze informatie eenvoudig boven tafel krijgen door werkplekreserveringen verplicht te stellen. Op basis van de verkregen data kun je vervolgens het gebruik van ruimte optimaliseren om de drukte in het pand beter te spreiden.  

Voordeel 3: Het verzamelen van kennis voor de toekomst 

Naast inzicht in het gebruik van het kantoorpand gedurende de coronapandemie is het ook belangrijk om na te denken over de toekomst. Veel organisaties hebben gemerkt dat een groot deel van het werk ook goed vanuit huis kan worden gedaan. Deze veranderingen zorgen ervoor dat de functie van het kantoor aan het veranderen is. Waar je voorheen naar kantoor kwam om te werken, kom je nu naar het kantoor om te ontmoeten. 

Dit zien we terug in de resultaten van de Benchmark Facility Management van Asito en HEYDAY. Waar een organisatie met een flexwerkconcept vóór corona voor één FTE gemiddeld 0,7 werkplek beschikbaar stelde, kun je na corona waarschijnlijk met 0,4 werkplek per één FTE uit de voeten. Maar wat betekent dit voor de werkomgeving of de huisvesting van een organisatie? Hoeveel vierkante meters en bureaus heb je dan nodig? Door inzicht te vergaren over hoeveel werkplekken en vergaderruimtes bezet zijn, krijg je een goed beeld van het huidige gebruik. Door dit te verrijken met wensen en behoeften vanuit gebruikers en de visie vanuit de organisatie kan een goede basis gelegd worden voor hoe het nieuwe kantoor eruit moet komen te zien. 

Toegevoegde waarde van data 

Juist nu veel zaken onzeker zijn, is het vergaren van inzicht cruciaal om toch goede keuzes te kunnen maken. Data kan enorm waardevol zijn als je bepaalde besluiten wilt nemen: het draagt bij aan het handelen op basis van feiten in plaats van op gevoel.

Een werkplekreserveringssysteem helpt je bij het verzamelen van de huidige inzichten met als doel om de werkplek nu én in de toekomst aan te laten sluiten om de wensen en behoeften van medewerkers. Uiteraard op veilige wijze. Wil je hier meer over weten? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op. 

social distancing kantoor

Delen
Chantal Snijders
Project Manager iBASX bij HEYDAY