HEYDAY-2-780-Banner_1400x180_acf_cropped-11-1

Nieuws

HEYDAY zet Mareon in voor de aansturing van leveranciers

02 april

HEYDAY had de wens om het proces van orderverstrekkingen aan leveranciers te automatiseren. “Eén van onze leveranciers wilde hier minder tijd aan kwijt zijn vanwege de hoeveelheid aan opdrachten die binnenkwamen”, vertelt systeemanalist Sander Vogels van HEYDAY. HEYDAY is partner van Facilitor en maakt veel gebruik van het FMIS-systeem voor bijvoorbeeld het signaleren van storingen en het reserveren van ruimtes, maar ook complexe DBFMO projecten. Zij vroegen Facilitor of er een systeem beschikbaar was dat hieraan gekoppeld kon worden om zo de orderstroom te automatiseren. Dat systeem was er, namelijk Mareon.

Sander Vogels legt uit: “Mareon moet je eigenlijk zien als een schakel tussen twee systemen die de aansturing, uitvoering en facturatie van je opdrachtenstroom regelt. In deze case was er de behoefte om eerst het aansturingsproces te automatiseren. Dat gaat dus puur over het verstrekken en accepteren van opdrachten. Zelf zijn we erg tevreden over het FMIS-systeem van Facilitor, dus het leek ons een ideale combinatie als we via datzelfde systeem het orderproces konden automatiseren. Facilitor kwam vervolgens met de tip om Mareon in te zetten.”

Hoe het werkt

Wie denkt dat Mareon enkel een interface is waarin je werkt, heeft het mis: “Mareon vertaalt de communicatie tussen de twee systemen. In deze case is dat dus het FMIS-systeem van Facilitor dat wij inzetten voor de technische dienstverlening, in dit geval bij de Gemeente Nijmegen, en de software van de leverancier waar alle opdrachten binnenkomen. Als je dus meerdere leveranciers koppelt aan Mareon, dan centraliseer je dus je volledige orderstroom.”, sluit Vogels af.

In de oude situatie moesten leveranciers vooral veel handmatig werk verrichten om alle binnenkomende opdrachten te verwerken, Sander vervolgt: “Leveranciers moesten in de oude situatie in twee systemen werken. Daarnaast werden alle orders eerst naar een e-mailadres gestuurd, waarna ze vervolgens handmatig verwerkt moesten worden. Een tijdrovende klus om die orderstroom op een efficiënte manier te managen, zeker als het om veel opdrachten gaat.”

Een efficiënter orderverwerkingsproces 

Met Mareon kun je alles in één systeem bijhouden: “Je hoeft niet meer zelf te checken wat de status is van een verstrekte opdracht. Ook kunnen leveranciers nu sneller opdrachten uit Mareon ophalen via hun eigen software, omdat alles al naar het juist format is vertaald, via de zogeheten Ketenstandaard. Het voorkomt dus dat je in twee systemen werkt."

"Bovendien is er daardoor minder spraakverwarring, zodat fouten in het orderproces worden voorkomen. Verder krijgen zowel leverancier als opdrachtgever automatisch een statusupdate zonder dat ze daar zelf handmatig handelingen in hoeven te doen. Dat bespaart aanzienlijk veel tijd én geld. Je hebt bijvoorbeeld ook geen applicatie- en ict-beheer nodig die alles continu voor je monitort. Alles is geautomatiseerd via één aansluiting en vanuit één platform.”

Volgende fase

HEYDAY heeft plannen om meerdere functies van Mareon te implementeren: “We gebruiken nu dus een klein onderdeel van het totale pakket. Naast de aansturing van orderprocessen ligt ook het idee klaar om de facturatie via Mareon te regelen. Het is een volgende fase die het hele opdrachtproces verder zal automatiseren en nog meer tijd en geld oplevert. De focus ligt nu vooral op het laten draaien van het orderproces. Als dat eenmaal op orde is, dan zetten we de volgende stap, uiteraard samen met Facilitor.”

Delen
Benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? neem contact op met heyday